Трудовая книжка является одним из важнейших документов работника‚ фиксирующим его стаж и профессиональный опыт. Однако страницы в ней не бесконечны. Когда все поля для записей заполнены‚ возникает необходимость оформления вкладыша в трудовую книжку. В связи с этим часто возникает спорный вопрос: кто должен оплачивать стоимость этого бланка — работодатель или сам сотрудник?
Кто по закону должен приобретать вкладыш?
Согласно общепринятым нормам трудового законодательства и правилам ведения трудовых книжек‚ обязанность по обеспечению бланками строгой отчетности лежит на организации. Таким образом‚ бланк вкладыша в трудовую книжку должен приобретаться работодателем.
Работодатель обязан заблаговременно закупать необходимые бланки (трудовые книжки и вкладыши к ним) у официальных поставщиков или через Гознак‚ чтобы обеспечить своевременное внесение записей о трудовой деятельности сотрудника.
Может ли работодатель потребовать деньги с работника?
Вопрос оплаты бланка является наиболее дискуссионным. В юридической практике встречаются разные подходы‚ однако стоит выделить основные моменты:
- Общее правило: Поскольку ведение трудовой книжки — это обязанность работодателя‚ расходы по приобретению бланков обычно несет компания.
- Возмещение расходов: В некоторых случаях работодатели пытаются удержать стоимость бланка из заработной платы сотрудника. Однако закон строго регламентирует случаи удержаний из зарплаты‚ и покупка бланка строгой отчетности для государственных нужд (учета стажа) редко попадает в этот перечень.
- Испорченный бланк: Если вкладыш или сама книжка были испорчены по вине работника‚ работодатель может попытаться взыскать стоимость бланка‚ но это требует документального подтверждения вины и соблюдения процедуры удержания;
Когда плата за бланк однозначно не взимается:
- При массовой утрате трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (стихийные бедствия‚ пожары и т.д.).
- При обычном заполнении всех страниц в ходе стандартной трудовой деятельности.
Особенности оформления вкладыша
Помимо вопроса покупки‚ важно знать‚ как правильно оформить документ‚ чтобы он имел юридическую силу:
Регистрация и учет
Вкладыш является документом строгой отчетности. Поэтому работодатель обязан:
- Зарегистрировать вкладыш в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек.
- Указать в книге серию и номер бланка.
- Присвоить вкладышу отдельный порядковый номер в книге учета.
Технические нюансы
Существует распространенное заблуждение о том‚ что вкладыш обязательно нужно «вшивать» в основную книжку. Согласно актуальным разъяснениям государственных органов (в частности‚ Минтруда)‚ требования о принудительном вшивании вкладыша в трудовую книжку нет. Вкладыш может храниться вместе с книжкой‚ но не обязательно быть скрепленным с ней физически.
Краткие выводы и рекомендации
Для того чтобы избежать конфликтов между сотрудником и отделом кадров‚ рекомендуется придерживаться следующих правил:
Для работника:
Если работодатель просит вас самостоятельно купить вкладыш в магазине или в интернете‚ помните‚ что по закону это обязанность организации. Самостоятельно приобретенный бланк может быть признан недействительным‚ если он не прошел через официальный учет в организации.
Для работодателя:
Приобретайте бланки у проверенных посредников‚ работающих с Гознаком. Своевременно регистрируйте каждый вкладыш в книге учета‚ чтобы избежать проблем при проверках трудовой инспекции.