Вопрос о том, кто оплачивает приобретение трудовой книжки, волнует как работников, так и работодателей. С учетом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) и сохраняющейся возможности ведения бумажных, ответ требует детального разбора с учетом действующего законодательства на 2026 год.
Краткий ответ: основное правило
Трудовая книжка (включая вкладыш) приобретается за счет работодателя. Это прямо установлено статьей 67 Трудового кодекса РФ и подкреплено практикой. Работодатель обязан обеспечить нового сотрудника документом для оформления трудовых отношений.
Подробное объяснение по сценариям
Оформление нового сотрудника (первичное приобретение)
При приеме на работу человека, который ранее не имел трудовой книжки (например, выпускник), работодатель обязан бесплатно выдать ему бланк трудовой книжки. Затраты на закупку бланков (форма Т-2) полностью лежат на организации.
- Что входит в обязанность: покупка самого бланка, его заполнение первой записи (прием на работу), скрепление печатью организации.
- Важно: Если сотрудник уже имеет трудовую книжку (бумажную или электронную), он должен предъявить ее при приеме. Новая покупаться не будет.
Замена утерянной или испорченной книжки (дубликат)
Если сотрудник утратил свою бумажную трудовую книжку, он вправе потребовать у работодателя дубликат. Здесь ситуация делится:
- Первичный дубликат: По общему правилу, работодатель обязан оформить дубликат за свой счет, если утеря произошла не по вине работника (например, при пожаре, краже).
- Дубликат по вине работника: Если судом или иным документом будет установлена вина работника в утрате (например, небрежное хранение), то стоимость дубликата может быть взыскана с работника. На практике это доказывать сложно.
Примечание: В случае с электронной трудовой книжкой (ЭТК) понятие «утраты» не применимо, так как данные хранятся в системе ПФР/СФР. Доступ всегда можно восстановить через личный кабинет на Госуслугах или в клиентской службе ПФР.
Оформление вкладыша при увольнении
При увольнении сотрудника, если его трудовая книжка (бумажная) заполнена полностью, работодатель обязан оформить и выдать вкладыш. Стоимость вкладыша также несет работодатель. Это прямо предусмотрено Постановлением Правительства РФ № 225.
Ситуация с электронной трудовой книжкой (ЭТК) в 2026 году
С 2021 года ведение ЭТК стало обязательным для всех работодателей (ФЗ № 439-ФЗ). К 2026 году процесс полностью отлажен.
- Кто ведет: Все работодатели обязаны формировать и передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР).
- Стоимость: Работодатель не платит за «саму книжку», так как она виртуальная. Но он несет затраты на:
- Внедрение и поддержку программного обеспечения для формирования отчетности (СЗВ-ТД).
- Работу бухгалтерии по корректному и своевременному отражению данных.
- Для работника: Получить выписку из своей ЭТК можно бесплатно через:
- Личный кабинет на портале Госуслуги.
- Личный кабинет на сайте СФР.
- В клиентской службе СФР или МФЦ (по предварительной записи).
Ключевые отличия: Трудовая книжка vs. Пенсионный счет (ИЛС)
Часто возникает путаница. Важно понимать разницу:
| Трудовая книжка (ЭТК) | Индивидуальный лицевой счет (ИЛС) в СФР | |
|---|---|---|
| Что отражает | Историю трудовых отношений: приема, увольнения, переводов, отпусков. | Историю страховых взносов на пенсию и другие выплаты. |
| Кто ведет | Работодатель → СФР. | СФР (на основе данных от работодателей и самого гражданина). |
| Для чего нужна | Подтверждение стажа и занятий для трудовых прав, оформления пенсии (как дополнительный документ). | Исключительно для расчета и назначения пенсии. Это основной документ. |
Практические советы
Для работника:
- При приеме на работу проверьте, чтобы первая запись в вашей (бумажной или электронной) книжке была сделана правильно и в срок.
- Регулярно (раз в год) запрашивайте выписку из электронной трудовой книжки через Госуслуги или сайт СФР и сверявайте ее с данными на вашем ИЛС.
- Если работодатель отказывается выдать дубликат бумажной книжки или вкладыш, требуйте это в письменном виде (служебная записка). При отказе — обращайтесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
- Помните: заказывать и платить за бланк трудовой книжки вам не нужно. Это обязанность работодателя.
Для работодателя:
- Обеспечьте всех вновь принятых сотрудников бланками трудовых книжек (если они работают по трудовому договору и не отказались от ЭТК).
- Следите за сроками: первую запись в книжку (бумажную или электронную) необходимо сделать не позднее дня выдачи заработной платы за первый месяц работы.
- При увольнении обязательно выдайте книжку (или вкладыш) в день увольнения. Задержка влечет административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) и возможную компенсацию работнику.
- Ведите учет бланков (бумажных) по специальному счету (например, по форме № Т-2 или внутреннему журналу). Уничтожение неиспользованных бланков должно быть оформлено актом.
- Передавайте сведения о трудовой деятельности в СФР в установленные сроки (до 15-го числа месяца, следующего за месяцем отражения событий).
Таким образом, основное бремя по приобретению и ведению трудовых книжек лежит на работодателе. Для бумажного варианта — это покупка бланков и оформление вкладышей. Для электронного — это технические и административные затраты по передаче данных в СФР. Гражданин вправе бесплатно получать выписки из своей электронной трудовой книжки и должен активно следить за актуальностью информации в ней и на своем пенсионном счете.
Важно: Если ваш работодатель пытается переложить на вас стоимость трудовой книжки или вкладыша, это нарушение ТК РФ. Обязательно фиксируйте такие требования и обращайтесь за защитой своих прав.
Статья подготовлена на основе анализа законодательства РФ и практики его применения на 2026 год. Для получения самой актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: сайту КонсультантПлюс, Госуслуг или Социального фонда России (СФР).