Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника․ С момента трудоустройства работодатель обязан оформить её сотруднику, внести все записи о работе, переводах, увольнениях и наградах․ Но возникает вопрос, который волнует как работодателей, так и новых сотрудников: кто и за чей счёт оплачивает бланк трудовой книжки? Разберёмся подробно, с учётом законодательства РФ и актуальных норм 2026 года․

Кто обязан предоставлять бланк трудовой книжки?

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику при поступлении на работу․ При этом работодатель сам отвечает за обеспечение сотрудника бланком трудовой книжки, если у сотрудника её нет․ Это — его прямая обязанность, а не право․

Если у нового сотрудника ранее не было трудовой книжки (например, он впервые устраивается на работу, или книжка утеряна), работодатель обязан:

• оформить новую трудовую книжку;
• приобрести для этого официальный бланк;
• зарегистрировать её в учётной книге кадрового отдела․

Должен ли работник оплачивать бланк трудовой книжки?

Нет, не должен․ Это ключевой принцип, который закреплён в законодательстве и судебной практике․

Позиция Минтруда и судов

Согласно Письму Минтруда России от № 14-2/В-324 и многочисленным решениям судов (включая Верховный Суд РФ), стоимость бланка трудовой книжки не может быть удержана из заработной платы работника, даже если он впервые устраивается на работу․

Особенно важно это для:

• несовершеннолетних — их права защищены усиленно;
• лиц с низким доходом — удержание даже 100–200 рублей может нарушить их право на полную оплату труда;
• всех новых сотрудников, вне зависимости от возраста, стажа или должности․

Важно! Даже если сотрудник сам просит оплатить бланк — работодатель не имеет права принять деньги․ Это нарушение трудового законодательства и может повлечь штрафы от Государственной инспекции труда․

Откуда берутся бланки трудовых книжек и сколько они стоят?

Бланки трудовых книжек и вкладышей изготавливаются Гознаком — государственным предприятием, уполномоченным Минфином РФ․ С 2023 года действуют новые бланки с улучшенной защитой от подделок (приказ Минфина № 55н от )․

Стоимость бланков устанавливается на уровне региональных органов власти или через официальных поставщиков․ Ниже — примерные цены на 2026 год:

Цены на бланки трудовых книжек (2026 г․)

Примечание: в некоторых регионах (например, в Минске) цены указаны в белорусских рублях — это не относится к РФ․ В России цена строго регулируется и не может превышать установленные Минфином пределы․

Где можно приобрести бланки?

Работодатель может приобрести бланки только у официальных поставщиков:

• Гознак (официальный производитель)
• Уполномоченные региональные центры (например, в администрациях районов)
• Сертифицированные интернет-магазины (например, «Кадры в порядке», «Читай-город»)

Внимание! Покупка бланков у неофициальных продавцов (например, на Avito, в киосках) — рискованна․ Такие бланки могут быть поддельными, не пройдут проверку в Пенсионном фонде и будут признаны недействительными․

Как учитывается стоимость бланка в бухгалтерии?

Работодатель обязан вести Книгу учёта бланков трудовых книжек и вкладышей (форма утверждена Минфином)․ В неё вносятся:

• серия и номер бланка;
• дата приобретения;
• сумма оплаты;
• кому выдан бланк;
• подпись ответственного лица․

Стоимость бланков относится на расходы организации как:

1. расходы на ведение кадрового учёта;
2. в составе административных расходов (счёт 26 «Общехозяйственные расходы»)․

Это не является «расходом на сотрудника», а — обязательным расходом на ведение документооборота․

Что будет, если работодатель удержит стоимость бланка с зарплаты?

Удержание стоимости бланка трудовой книжки — это нарушение статьи 137 ТК РФ, которая запрещает удержания из зарплаты, не предусмотренные законом․

Последствия:

• Штрафы от Государственной инспекции труда: от 30 000 до 50 000 рублей для организации, от 1 000 до 5 000 рублей для руководителя (ст․ 5․27 КоАП РФ);
• Обязательство вернуть деньги сотруднику с процентами за пользование чужими средствами;
• Жалоба в прокуратуру или суд — сотрудник может потребовать компенсацию морального вреда;
• Репутационный ущерб — компания может попасть в «чёрный список» работодателей․

Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку?

Если сотрудник потерял книжку — он сам обязан заявить об этом и написать заявление о выдаче дубликата․ Работодатель обязан выдать дубликат без взимания платы․

Стоимость нового бланка для дубликата — также оплачивается работодателем․ Никаких удержаний с сотрудника — даже если потеря произошла по его вине․

В 2026 году правила остаются неизменными и чёткими:

1. Бланк трудовой книжки — обязанность работодателя․ Он должен приобрести его за счёт организации․
2. Удержание стоимости бланка с зарплаты сотрудника — незаконно․ Даже если сотрудник впервые устраивается на работу․
3. Цена бланка — не более 12 рублей․ Покупайте только у официальных поставщиков (Гознак, уполномоченные центры)․
4. Ведите учёт․ Книга учёта бланков — обязательна для всех работодателей․
5. Не покупайте бланки в киосках или на Avito․ Риск подделки — высок, последствия, катастрофичны․

Помните: трудовая книжка, это не просто бумага․ Это история жизни человека, его трудовой путь․ И работодатель, который бережно относится к этому документу, заслуживает доверия — как со стороны сотрудников, так и со стороны контролирующих органов․

Совет HR-специалистам: закупайте бланки оптом у Гознака — это выгоднее, надёжнее и легально․ Храните их в сейфе, ведите учёт — и вы избежите штрафов и конфликтов․

Если вы — сотрудник, и вам предлагают оплатить бланк трудовой книжки — смело обращайтесь в трудовую инспекцию или профсоюз․ Ваше право на труд — не подлежит продаже․