Вопрос о том, кто должен оплачивать трудовую книжку и вкладыш к ней, остается одним из самых обсуждаемых в сфере трудового права. Несмотря на то, что законодательство РФ претерпело значительные изменения с переходом на электронные трудовые книжки, ситуации с бумажными документами все еще актуальны для многих работников и работодателей. В этой статье мы подробно разберем, кто несет финансовую ответственность за покупку бланков и их заполнение.
Законодательная база: что говорят правила?
Основным нормативным актом, регулирующим этот вопрос, являются «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от № 225.
Согласно пункту 44 данных Правил (в редакции, действовавшей до массового перехода на ЭТК, и применяемой к бумажным версиям):
- Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
- Работодатель приобретает бланки за счет собственных средств.
- При выдаче трудовой книжки работнику работодатель вправе взимать с него стоимость бланка по цене, уплаченной поставщику.
Ключевое различие: «Обязан» или «Вправе»?
Важно понимать юридическую нюансировку. Закон не обязывает работодателя брать деньги с работника. Фраза «вправе взимать» означает, что это право, а не обязанность организации. Однако на практике сложился устойчивый порядок: стоимость бланка обычно удерживается из первой зарплаты сотрудника при первичном оформлении документа.
Ситуация 1: Первичное оформление трудовой книжки
Если работник поступает на работу впервые и у него нет трудовой книжки, работодатель обязан завести ему новую. В этом случае:
- Работодатель покупает бланк трудовой книжки за свой счет.
- При выдаче заполненной книжки работнику работодатель может потребовать возместить стоимость бланка.
- Для удержания стоимости необходимо письменное заявление работника или соответствующий пункт в трудовом договоре/приказе о приеме на работу.
Важно: Если работодатель не требует возмещения стоимости, он не имеет права потом взыскать эти деньги задним числом. Расходы ложатся на организацию.
Ситуация 2: Вкладыш в трудовую книжку
Вкладыш заводится тогда, когда в основной трудовой книжке заканчиваются страницы для записей. Правила здесь аналогичны:
- Работодатель приобретает вкладыш за свой счет.
- Стоимость вкладыша может быть возмещена работником при его выдаче.
- Вкладыш без трудовой книжки недействителен, поэтому он становится неотъемлемой частью документа.
Запись о выдаче вкладыша обязательно вносится в саму трудовую книжку с указанием его серии и номера.
Ситуация 3: Утеря или порча трудовой книжки
Действия зависят от того, по чьей вине произошла утрата:
Если виноват работник
Работник пишет заявление о выдаче новой трудовой книжки в связи с утратой. В этом случае он обязан компенсировать стоимость нового бланка; Работодатель вправе удержать эту сумму.
Если виноват работодатель
Если трудовая книжка была утеряна или испорчена по вине работодателя (например, потеряна отделом кадров, попала под дождь, уничтожена при пожаре в архиве):
- Работодатель обязан бесплатно выдать работнику новый бланк трудовой книжки.
- Восстановление записей также производится работодателем бесплатно на основании имеющихся документов (копий приказов, договоров).
- Взыскивать стоимость бланка с работника в этом случае запрещено.
Налоговые аспекты для работодателя
Для организаций важно правильно отражать эти операции в бухгалтерском учете:
Суммы, полученные от работников за бланки трудовых книжек и вкладышей, не облагаются НДС, так как данная операция не признается реализацией товаров в целях налогообложения (работодатель выступает скорее как агент по передаче бланка). Эти суммы не включаются в доходы организации для целей налога на прибыль.
Расходы на покупку бланков, которые не были компенсированы работниками (если работодатель решил не брать деньги), могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, хотя налоговые органы иногда спорят с этим, считая это расходами, не связанными напрямую с деятельностью. Однако судебная практика часто на стороне работодателей.
Электронные трудовые книжки (ЭТК): изменилось ли что-то?
С 2020 года в России ведется переход на электронные трудовые книжки. Для них понятие «бланк» отсутствует, следовательно, и оплачивать нечего.
- Формирование сведений в электронном виде производится работодателем бесплатно.
- Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, бумажную трудовую ему возвращают на руки. Новая бумажная книжка ему уже не нужна.
- Если же работник решил сохранить бумажную книжку и продолжает работать с ней параллельно с электронной (для старых записей), то правила оплаты бумажного бланка (если он оформляется впервые) остаются прежними, описанными выше.
Резюме
- Первоначальная покупка бланков трудовой книжки и вкладышей всегда осуществляется за счет работодателя.
- Возмещение стоимости работником возможно только при первичном оформлении или восстановлении утерянной по вине работника книжки.
- Работодатель вправе, но не обязан требовать деньги за бланк. Если он не потребовал, это его подарок сотруднику или расход компании.
- При утере по вине работодателя новый бланк выдается бесплатно.
Знание этих правил поможет избежать конфликтов в коллективе и нарушений трудового законодательства.