С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот документ заменил традиционную бумажную форму‚ но его ведение всё равно возлагает на работодателя. Кто именно должен отвечать за формирование‚ хранение и передачу сведений в электронный формат? В статье разберём роли‚ обязанности и практические шаги‚ связанные с назначением ответственного лица.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это набор сведений о трудовой деятельности сотрудника‚ хранящийся в электронном виде в системе Пенсионного фонда России (ПФР) и Социального фонда России (СФР). Вместо бумажного листа в ней записываются:

• дата приёма на работу;
• место работы;
• должность;
• разряд/оклад;
• сведения о трудовом стаже;
• выплаты и др;

Таким образом‚ ЭТК – не отдельный документ‚ а часть единой информационной базы‚ формируемой на основе формы ЕФС‑1.

1.1 Как выглядит электронная трудовая книжка?

В интерфейсе ПФР сотрудник видит структурированный отчёт‚ в котором каждая запись соответствует отдельному событию (приём‚ перевод‚ увольнение). Записи подписываются цифровой подписью руководителя или уполномоченного лица.

1.2 Какие данные хранятся в ЭТК?

1. ФИО работника;
2. Номер и серия трудовой книжки (при наличии бумажной копии);
3. Дата и место рождения;
4. Сведения о местах работы и периодах;
5. Должность‚ подразделение‚ оклад;
6. Трудовой стаж;
7. Сведения о выплатах‚ премиях‚ отпусках;
8. Дата увольнения (если применимо).

Преимущества электронной трудовой книжки

• Безопасность хранения – отсутствие риска потери или порчи бумажного документа.
• Удобный доступ – сотрудник может посмотреть свой стаж в любой момент через личный кабинет ПФР.
• Автоматизация – формирование отчётов (ЕФС‑1‚ СЗВ‑ТД) происходит автоматически.
• Снижение административной нагрузки – меньше бумажных формальностей‚ меньше ошибок.

Недостатки и риски

• Зависимость от технической инфраструктуры (серверы‚ интернет).
• Возможность кибератак и утечки данных.
• Необходимость обучения персонала работе с электронными формами.
• Штрафы за непредоставление сведений в срок (от 300 до 500 рублей за ответственного сотрудника).

Кто должен вести электронные трудовые книжки?

Согласно статье 66.1 ТК РФ и Постановлению ГП РФ № 590‚ все работодатели обязаны вести ЭТК‚ независимо от того‚ используют ли они бумажный вариант или полностью перешли на электронный формат.

Для выполнения этой задачи в организации назначается ответственный за ведение электронных трудовых книжек. Обычно этим становится:

• Секретарь;
• Бухгалтер;
• Сотрудник отдела кадров;
• Любой другой работник‚ которому делегированы соответствующие функции.

4.1 Как оформить приказ о назначении ответственного?

Приказ должен содержать:

1. Наименование организации;
2. ФИО назначенного лица;
3. Должность (например‚ «Ответственный за ведение электронных трудовых книжек»);
4. Срок полномочий (обычно – до отмены или смены ответственного);
5. Подпись руководителя и печать (если она есть).

Пример такого приказа можно скачать в системе КонсультантПлюс (2025 год).

Как оформить новую электронную трудovую книжку?

Процедура входа в ЭТК выглядит так:

• Работник подаёт письменное заявление о переходе на электронный формат.
• Работодатель вносит сведения в книгу учета движения трудовых книжек (графа 13).
• Запись подписывается подписью директора (или уполномоченного) и печатается‚ если используется бумажный экземпляр.
• Сведения передаются в ПФР не позднее рабочего дня‚ следующего за днём издания приказа.

Как внести сведения в существующую электронную трудовую книжку?

Если сотрудник уже имеет запись в ЭТК‚ но требуется её изменить (например‚ при переводе или увольнении)‚ необходимо:

1. Сформировать новое событие (перевод/увольнение).
2. Внести данные в форму ЕФС‑1.
3. Подписать запись цифровой подписью ответственного лица.
4. Передать сведения в ПФР в установленный срок.

Юридические аспекты и частые ошибки

• Ответственность работодателя – он несёт полную юридическую ответственность за правильность и своевременность заполнения ЕФС‑1.
• Штрафы – за непредоставление или неверные сведения ПФР грозятся штрафы от 300 до 500 рублей за каждого ответственного сотрудника.
• Недостаточная документация – часто забывают заверить запись подписью и печатью‚ что делает её недействительной.
• Неправильный срок подачи – сведения должны быть отправлены не позже следующего рабочего дня после издания приказа.

Подача отчётности и исправление данных

Для корректного взаимодействия с ПФР и СФР:

1. Формируете отчёт ЕФС‑1 (форма 1) в срок‚ установленный законом.
2. Отправляете его в территориальный орган ПФР.
3. Если обнаружили ошибку‚ подаёте корректирующий отчёт в течение 10 рабочих дней.

Где работнику посмотреть свою электронную трудовую книжку?

Сотрудник может зайти в личный кабинет на официальном портале ПФР и просмотреть всю информацию о своей трудовой деятельности. Там же доступна функция «Печать/экспорт»‚ позволяющая сохранить копию для личного пользования.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Нужна ли мне бумажная трудовая книжка‚ если я уже в ЭТК? – Нет. При переходе на электронный формат бумажный документ можно выдать‚ но дальнейшее его хранение не требуется.
2. Кто подписывает запись в ЭТК? – Запись подписывается директором организации или лицом‚ уполномоченным на ведение ЭТК (чаще всего – ответственный сотрудник).
3. Можно ли вести ЭТК без интернета? – Нет. Для формирования и отправки ЕФС‑1 требуеться подключение к сети.
4. Что делать‚ если в ЭТК ошибка? – Нужно подать корректирующий отчёт в ПФР и внести исправления в течение установленного срока.
5. Какие документы нужно подготовить для назначения ответственного? – Приказ‚ подпись директора‚ печать (если есть)‚ копию заявления работника о переходе на ЭТК.

Электронные трудовые книжки – это современный‚ безопасный и юридически обязательный способ ведения сведений о трудовой деятельности. Ответственный за электронные трудовые книжки играет ключевую роль: он гарантирует правильное заполнение форм‚ своевременную подачу отчётности и соблюдение всех требований законодательства. Правильное оформление приказа‚ чёткое распределение обязанностей и использование автоматизированных систем позволяют избежать штрафов‚ упростить работу кадрового отдела и повысить доверие сотрудников к компании.

Если вы ещё не определились с кандидатом на эту роль‚ используйте приведённые выше рекомендации и шаблоны приказов‚ чтобы быстро и без ошибок назначить ответственного и начать переход на электронный формат уже сегодня.