В процессе трудовой деятельности может возникнуть ситуация, когда страницы одного из разделов трудовой книжки (например, «Сведения о работе» или «Сведения о награждении») заканчиваются. В этом случае оформление вкладыша становится обязательной процедурой. У многих работодателей и сотрудников возникает резонный вопрос: кто именно предоставляет и оплачивает вкладыш в трудовую книжку?
Кто является поставщиком вкладыша?
Согласно действующему трудовому законодательству и нормативным актам, вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется работодателем (собственником или уполномоченным им органом, администрацией предприятия) по месту работы сотрудника. Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и ведется в том же порядке, что и основной документ.
Работодатель обязан предоставить вкладыш в следующих случаях:
- Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов и необходимо внести новую запись.
- При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине (в этом случае работодатель обязан по письменному заявлению работника оформить новую трудовую книжку или вкладыш к ней, за исключением случаев, когда ТК РФ не требует ее ведения).
Покупка бланков: откуда берет вкладыш работодатель?
Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются документами строгой отчетности. Работодатель не может распечатать их на принтере или купить в случайном киоске. Обеспечение организации этими бланками происходит следующим образом:
- Работодатель заключает договор с официальным распространителем (обычно это типографии или специализированные организации, имеющие лицензию на распространение защищенной полиграфической продукции).
- Бланки приобретаются за счет работодателя.
- Полученные бланки поступают на баланс организации и хранятся как документы строгой отчетности.
Кто оплачивает вкладыш: работник или работодатель?
Законодательство предусматривает, что работодатель вправе удержать стоимость бланка вкладыша из заработной платы работника, которому этот вкладыш выдается; Однако здесь есть важные нюансы:
- Удержание стоимости возможно только по письменному заявлению работника или с его письменного согласия.
- Запрещено удерживать стоимость бланка, если вкладыш оформляется по вине работодателя (например, из-за порчи бланка при заполнении).
- В некоторых организациях коллективным договором или локальным нормативным актом предусмотрена бесплатная выдача вкладышей за счет средств работодателя.
Правила оформления вкладыша в 2026 году
С 2026 года действуют обновленные нормы в соответствии с Приказом Минтруда России от № 320н. Теперь структура вкладыша немного изменилась:
- В трудовой книжке теперь 14 разворотов для раздела «Сведения о работе» и 7 разворотов для раздела «Сведения о награждении».
- В новом вкладыше предусмотрено 12 разворотов для «Сведений о работе» и 5 разворотов для «Сведений о награждении» соответственно.
Пошаговый процесс выдачи вкладыша
Если в трудовой книжке сотрудника заполнены все страницы одного из разделов, работодателю необходимо:
- Оформить вкладыш на новом бланке. Заполнить титульный лист вкладыша данными о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия), указав дату его выдачи.
- Проставить штамп. На первом листе трудовой книжки (где внесены записи данных о работнике) ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш». Рядом указываются реквизиты вкладыша: его серия и номер.
- Вшить вкладыш. После внесения данных на титульный лист, вкладыш подшивается к трудовой книжке. Обычно его вшивают в самый конец документа или между последним разворотом и обложкой.
Важно помнить!
Если штамп «Выдан вкладыш» отсутствует, а вкладыш вшит, это является нарушением правил ведения трудовых книжек. Без проставления штампа с указанием серии и номера вкладыша он не имеет юридической силы как неотъемлемая часть трудовой книжки.
Учет вкладышей
Поскольку вкладыши являются бланками строгой отчетности, работодатель обязан вести их учет. Специалисты расходятся во мнении о деталях регистрации:
- Одни считают, что регистрировать выданные вкладыши необходимо в тех же книгах учета, что и трудовые книжки (Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также Приходно-расходная книга по учету бланков).
- Другие специалисты подчеркивают, что регистрировать вкладыши нужно только если текущий работодатель выдает его работнику (вшивает в книжку). Если вкладыш приобретен, но еще не выдан, он должен числиться на складе как запас бланков.
В любом случае, ведение вкладыша осуществляется работодателем в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда № 320н, что гарантирует сохранность трудового стажа и подтверждение опыта работника.