Вопрос о том, кто инициирует и оплачивает оформление вкладыша в трудовую книжку, часто вызывает путаницу у как работников, так и у работодателей. На основе действующего законодательства и официальных разъяснений (в частности, Порядка ведения и хранения трудовых книжек) можно дать однозначный ответ.
Краткий ответ: обязанность лежит на работодателе
Заводящим и оформляющим вкладыш в трудовую книжку является исключительно работодатель — организация или индивидуальный предприниматель по месту текущей работы сотрудника. Это не обязанность, а прямое требование закона.
Почему не работник?
- Трудовая книжка (и её вкладыш) — это служебный документ, который ведётся и хранится работодателем.
- Оформление записей (в т.ч. на вкладыше), это административная функция кадрового службы или уполномоченного лица.
- Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и недействителен отдельно от неё. Его нельзя «выдать» работнику как самостоятельный бланк.
Подробный порядок действий работодателя
Приобретение бланка вкладыша
Работодатель обязан заблаговременно иметь в наличии бланки вкладышей к трудовым книжкам. Они приобретаются в том же установленном порядке, что и бланки самих трудовых книжек (через уполномоченные организации, в соответствии с утверждёнными правилами).
Основание для оформления
Вкладыш оформляется только при фактической необходимости, когда в разделе «Сведения о работе» или «Сведения об обучении» трудовой книжки закончились все свободные страницы. Нельзя вшивать вкладыш заранее, «на будущее».
Оформление и заполнение
Работодатель заполняет вкладыш в том же порядке, что и саму трудовую книжку:
- На ьном листе вкладыша указываются:
- Серия и номер вкладыша.
- Дата его заполнения (важно: ставится по факту, а не дата первоначального заведения книжки).
- Данные работника (ФИО, дата рождения и т.д.).
- Далее на листах вкладыша вносятся записи о трудовой деятельности (приёмы, увольнения, переводы), которые не поместились в основную книжку;
- Все записи заверяются печатью работодателя и подписью уполномоченного лица.
Вшивание и отметка в книжке
После заполнения вкладыш подшивается к трудовой книжке. На первом листе основной книжки (где исходные данные о работнике) проставляется штамп или.makeText: «Выдан вкладыш № … от …» с указанием его реквизитов.
Важные нюансы и изменения с 2021 года
Обязательность вшивания
С 1 сентября 2021 года не обязательно вшивать вкладыш в книжку. Он может быть просто вложен внутрь. Однако на практике для надёжности и во избежание утери многие работодатели продолжают традиционное подшивание.
Учёт бланков
При получении вкладыша на учёт (в приходно-расходную книгу) его не регистрируют отдельно. Учитывается только сам факт получения партии бланков трудовых книжек с вкладышами или отдельно вкладышей, если они закупаются самостоятельно. Но сам факт выдачи конкретного вкладыша конкретному сотруднику в учётной книге не отражается.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2021 года новые трудовые книжки (бумажные) заводятся только по желанию работника, если он уже имел бумажную книжку до . Для всех остальных ведёться Электронная трудовая книжка (ЭТК). В ЭТК понятие «вкладыш» отсутствует, так как записи вносятся в бесконечный электронный лист. Поэтому вопрос о вкладыше актуален только для бумажных трудовых книжек.
Ответы на частые вопросы
Кто оплачивает сам бланк вкладыша?
Работодатель. Затраты на приобретение бланков (как трудовых книжек, так и вкладышей к ним), это расходы организации.
Может ли работник купить вкладыш самостоятельно и передать работодателю?
Нет, не может. Бланк, купленный не у официального поставщика или не в установленном порядке, может быть недействительным. Кроме того, работодатель обязан вести учёт бланков и контролировать их использование. Самостоятельная покупка нарушает этот порядок.
Что, если в книжке закончилось место в одном разделе, а в другом, свободные страницы?
Вкладыш оформляется только тогда, когда закончились все страницы в конкретном разделе (например, в разделе «Сведения о работе»). Если в другом разделе («Сведения об обучении») места ещё есть, вкладыш не требуется. Записи продолжают вноситься в основную книжку.
Кто отвечает за правильность заполнения вкладыша?
Полная ответственность за правильность и законность всех записей, включая те, что внесены во вкладыш, несёт работодатель.
Таким образом, инициатива, финансирование, оформление и вшивание (или вложение) вкладыша в трудовую книжку — это исключительная prerogative (прерогатива) работодателя. Работник лишь получает готовый документ с внесёнными записями. Его роль — обеспечить сохранность своей трудовой книжки (включая вкладыш) и при увольнении получить её на руки.
Важно: Данная статья носит справочно-информационный характер. Для решения конкретных ситуаций необходимо обращаться к актуальной редакции Трудового кодекса РФ и официальных документов, регулирующих порядок ведения трудовых книжек.