Трудовая книжка — это один из самых важных документов для каждого работника․ Она подтверждает его трудовой стаж, содержит информацию о месте работы, должности и наградах․ Но кто должен оплачивать изготовление и выдачу этого документа? Ответ на этот вопрос регулируется законодательством Российской Федерации и практикой его применения․

Что говорит Трудовой кодекс РФ?

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации, форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти․

В свою очередь, Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 225 (в редакции от 10 декабря 2025 г․) уточняет, что:

• Работодатель обязан обеспечить работников бланками трудовых книжек;
• Стоимость бланка трудовой книжки или вкладыша в нее возмещается работником в размере фактических затрат работодателя на их приобретение;
• Исключение составляют случаи утраты трудовой книжки по вине работодателя․

Когда работник платит за трудовую книжку?

Ситуации, когда работник может быть обязан возместить стоимость бланка трудовой книжки:

1. Потеря или порча трудовой книжки по вине работника․ В этом случае работник обязан возместить работодателю стоимость нового бланка и услуг по его оформлению․
2. Повторная выдача трудовой книжки при восстановлении․ Если трудовая книжка утеряна или испорчена, и работник просит выдать ему новую, он компенсирует расходы работодателя․
3. Выдача вкладыша в трудовую книжку․ Если в трудовой книжке закончилось место для записей, оформляется вкладыш․ Его стоимость также может быть возмещена работником в случае утраты или порчи по его вине․

Электронная трудовая книжка: что изменилось?

С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка․ Согласно Приказу Минтруда России от 10 ноября 2022 г․ № 713н, сведения о трудовой деятельности могут вестись в электронном виде․

Однако, даже при ведении электронной трудовой книжки, работодатель обязан обеспечить бумажный вариант документа по запросу работника․ При этом:

• Стоимость бумажного бланка возмещается работником только в случаях, предусмотренных законом;
• Электронная трудовая книжка не отменяет необходимость ведения бумажной версии по требованию работника;
• Работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ в электронном виде․

Как оформить трудовую книжку при приеме на работу?

При приеме на работу работодатель обязан:

1. Оформить трудовую книжку, если у работника ее нет;
2. Внести в нее запись о приеме на работу в день издания приказа о приеме;
3. Выдать трудовую книжку работнику в день оформления;
4. Не требовать с работника оплату за бланк трудовой книжки․

Что делать, если работодатель требует оплатить трудовую книжку при приеме на работу?

Если работодатель незаконно требует оплатить бланк трудовой книжки при ее первичном оформлении, работник может:

• Обратиться в инспекцию по труду;
• Написать жалобу в прокуратуру;
• Обратиться в суд с иском о возмещении ущерба;
• Потребовать выдачи трудовой книжки без оплаты․

Ответственность работодателя за нарушение правил ведения трудовых книжек

За нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5․27 КоАП РФ:

• Нарушение требований трудового законодательства — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Нарушение, совершенное должностным лицом, штраф от 10 000 до 20 000 рублей;
• Повторное нарушение — штраф до 70 000 рублей или дисквалификация․

Таким образом, оплата трудовой книжки при ее первичном оформлении возлагается на работодателя․ Работник обязан возместить стоимость бланка только в случаях утраты или порчи документа по его вине․

Работодатель не вправе требовать оплату за бланк трудовой книжки при приеме на работу или в других случаях, когда документ выдается впервые․ В случае нарушения прав работник может обратиться в государственные органы для защиты своих интересов․