Вопрос о том, кто оплачивает выдачу и ведение трудовой книжки, часто вызывает недоразумения как у работодателей, так и у работников. В этой статье разберёмся с законодательной базой, практикой начисления и реальными случаями из России и Беларуси.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения и т.д. В настоящее время в России существует как бумажная трудовая книжка, так и электронная трудовая книжка (ЭТК), которую ведёт Фонд социального страхования (ФСС).

Законодательная база

• Федеральный закон от 24 февраля 2021 г. № 30-ФЗ «О внесении изменений в статьи 12 и 16 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
• Федеральный закон от 24 февраля 2021 г. № 439-ФЗ «О порядке ведения и использования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
• Трудовой кодекс РФ (статьи 12, 16, 22)
• Положение Минюста РФ от № 71867 о бухгалтерском учёте трудовых книжек
• Положение Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь о порядке заполнения и выдачи трудовых книжек

Кто оплачивает бумажную трудовую книжку?

В соответствии с Трудовым кодексом РФ и Положением о бухгалтерском учёте трудовых книжек, расходы на изготовление и выдачу бумажной трудовой книжки (включая вкладыши) оплачиваются работодателем. Это правило закреплено в статье 12 ТК РФ, где говорится, что работодатель обязан предоставить работнику трудовую книжку и оплатить все расходы, связанные с её изготовлением.

В практической реализации:

• Работодатель зачисляет сумму в бюджет (если это бюджетная организация) или выплачивает напрямую в кассу.
• Сумма обычно фиксируется в бухгалтерском учёте как «прочие расходы» (счёт 62).
• Если работник просит дубликат, то расходы за дубликат также оплачивает работодатель.

Электронная трудовая книжка – кто платит?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) создаётся и ведётся Фондом социального страхования (ФСС). Согласно ч. 8 ст. 2 закона № 439‑ФЗ, работодатель не обязан подавать заявления о её создании. Ведение ЭТК осуществляется автоматически по данным, которые работодатель передаёт в ФСС.

Таким образом, платить за ЭТК не требуется ни работодателю, ни работнику. Единственные расходы – это затраты работодателя на передачу данных в ФСС, которые обычно включаются в общие расходы на управление персоналом.

Практика в Беларуси

В Республике Беларусь порядок ведения и выдачи трудовых книжек регулируется Министерством труда и социальной защиты. Согласно Положению Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь:

• Работодатель обязан оформить и выдать трудовую книжку, а также оплатить её изготовление.
• Оплата производится с расчётного счета организации на счёт администрации района (как указано в информации от администрации Советского района).
• В случае выдачи дубликата – расходы также оплачиваются работодателем.

Сколько стоит трудовая книжка?

Стоимость может варьироваться в зависимости от региона и типа организации. Ниже приведены ориентировочные цифры (на 2026 год):

Эти суммы включают печать, бумагу, штамп и оформление. В некоторых случаях работодатель может договориться с поставщиком о скидках при больших объёмах.

Как проверить, кто оплатил?

Если вы хотите убедиться, что работодатель оплатил трудовую книжку, можно:

• Попросить копию бухгалтерского отчёта (счёт 62 «прочие расходы»).
• Проверить выписку из кассы организации (если это бюджетная организация).
• Запросить у работодателя копию договора с поставщиком услуг по изготовлению трудовых книжек.

Что делать, если работодатель не оплатил?

В случае, если работодатель не оплатил выдачу трудовой книжки, работник имеет право:

1. Обратиться в отдел кадров с письменным запросом о предоставлении и оплате.
2. Подать жалобу в Трудовую инспекцию (Минтруд).
3. В крайних случаях – обратиться в суд с иском о возмещении расходов.

При этом важно сохранять все документы: копию трудовой книжки, договор с поставщиком, переписку с работодателем.

• В России работодатель оплачивает бумажную трудовую книжку и её вкладыши. Электронная трудовая книжка – бесплатна.
• В Беларуси аналогично – работодатель оплачивает трудовую книжку и дубликаты.
• Работники могут проверить оплату через бухгалтерские отчёты.
• При отсутствии оплаты работник имеет право требовать компенсацию и обратиться в Трудовую инспекцию.

Таким образом, вопрос «Трудовые книжки за чей счет» в большинстве случаев решается в пользу работодателя, который обязан покрыть все расходы, связанные с их изготовлением и выдачей. Электронная трудовая книжка, как правило, не требует дополнительных затрат.