Ведение трудовых книжек — это одна из ключевых обязанностей любого работодателя․ И именно работодатель‚ а не работник‚ несет ответственность за своевременное и правильное внесение записей‚ а также за сохранность этого важного документа․ В 2026 году‚ в условиях параллельного существования бумажных и электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ вопрос грамотного делегирования этих обязанностей внутри организации встает особенно остро․
В данной статье мы подробно разберем‚ кого и как назначить ответственным‚ как оформить приказ‚ и нужно ли делать запись в саму трудовую книжку о возложении обязанностей․
Кого назначить ответственным?
Согласно законодательству‚ руководитель организации самостоятельно определяет и назначает сотрудника‚ который будет заниматься ведением трудовых книжек․ Как правило‚ эти обязанности возлагаются на:
- Специалиста кадровой службы, это самый частый и логичный вариант;
- Бухгалтера — в небольших организациях‚ где нет выделенного кадровика;
- Руководителя организации — в микропредприятиях‚ где нет других подходящих сотрудников․
В 2026 году важно помнить‚ что ответственный сотрудник должен вести не только бумажные трудовые книжки (если работник от них не отказался)‚ но и электронные трудовые книжки‚ а также своевременно представлять отчетность в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС-1․
Как правильно оформить возложение обязанностей?
Чтобы назначение ответственного лица имело юридическую силу‚ необходимо соблюсти определенную процедуру․ Факт возложения обязанностей обязательно должен быть зафиксирован в кадровых документах․
Шаг 1․ Издание приказа
Основным документом‚ регламентирующим этот процесс‚ является приказ (распоряжение) о возложении обязанностей по ведению‚ учету‚ хранению и выдаче трудовых книжек․ Для этого достаточно издать соответствующий приказ в свободной форме‚ однако в нем должны быть отражены следующие сведения:
- ФИО и должность сотрудника‚ на которого возлагаются обязанности;
- Перечень возлагаемых обязанностей (ведение‚ учет‚ хранение‚ выдача бумажных и электронных ТК‚ сдача отчета ЕФС-1);
- Размер доплаты (если обязанности выполняются в порядке совмещения должностей) или ссылка на трудовой договор/должностную инструкцию (если это прямая обязанность работника);
- Дата начала исполнения обязанностей;
- Подпись руководителя и ознакомление назначенного сотрудника․
Шаг 2․ Право подписи трудовых книжек
Отдельным важным пунктом в приказе является делегирование права подписи трудовых книжек․ Если руководитель не планирует лично подписывать каждую запись‚ он должен наделить этим правом ответственного сотрудника (например‚ кадровика)․ Это избавит от необходимости каждый раз бегать за подписью к директору․
Шаг 3․ Отражение в должностной инструкции
Обязанности по ведению электронных трудовых книжек и подготовке отчетов ЕФС-1 следует зафиксировать не только в приказе‚ но и в должностной инструкции или трудовом договоре данного сотрудника․ Если обязанности возлагаются на работника‚ в чьи изначальные обязанности это не входило‚ оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору с установлением доплаты за совмещение (увеличение объема работ)․
Делается ли запись в трудовую книжку о возложении обязанностей?
Один из самых частых вопросов‚ вызывающих споры: нужно ли вносить запись в трудовую книжку самого сотрудника о том‚ что на него возложены обязанности по ведению ТК?
Ответ: Нет‚ не нужно․
Возложение обязанностей по ведению‚ учету и хранению трудовых книжек является внутренним организационно-распорядительным процессом работодателя․ Эта функция не является переводом на другую работу или приемом на работу по совместительству․ Следовательно‚ запись об этом в трудовую книжку работника не вносится․
Судебная практика подтверждает этот подход․ Так‚ доводы о том‚ что отсутствие записи в трудовой книжке о работе по совместительству влияет на пенсионные права‚ признаются несостоятельными‚ поскольку обязанность по ведению трудовой книжки возложена на работодателя․ Внутренние приказы работодателя (в т․ч․ о назначении ответственного) касаются трудовой функции конкретного работника внутри компании‚ но не порождают записей в его собственной трудовой книжке․
Особенности ведения трудовых книжек в 2026 году
Назначенный ответственным сотрудник должен учитывать актуальные правила текущего года:
- Параллельное ведение: Если сотрудник не подавал заявление о переходе исключительно на электронную трудовую книжку (ЭТК)‚ работодатель обязан вести бумажную и электронную книжку одновременно․ Прекращение ведения бумажной трудовой без заявления работника является нарушением․
- Бумажные книжки для новичков: Вплоть до конца 2020 года поступающий на работу сотрудник‚ ранее не имевший стажа‚ мог выбрать способ ведения и завести бумажную трудовую․ Сейчас для новых сотрудников бумажные трудовые книжки не заводятся‚ они изначально ведутся в электронном виде․
- Правила ведения: Никаких глобальных изменений в правилах ведения бумажных документов в 2026 году нет․ Запись о приеме по совместительству‚ о переводе и увольнении вносится как в хронологическом порядке‚ так и блоками после увольнения для каждой компании․ Все записи вносятся только работодателем․
Ответственность работодателя
Важно помнить: если работодатель не назначит ответственного сотрудника приказом‚ ответственность за все нарушения в ведении трудовых книжек автоматически несет руководитель организации․ Отсутствие приказа не снимает с работодателя обязанности по правильному ведению‚ учету‚ хранению и выдаче трудовых книжек‚ а также по сдаче отчетности в СФР․
Возложение обязанностей по ведению трудовых книжек, это не просто формальность‚ а важный юридический акт‚ который защищает как самого работодателя‚ так и его сотрудников․ Грамотно изданный приказ‚ закрепление функций в должностной инструкции и право подписи позволят избежать хаоса в кадровом делопроизводстве․ И помните: запись о том‚ что ваш бухгалтер или кадровик стал ответственным за трудовые книжки‚ в его собственную трудовую книжку не вносится!