Вопрос о том, кто отвечает за проверку трудовой книжки, интересует как нанимателей, так и самих сотрудников. Ответ зависит от формы оформления (бумажная / электронная), от отрасли и от текущего законодательства. Ниже – подробный разбор всех нюансов.

Что говорит Трудовой кодекс РФ?

Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего более пяти дней, если только иное не предусмотрено законом. При этом:

• Ведение бумажной или электронной формы – на усмотрение работодателя.
• Работник обязан предъявить трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) при устройстве.
• Работодатель не имеет правом самостоятельно проверять подлинность записей, но может запросить подтверждающие документы.

Обязанности работодателя

Работодатель обязан:

1. Вести трудовую книжку в установленной форме.
2. Перевести данные в цифровой формат (если работник выбрал электронный вариант) и уведомить Пенсионный фонд России.
3. Оформить запись о переходе на электронную форму и заверить её подписью или печатью.
4. При невозможности выдачи книжки в день окончания договора – направить уведомление работнику.

Права работника

Работник имеет право:

• Получать выписку из Электронной трудовой книжки (ЭТК) и проверять её содержимое.
• Обращаться в ПФР или МФЦ за подтверждением сведений о своей трудовой деятельности.
• Требовать оформить новую книжку в случае её потери, порчи или кражи.

Кто проверяет трудовую книжку?

В зависимости от ситуации проверку могут осуществлять разные стороны.

Проверка со стороны работодателя

Работодатель обычно не проверяет подлинность уже существующей записи в книжке, однако он может:

• Запросить у работника подтверждающие документы (трудовой договор, справка о работе, выписка из ПФР).
• Обратиться в ПФР за запросом сведений о трудовой деятельности.
• Требовать предъявления оригинала трудовой книжки при приёме на новую должность.

Эксперты Роструда отмечают, что законодательство не обязывает работодателя самостоятельно проверять подлинность трудовой книжки, но он имеет право запросить сведения, если это необходимо для заключения трудового договора.

Проверка со стороны работника

Работник также может самостоятельно проверять свои записи:

1. Получить выписку из ЭТК через портал госуслуг, МФЦ или лично в ПФР.
2. Сравнить данные в книжке с собственными записями о работе.
3. Сообщить работодателю о несоответствиях и потребовать их исправления.

Когда требуется копия трудовой книжки?

Копию трудовой книжки, заверенную работодателем, часто запрашивают:

• Банки при оформлении кредитов.
• Госорганы при расчёте пенсии и соцвыплат.
• Работодатели при переходе на новую должность.

Оформление должно соответствовать ГОСТ Р 7.0.97‑2016. Копию можно заверить подписью и печатью работодателя или его уполномоченного лица.

Электронная vs. Бумажная трудовая книжка

С 2020 г. в России активно внедряется электронная трудовая книжка. Основные отличия:

Переход на электронную форму происходит по заявлению работника. После подачи заявления работодатель уведомляет ПФР, а запись становится доступной только для работника и уполномоченных органов.

Как правильно оформить переход на электронную форму?

Последовательность действий:

1. Работник подаёт заявление о переходе на ЭТК.
2. Работодатель вносит запись в книжку и заверяет её подписью.
3. Работодатель отправляет данные в ПФР по форме СЗВ‑ТД.
4. ПФР делает запись доступной в личном кабинете работника.
5. Работник получает выписку и может её проверить.

Важно помнить, что до полного перехода все данные могут храниться одновременно в бумажном и электронном виде.

Часто задаваемые вопросы

• Может ли работодатель отказать в приёме, если работник не предоставил трудовую книжку? Да, если работник не предоставил сведения о трудовой деятельности в форме СТД‑Р или СТД‑ПФР, работодатель имеет право отказать.
• Как проверить ЭТК самостоятельно? Через портал госуслуг, МФЦ или личный кабинет ПФР.
• Нужна ли бумажная копия при переходе на электронную форму? Да, её можно предоставить в виде заверенной копии или скан‑копии.
• Кто может получить доступ к ЭТК? Только работник, работодатель (в рамках его полномочий) и уполномоченные органы ПФР.

Итак, проверка трудовой книжки – процесс, в котором задействованы обе стороны:

• Работодатель отвечает за правильное ведение и оформление книжки, а также за запрос подтверждающих данных.
• Работник обязан предъявить книжку (или сведения о трудовой деятельности) при устройстве и имеет право самостоятельно проверять её содержимое.

С переходом на электронные формы ситуация упрощаеться: данные автоматически передаются в ПФР, а работник получает возможность в любой момент проверить свою запись. Однако даже в электронном виде проверка остаётся важным шагом при приёме на работу и при оформлении различных официальных процедур.

Помните, что правильное оформление и своевременное обновление информации в трудовой книжке защищает как интересы работодателя, так и прав работника.