В 2026 году вопросы оформления трудовых отношений остаются одними из самых актуальных как для работодателей, так и для соискателей. Среди множества правил и изменений, коснувшихся ведения трудовых книжек, часто возникает вопрос: кто должен оплачивать бланк трудовой книжки при приеме на работу? Может ли работодатель потребовать от сотрудника возместить стоимость документа? Давайте разберемся подробно, опираясь на действующее законодательство и сложившуюся практику.
Кто оплачивает трудовую книжку по закону?
Согласно установленным правилам, работодатель обязан оформить сотруднику новую трудовую книжку и оплатить стоимость бланка, если у работника её нет или она утеряна. Это правило действует независимо от того, является ли место работы первым для сотрудника или он уже имеет трудовой стаж.
> Важно: Требование от работника оплатить бланк трудовой книжки является незаконным. Стоимость бланка несет организация-работодатель как часть расходов на оформление кадровых документов.
Основные положения:
— Если работник трудоустраивается впервые, работодатель заводит ему электронную трудовую книжку (бумажная с 2021 года новым сотрудникам не выдается).
— Если у работника есть бумажная трудовая книжка, работодатель принимает её и продолжает вести в соответствии с общими правилами.
— В случае утери трудовой книжки по вине работника, он может написать заявление о выдаче дубликата, но стоимость бланка все равно оплачивает работодатель.
Электронная трудовая книжка: особенности 2026 года
С 2023 года все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки. Это означает, что:
— При приеме на работу данные о трудоустройстве вносятся в электронный реестр.
— Работодатель обязан подать отчет ЕФС-1 в Социальный фонд России не позднее следующего дня после издания приказа о приеме.
— Бумажный вариант трудовой книжки сохраняется только у тех, кто имел её до 2021 года и не отказался от ведения в электронном виде.
Таким образом, вопрос об оплате бумажного бланка становится менее актуальным для новых сотрудников, так как основным форматом становится цифровой.
Что делать, если работодатель требует оплату?
Несмотря на четкие законодательные нормы, некоторые недобросовестные работодатели могут пытаться переложить расходы на работника. В такой ситуации необходимо знать свои права:
Требование оплаты бланка незаконно. Работник вправе отказаться от внесения денежных средств.
Жалоба в трудовую инспекцию. Если работодатель настаивает на оплате, сотрудник может подать жалобу в Государственную инспекцию труда.
Сохранение чеков и документов. Если оплата все же была произведена (например, под давлением), необходимо сохранить все подтверждающие документы для возможного возврата средств через суд.
##：？
Если трудовая книжка была утеряна самим работником, процедура её восстановления выглядит следующим образом:
— Работник пишет заявление о выдаче дубликата.
— Работодатель запрашивает сведения о предыдущих местах работы (если это необходимо).
— Выдается дубликат, стоимость которого, как и в случае с первичным оформлением, оплачивает работодатель.
> Примечание: В заявлении работник может указать причину утери, но это не влияет на обязанность работодателя оплатить бланк.
В 2026 году правило остается неизменным: работник не оплачивает трудовую книжку. Все расходы, связанные с приобретением бланка (в случае бумажного варианта) или формированием электронной записи, несет работодатель. Это закреплено в трудовом законодательстве и направлено на защиту прав сотрудников.
Работодателям следует помнить, что нарушение этого правила может повлечь за собой административную ответственность и штрафы. Работникам же важно знать свои права, чтобы не стать жертвой незаконных требований.
Помните: Трудовая книжка — это документ, подтверждающий ваш стаж и право на пенсию. Её оформление и ведение — обязанность работодателя, а не финансовая нагрузка на сотрудника.