Вопрос о том, кто несет расходы на приобретение трудовой книжки и вкладыша в неё, часто возникает у работников, которые только что устроились на работу или планируют изменить место работы. Ответ зависит от действующего трудового законодательства России, а также от конкретных условий, установленных коллективным договором или внутренними нормативными актами организации.
Общие правила
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным постановлением Правительства РФ от г. № 225, ответственность за обеспечение необходимого количества бланков трудовых книжек и вкладышей возлагается на работодателя. Это значит, что:
- Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимые бланки.
- При приёме на работу работодатель обязан оформить и выдать работнику трудовые книжку и, при необходимости, вкладыш.
- Стоимость этих бланков обычно покрывается работодателем.
Когда работник может оплатить?
В редких случаях работодатель имеет право потребовать от работника возмещения расходов на:
- Массовую потерю трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций.
- Потерю или порчу ранее выданных бланков, если они были выданы не в рамках обычного процесса.
- Переход на новую форму бланков, когда у организации закончился запас старой формы.
В остальных случаях требование о платеже от работника считается нарушением трудового законодательства.
Новые формы трудовых книжек (с )
С 1 января 2023 года введена новая форма трудовых книжек. При этом:
- Если у организации ещё есть запас старых бланков, их можно использовать до полного износа.
- При переходе на новую форму не требуется сразу закупать новые книжки и вкладыши, если старые ещё пригодны к использованию.
- Новые вкладыши вводятся только в случае, когда старые больше не могут быть использованы (например, из-за ошибок или потери).
Что делать, если запас закончился?
Когда запас старой формы исчерпан, работодатель обязан закупить новые бланки и вкладыши. При этом:
- Работодатель оформляет заявку на закупку.
- Заявка передаётся в отдел кадров/бухгалтерии.
- После получения бланков производится их учёт в приходно‑расходной книге.
Оформление и учёт вкладышей
Вкладка в трудовую книжку – это отдельный документ, который фиксирует сведения о работе, изменении условий занятости, повышении квалификации и т.п. По правилам:
- Вкладка оформляется работодателем и вносится в трудовые книжки сотрудников.
- Для учёта вкладышей используется приходно‑расходная книга, где фиксируются серия и номер каждого полученного вкладыша.
- При выдаче вкладыша сотрудник подписывает заявление, а отдел кадров оформляет акт приёма‑передачи.
Пример оформления заявления
Заявление о выдаче вкладыша в трудовую книжку ФИО: ______________________ Должность: _______________ Отдел: ____________________ Подпись работника: __________
Кому принадлежит ответственность?
Итак, кто должен покупать трудовые книжки и вкладыши?
- Работодатель – основной ответственный за обеспечение необходимого количества бланков и вкладышей.
- Работник может оплачивать эти документы только в исключительных случаях, когда работодатель законно требует возмещения расходов.
Таким образом, в обычном порядке все расходы по приобретению трудовых книжек и вкладышей несут работодатели. Работник лишь получает их в пользование и подписывает соответствующие документы.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли регистрировать вкладыш в бухгалтерии?
Да. Приём вкладыша в бухгалтерию оформляется записью в приходно‑расходной книге, где указываются:
- Серия и номер вкладыша;
- Дата получения;
- ФИО работника, которому он выдан;
- Подпись ответственного лица.
Может ли работодатель требовать от работника оплаты за вкладыш?
Только в случаях, прямо предусмотренных законом (массовая потеря, переход на новую форму и т.п.). В обычных условиях требование о платеже от работника является незаконным.
Что делать, если в компании нет необходимых бланков?
Необходимо срочно закупить их и оформить соответствующие документы в отделе кадров. После получения бланков их нужно зафиксировать в бухгалтерии и выдать работникам.
- Обязанность обеспечения трудовыми книжками и вкладышами лежит на работодателе.
- Работник оплачивает эти документы только в исключительных случаях, когда это прямо предусмотрено законом.
- При переходе на новую форму бланков необходимо соблюдать правила перехода и оформить учёт в бухгалтерии.
- Все действия по выдаче, учёту и хранению вкладышей должны быть задокументированы.
Соблюдение этих правил позволяет избежать юридических рисков и гарантирует корректное оформление трудовых отношений.