Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника в России. Несмотря на то, что в 2022‑2023 гг. в большинстве организаций перешли на электронный формат, бумажные трудовые книжки всё ещё используются, особенно в небольших компаниях и в государственных учреждениях. Возникает вопрос: кто обязан оплатить бланк трудовой книжки и какие расходы с этим связаны?

Правовая база

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ) и постановлению Правительства РФ от № 718 «Об образцах бланков трудовых книжек», бланк трудовой книжки считается официальным документом, который выдаётся работодателем новому сотруднику. Основные нормативные акты, регулирующие данный вопрос:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66, 67).
• Постановление Правительства РФ № 718 от «Об образцах бланков трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от № 42н «Об утверждении формы электронного трудового удостоверения» (для электронных книжек).

Кто несёт расходы на бумажный бланк?

В соответствии с пунктом 2 статьи 65 ТК РФ, работодатель обязан предоставить работнику трудовую книжку в момент приёма на работу. Это подразумевает, что все затраты, связанные с приобретением бланка, его печатью и оформлением, несёт именно работодатель. Ни один из пунктов Трудового кодекса не возлагает обязанность оплаты бланка на работника.

Что входит в «расходы работодателя»?

1. Покупка бумажных бланков – официальные бланки выпускаются только уполномоченными типографиями, которые имеют лицензию на печать государственных документов.
2. Печать и заполнение – стоимость печати (обычно 1–2 рубля за лист) и работы специалиста, который заполняет первые записи (дата приёма, должность, наименование организации).
3. Хранение и учёт – расходы на хранение бумажных книжек в архиве (коробки, шкафы, система учёта).
4. Перепечатка – в случае повреждения или утери оригинального бланка (не по вине работника) работодатель обязан заказать новый.

Исключения и особые случаи

Существует несколько ситуаций, когда финансовая нагрузка может сместиться:

• Работник пришёл в организацию без трудовой книжки. В этом случае работодатель всё равно обязан выдать бланк, но может потребовать от работника возмещения стоимости, если это предусмотрено внутренними нормативными актами (например, в коллективных договорах). Однако такие положения часто оспариваются в суде.
• Перевод из одной организации в другую. При переводе в рамках одной компании (например, из дочернего в материнскую компанию) бланк сохраняется, и расходы не возникают.
• Электронный вариант. Если работодатель использует электронную трудовую книжку (ЭТУ), то затраты на бумажный бланк отсутствуют – платит только за программное обеспечение и обслуживание системы.

Как оформить бланк трудовой книжки?

Процесс получения и оформления бланка выглядит следующим образом:

1. Заказ бланков у лицензированной типографии. Обычно организации заказывают пачку из 50‑100 штук, чтобы обеспечить запас на случай увольнений, переводов и потерь.
2. Контроль качества. При получении бланков проверяется соответствие образцу (плотность бумаги, наличие защитных элементов, печать штампа Минтруда).
3. Регистрация бланков в бухгалтерии. В бухгалтерском учёте фиксируется стоимость приобретения, что позволяет отнести её к расходам на персонал.
4. Выдача работнику. При приёме на работу работнику вручается бланк, в который вносятся первые записи (дата, должность, наименование организации, подпись и печать работодателя).
5. Ведение учёта. Внутренний журнал учёта трудовых книжек фиксирует, какие книжки выданы, кому и когда.

Стоимость бланка в 2026 году

На сегодняшний день (май 2026 г.) средняя цена за один бланк трудовой книжки составляет от 1,5 до 3,0 рублей. При заказе оптом цена может быть снижена до 1,2 рубля за лист. В стоимость обычно включены:

• Печать официального штампа Минтруда.
• Защитные водяные знаки и микропечать.
• Транспортировка до места назначения.

Электронная трудовая книжка: альтернатива

С 2022 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки, который хранится в системе Пенсионный фонд России. Преимущества электронного варианта:

• Отсутствие расходов на бумагу и печать.
• Упрощённый доступ к данным для работника и работодателя.
• Снижение риска потери или порчи документа.
• Автоматическое обновление записей при каждом изменении трудовых отношений.

В случае перехода на электронный формат расходы на внедрение системы (лицензия, обучение персонала, интеграция с бухгалтерией) ложатся на работодателя. Однако в долгосрочной перспективе такие затраты окупаются за счёт экономии на бумажных бланках.

Практические рекомендации для работодателей

1. Соблюдайте нормативы. Заказывайте только у лицензированных типографий, иначе бланк может быть признан недействительным.
2. Ведите журнал учёта. Это поможет быстро находить потерянные книжки и избежать двойных расходов.
3. Рассмотрите переход на электронный формат. При большом количестве сотрудников экономия будет значительной.
4. Уточняйте условия в коллективных договорах. Если в коллективном договоре прописано возмещение стоимости бланка, убедитесь, что это не противоречит ТК РФ.
5. Обучайте персонал. Сотрудники отдела кадров должны знать порядок заполнения и выдачи трудовых книжек, чтобы избежать ошибок, которые могут потребовать переоформления.

Для современных компаний целесообразно рассмотреть переход на электронный формат трудовой книжки, что позволит сократить затраты и упростить процесс учёта трудовой истории сотрудников.

Дата публикации: 21 мая 2026 г;