Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. С 2020 года в России произошли масштабные изменения в сфере кадрового документооборота: на смену традиционному бумажному формату пришла электронная трудовая книжка (ЭТК). В связи с этим у многих возникает вопрос: кто именно открывает и заводит трудовую книжку? Разберемся во всех нюансах действующего законодательства.

Кто обязан открывать трудовую книжку?

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации‚ обязанность по ведению и оформлению трудовых книжек полностью лежит на работодателе. В законе четко прописано‚ что работодатель (за исключением работодателей — физических лиц‚ не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника‚ проработавшего у него свыше пяти дней.

Таким образом‚ первый работодатель обязан оформить трудовую книжку сотруднику при его первом официальном трудоустройстве. Обычно этой процедурой занимается отдел кадров или бухгалтерия (если штат небольшой).

Оформление бумажной трудовой книжки

Традиционная бумажная трудовая книжка остается актуальной для тех‚ кто начал свою трудовую деятельность до 1 января 2021 года и решил сохранить именно этот формат.

Как происходит процесс открытия бумажной книжки?

1. Прием на работу: сотрудник предоставляет необходимые документы (паспорт‚ СНИЛС‚ документ об образовании).
2. Покупка бланка: работодатель приобретает чистый бланк трудовой книжки установленного государственного образца.
3. Заполнение: в течение недели после приема на работу кадровик вносит сведения о работнике (ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ специальность) и делает запись о приеме на работу.
4. Учет: работодатель регистрирует выданную книжку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Важное уточнение: если сотрудник впервые устроился на работу в период с 1 января 2021 года‚ бумажная трудовая книжка ему не заводится. Сведения о его трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): кто ее открывает?

Электронные трудовые книжки появились в России с 1 января 2020 года‚ и сейчас они есть у всех‚ кто после этой даты трудится официально. В ЭТК хранится полная история карьерного пути человека: где‚ когда и кем он работал.

Как формируется ЭТК?

Строго говоря‚ термин «электронная трудовая книжка» в законе не используется — это скорее устоявшееся в народе название. На самом деле‚ работодатель не создает какой-то отдельный электронный файл. Процесс выглядит так:

• Работодатель ежемесячно направляет сведения о трудовой деятельности сотрудников (о приеме‚ переводе‚ увольнении) в Социальный фонд России (СФР).
• Держателем этой базы данных выступает Социальный фонд России (СФР). Именно туда стекается информация со всех рабочих мест по всей стране.
• Таким образом‚ ЭТК «открывается» автоматически в системе СФР‚ как только первый работодатель подает отчет о приеме на работу нового сотрудника.

Особенности перехода на ЭТК

Если работник перешел на электронную трудовую книжку‚ работодатель выдает ему бумажную трудовую на руки. При этом важно помнить: сведения‚ внесенные ранее в бумажную трудовую‚ в электронную базу перенесены не будут. Работодатель направил в СФР информацию только за период начиная с . Бумажная трудовая книжка остается у работника как подтверждение его предыдущего стажа.

Как убедиться‚ что у кандидата электронная трудовая книжка?

Работодателю при приеме на работу важно понимать‚ в каком формате вести учет стажа нового сотрудника. Чтобы убедиться‚ что у кандидата ЭТК‚ можно запросить у него соответствующую выписку или справку.

Как работнику получить выписку из ЭТК?

Сотрудник может легко подтвердить свой электронный стаж. Для этого ему нужно:

1. Войти в систему на портале Госуслуг.
2. Перейти на страницу «Гражданам».
3. Найти самую первую закладку — «Электронная трудовая книжка».
4. Нажать на активную ссылку: «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности».

Также посмотреть электронную трудовую книжку можно в личном кабинете на портале Социального фонда России (СФР). При подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ‚ работодатель обязан предоставить эти данные.

Индивидуальные предприниматели и физические лица

Стоит отметить важное исключение из правил: работодатели — физические лица‚ не являющиеся индивидуальными предпринимателями‚ не имеют права вести трудовые книжки на своих работников (например‚ если вы нанимаете няню или домработницу). В этом случае подтверждением стажа будет служить обычный трудовой договор.

• Бумажную трудовую книжку открывает‚ покупает и заполняет первый работодатель (отдел кадров)‚ но только для тех‚ кто впервые устроился на работу до 31 декабря 2020 года включительно.
• Электронную трудовую книжку для тех‚ кто впервые трудоустраивается с 2021 года‚ фактически «открывает» Социальный фонд России (СФР) на основании отчетности‚ которую обязан передать первый работодатель.

Сегодня работодатели по-прежнему работают с обоими форматами: ведут ранее оформленные бумажные трудовые книжки‚ выдают дубликаты при утрате или порче‚ а также своевременно передают данные в электронную систему СФР. Понимание этих механизмов помогает как кадровикам соблюдать закон‚ так и работникам быть уверенными в сохранности своего стажа.