Электронные трудовые книжки (ЭТК) – это современный способ ведения трудовой документации, который регламентирует порядок оформления, хранения и использования сведений о трудовой деятельности работников. Вопрос о том, кто непосредственно отвечает за их ведение, часто вызывает споры между отделами кадров и бухгалтерии. В статье разберём, какие функции относятся к каждому из этих подразделений, какие законодательные нормы регулируют процесс и как правильно организовать работу с ЭТК.

Правовое основание

В России трудовые книжки регулируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и Федеральным законом «О труде». С 2020 года в ТК РФ введены нормы, позволяющие использовать электронные формы вместо бумажных. Главное требование – сохранение достоверности и недоступности изменения данных без согласия работника.

Ключевые положения ТК РФ

• Статья 65 ТК РФ – порядок оформления и ведения трудовой документации.
• Пункт 9 Постановления Правительства РФ № 535 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек» (с изменениями).
• Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» – требования к защите информации о работниках.

Кто отвечает за ведение ЭТК?

Ответственность за ведение электронных трудовых книжек распределяется между двумя основными отделами, но их функции различны.

Кадровый отдел

Главная роль кадрового отдела – организация и контроль за процессом формирования и обновления данных. Основные задачи:

1. Сбор и проверка исходных данных (трудовой договор, приказы, приказы о приёме/отставке).
2. Ввод информации в выбранную ЭТК‑систему (например, 1С:Зарплата и управление персоналом, «Бухгалтерия 8», специализированные HR‑системы).
3. Обеспечение согласования изменений с работником (подпись в электронном виде или электронная подпись).
4. Хранение резервных копий и обеспечение доступа к данным для бухгалтерии.

Бухгалтерия

Бухгалтерия участвует в процессе косвенно, обеспечивая учётные и финансовые аспекты:

• Ведение расчётных данных, связанных с трудовой деятельностью (оклад, премии, отпускные, выплаты при увольнении).
• Формирование отчётности, использующей сведения из ЭТК (например, расчёт налога на доходы физических лиц).
• Контроль соответствия данных в ЭТК требованиям налогового и страхового законодательства.

Как правильно оформить ЭТК в организации?

Процесс оформления электронных трудовых книжек включает несколько последовательных шагов.

Выбор программного продукта

В организации может использоваться:

• 1С:Зарплата и управление персоналом – модуль «Трудовые книжки».
• Специализированные HR‑системы (например, «Кадровый бюджет», «HRM‑Cloud»).
• Внутренние корпоративные решения, интегрированные с бухгалтерией.

Важно, чтобы выбранное решение обеспечивало:

1. Шифрование данных.
2. Возможность экспорта в формате, совместимом с государственными системами (например, XML).
3. Контроль версий и аудит изменений.

Формирование структуры данных

В ЭТК обычно включаются такие поля:

• ФИО работника.
• Дата рождения.
• Дата приёма на работу.
• Должность и подразделение.
• Сведения о трудовом статусе (постоянный, временный, совместительство).
• Сведения о расторжении трудового договора.
• Подпись (или электронная подпись) работника.

Ввод и согласование данных

Сотрудник получает уведомление о необходимости заполнения/обновления данных;
Кадровый отдел вводит сведения в систему.
Сотрудник проверяет введённые данные и ставит электронную подпись.
После подписания система фиксирует дату и время изменения.

Ответственность сторон

Несоблюдение регламентов по ведению ЭТК может привести к административным и финансовым последствиям.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли полностью отказаться от бумажных книжек? – Да, при условии, что все записи фиксируются в электронном виде и соблюдаются требования к защите персональных данных.
2. Кто имеет доступ к ЭТК? – Доступ имеют только уполномоченные сотрудники кадрового отдела и бухгалтерия; остальные работники могут просматривать только свои данные.
3. Как хранить ЭТК после увольнения сотрудника? – Данные сохраняются в архиве в течение 50 лет (согласно ТК РФ), после чего подлежат уничтожению в соответствии с установленным порядком.
4. Что делать, если в ЭТК допущена ошибка? – Ошибку необходимо исправить, оформив корректирующее решение и получив подпись работника.

Ведение электронных трудовых книжек – это совместная работа кадрового отдела и бухгалтерии. Кадровый отдел отвечает за сбор, ввод и согласование данных, а бухгалтерия – за учётные и финансовые последствия этих записей. Правильное оформление и хранение ЭТК позволяют организации соблюдать требования законодательства, минимизировать риск ошибок и обеспечить прозрачность отношений с сотрудниками.

При правильной организации процесса электронные трудовые книжки становятся надёжным инструментом управления персоналом, упрощающим работу как с внутренними сотрудниками, так и с контролирующими органами.