Трудовая книжка (ТК) – это основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника․ Вопрос о том, кто именно отвечает за её оформление, важен как для работодателей, так и для сотрудников․ Ниже подробно рассмотрены все аспекты: кто оформляет бумажную и электронную ТК, в каких случаях требуется дубликат, какие документы нужны и какие нормы трудового права регулируют процесс․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 66 – определяет, что ведение трудовых книжек возлагается на работодателя (за исключением физических лиц‑неИП)․
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»․
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – регламентирует хранение документов кадровой службы․
• Постановление Правительства РФ № 584 от «О переходе на электронные трудовые книжки» – вводит обязательную ЭТК с ․

Согласно этим нормам, ответственность за оформление ТК лежит на работодателе (отдел кадров, уполномоченное лицо или индивидуальный предприниматель, если он сам является работодателем)․

Кто именно оформляет трудовую книжку?

Оформление при первом трудоустройстве

• Когда сотрудник принимается на работу впервые (не имеет ранее оформленной ТК), работодатель обязан:
  • выдать бланк трудовой книжки (бумажный) бесплатно;
  • заполнить ьный лист и внести запись о приёме на работу;
  • ознакомить сотрудника с содержанием ТК под подпись;
  • в случае перехода на электронный формат – сформировать запись в электронной трудовой книжке (ЭТК) и передать сведения в Социальный фонд России (СФР)․
• Оформление выполняет отдел кадров или иное уполномоченное лицо (например, специалист по кадровому делопроизводству, бухгалтер в небольших организациях)․

Оформление при переводе с другого места работы

• Если у сотрудника уже есть бумажная ТК, работодатель принимает её на хранение и делает запись о переводе (приём‑увольнение)․
• При наличии только ЭТК (работник перешёл на электронный формат до 2021 г․) – работодатель просто продолжает вести электронную запись, бумажная книжка не требуется․

Оформление дубликата при утере или порче

• Утеря по вине работника: дубликат выдаётся за счёт сотрудника (оплата бланка и нотариального заверения, если требуется)․
• Утеря или порча по вине работодателя (например, при пожаре, затоплении, массовой утрате документов): работодатель обязан изготовить дубликат бесплатно․
• Процедура:
  1. Сотрудник пишет заявление об утере/порче․
  2. Кадровая служба запрашивает сведения о трудовой деятельности из предыдущих мест работы (или из СФР – для ЭТК)․
  3. Заполняется новый бланк (бумажный) или формируется новая запись в ЭТК․
  4. Дубликат выдаётся сотруднику под расписку․

Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)

• С все newly hired сотрудники получают только ЭТК․
• Оформление ЭТК производит работодатель через личный кабинет в системе СФР (или через специализированные кадровые программы, интегрированные с СФР)․
• Обязанности работодателя:
  • Внести сведения о приёме, переводе, увольнении, награждениях и т․д․
  • Ежегодно подтверждать достоверность данных (при необходимости)․
  • Предоставлять сотруднику выписку из ЭТК по его запросу (в электронном виде или на бумаге)․
• Бумажная ТК может вестись как аналоговое дополнение к ЭТК, но это не обязательно․

Какие документы нужны для оформления?

• Заявление о приёме на работу (или о выдаче дубликата)․
• Паспорт сотрудника (для заполнения ьного листа)․
• СНИЛС (необходим для связи с СФР при ЭТК)․
• Трудовой договор (копия)․
• При наличии предыдущей ТК – её оригинал (для переноса записей)․
• Для дубликата – справка о периодах работы от предыдущих работодателей или выписка из СФР․

Все документы хранятся в личном деле сотрудника в течение 50 лет после увольнения (по ст․ 83 ТК РФ)․

Ответственность за нарушение порядка оформления

• Неоформление ТК при приёме на работу – административное наложение штрафа на организацию (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
• Выдача дубликата за счёт работника при вине работодателя – также влечёт штраф и обязательство возместить убытки․
• Несвоевременная передача сведений в СФР (для ЭТК) – штраф до 50 000 руб․ (ст․ 15․25․2 КоАП РФ)․

Практические рекомендации для работодателей

1. Назначьте ответственное лицо (кадровик, бухгалтер или руководитель отдела кадров) и закрепите за ним обязанности по ведению ТК․
2. Ведите журнал выдачи и приёма трудовых книжек (бумажных и электронных)․
3. Регулярно проводите внутренний аудит: проверяйте наличие записей, соответствие данных в ТК и в трудовом договоре․
4. При переходе на ЭТК обучите сотрудников работе с личным кабинетом СРФ и выдавайте инструкции по получению выписок․
5. Храните бланки бумажных ТК в условиях, исключающих порчу (сухое, защищённое от света помещение)․
6. При утере документов немедленно оформляйте акт о утрате и инициируйте процедуру выдачи дубликата․

Итак, ответ на вопрос «Трудовая книжка кто должен оформлять» однозначен: это обязанность работодателя (отдела кадров или иного уполномоченного лица)․ Он отвечает за:

• выдачу и заполнение бумажной ТК при первом трудоустройстве;
• ведение и обновление записей при переводах и увольнениях;
• изготовление дубликата при утрате или порче (за свой счёт, если вина лежит на работодателе);
• формирование и передачу сведений в электронную трудовую книжку в СФР;
• обеспечение конфиденциальности и сохранности трудовых книжек сотрудников․

Соблюдение этих требований не только защищает права работников, но и помогает избежать административных штрафов и трудовых споров․

Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, оформление ТК для удалённых сотрудников или для работников‑иностранцев), рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву или воспользоваться официальными разъяснениями Минтруда России․