Трудовая книжка — это главный документ, который фиксирует трудовую деятельность и стаж сотрудника. Порядок заполнения и формы этого документа регулируются статьей 66 Трудового кодекса РФ. В 2025 году действуют два варианта трудовых книжек: бумажные и электронные. Однако вокруг бумажного бланка до сих пор возникает множество вопросов, один из самых частых: за чей счет приобретается трудовая книжка? В этой статье мы подробно разберем юридические, бухгалтерские и практические аспекты данного вопроса.
Кто оплачивает бланк: работник или работодатель?
Самое главное правило, которое следует запомнить: трудовая книжка оформляется за счет работодателя. Это прямо вытекает из трудового законодательства. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней (если эта работа является для сотрудника основной).
Соответственно, когда работник устраивается на работу впервые, именно работодатель обязан приобрести чистый бланк трудовой книжки и оформить его, неся расходы на его покупку.
Когда работник может заплатить за бланк?
Несмотря на то, что изначально бланк оплачивает работодатель, существуют ситуации, когда расходы могут быть взысканы с самого работника. Согласно Постановлению Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., работодатель взимает с работника плату за предоставленную ему трудовую книжку в следующих случаях:
- Первичное оформление: когда сотрудник устраивается на работу впервые и получает новый бланк.
- Потеря или порча: если работник потерял трудовую книжку или привел ее в негодность (по неосторожности или умышленно), работодатель выдает ему дубликат, и в этом случае стоимость бланка удерживается из зарплаты работника.
- Нехватка места: если разделы трудовой книжки заполнены и требуется выдача вкладыша в нее, его стоимость также может быть удержана с сотрудника.
Способы оплаты работником
Работник вправе рассчитываться за выданный ему бланк трудовой книжки или вкладыша в нее различными способами. Например, он может:
- Внести деньги наличными в кассу организации.
- Перечислить соответствующую сумму на банковский счет организации.
- Дать письменное согласие на удержание стоимости бланка из своей заработной платы.
Бухгалтерский учет трудовых книжек
Для работодателя трудовые книжки и вкладыши в них являются бланками строгой отчетности (БСО). Их движение и учет строго регламентированы:
- Забалансовый учет: В бухгалтерском учете трудовая книжка и вкладыш в нее учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».
- Отражение расходов: Расходы на приобретение трудовых книжек и вкладышей в них признаются прочими расходами организации.
- Проводки: В бухгалтерском учете при отражении оборота кадровых БСО отдельно указывают проводки по реализации трудовых книжек сотрудникам (когда работник возмещает стоимость бланка).
Работодатели при имеющихся в их распоряжении трудовых книжках должны организовать ведение их учета в специальном журнале, книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): за чей счет?
В 2025 году параллельно с бумажными продолжают действовать электронные трудовые книжки. Переход на ЭТК не требует от работника никаких затрат на «приобретение» бланка, так как данные хранятся на индивидуальном лицевом счете в Социальном фонде России (СФР).
Особенности ведения ЭТК
Для некоторых категорий работников выбор способа ведения трудовой книжки отсутствует. Так, у лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, возможности выбрать способ ведения трудовой книжки нет, и никаких заявлений оформлять не надо (ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Для них ведется только электронная версия.
При этом неважно, полный или неполный рабочий день трудится сотрудник. Работодатель обязан формировать сведения и на тех, кто находится в отпусках за свой счет, по беременности и родам либо по уходу за ребенком до трех лет, так как в этот период с сотрудником продолжает действовать трудовой договор.
Как получить сведения из ЭТК?
Сведения о своей трудовой деятельности из электронной трудовой книжки всегда можно посмотреть самостоятельно, не запрашивая выписку у работодателя. Электронная трудовая книжка позволяет оформлять пенсию по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
Любой гражданин, имеющий трудовой стаж, может получить сведения из своей ЭТК, запросив выписку. Чтобы получить данные об общем трудовом стаже, следует заказать в СФР выписку о состоянии лицевого счета. Сделать это можно следующими способами:
- Через портал Госуслуги (в прошлом году россияне подали более 36 млн соответствующих запросов, что говорит о высоком интересе к формированию будущей пенсии).
- В клиентской службе СФР (по предварительной записи).
- В МФЦ.
- У последнего работодателя (в виде бумажной выписки).
Важное дополнение о стаже до 2020 года
Обращаем внимание, что в соответствии с приказом Минтруда России от г. № 618н форма СТД-ПФР дополнена новым разделом. Он содержит сведения о периодах работы гражданина до 31 декабря 2019 года включительно, учтенных на его индивидуальном лицевом счете в СФР.
Бывает, что свою пенсионную историю человек пытается проверить исключительно по бумажной трудовой книжке вместо пенсионного счета. Однако именно выписка из лицевого счета дает наиболее полную и актуальную картину. При необходимости граждане вправе обратиться в органы СФР для включения сведений о трудовой деятельности в свой индивидуальный лицевой счет (услуга называется «Корректировка индивидуального лицевого счета»).