Вопрос оформления документов о стаже остается одним из самых важных для работодателей и сотрудников. Несмотря на активный переход к цифровым форматам, бумажная трудовая книжка по-прежнему имеет юридическую силу для тех, кто не отказался от нее в пользу электронной версии. В данной статье мы подробно разберем, кто именно несет ответственность за заполнение нового бланка, какие нормативные акты регулируют этот процесс в 2026 году и как избежать распространенных ошибок.
Основное правило: кто вносит записи?
Главный принцип, который необходимо запомнить каждому работодателю и кадровику: заполнением трудовой книжки занимается исключительно работодатель. Сотрудник не имеет права самостоятельно вносить какие-либо данные в этот документ, за исключением подписи на ьном листе при первичном заполнении.
Ответственность за правильность и своевременность внесения записей лежит на:
- Специалисте по кадрам (кадровике);
- Руководителе организации (если должность кадровика отсутствует);
- Ином уполномоченном лице, назначенном приказом руководителя.
Важно отметить, что с 1 сентября 2021 года и по настоящее время (2026 год) действуют правила, утвержденные Приказом Минфина России от № 320н. Именно этот документ регламентирует порядок ведения и хранения трудовых книжек.
Ситуация 1: Первичное оформление трудовой книжки
Если новый сотрудник поступает на работу впервые или потерял документ и не восстанавливал его, работодатель обязан завести новую трудовую книжку. Это происходит в следующих случаях:
- Сотрудник ранее нигде не работал и не имеет бумажной трудовой.
- Сотрудник перешел полностью на электронную трудовую (ЭТК) и подал соответствующее заявление, но теперь ему потребовался бумажный аналог (хотя по общим правилам при переходе на ЭТК бумажная выдается на руки, в некоторых случаях, например при утрате, может встать вопрос о новом бланке, если старая не сохранилась).
- Утеряна трудовая книжка, и сотрудник не имеет возможности получить дубликат у предыдущего работодателя.
Порядок действий работодателя при первичном заполнении:
- Приобрести бланк трудовой книжки установленного образца за счет собственных средств (работодатель не вправе требовать деньги с сотрудника).
- Заполнить ьный лист: внести ФИО, дату рождения, образование, профессию. Все данные вписываются на основании документов (паспорт, диплом, аттестат).
- Попросить сотрудника поставить подпись в специально отведенном месте.
- Поставить печать организации (если она используется) и подпись ответственного лица.
- Внести первую запись о приеме на работу в раздел «Сведения о работе».
Ситуация 2: Прием сотрудника с имеющейся трудовой книжкой
Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, работодатель не заполняет новую. В этом случае действия следующие:
- Принять документ от сотрудника.
- Проверить наличие всех необходимых записей и правильность их оформления.
- Внести новую запись о приеме на работу в раздел «Сведения о работе» на свободных строках.
Важно: Если в старой трудовой книжке закончились страницы для записей о работе, работодатель обязан не заводить новую книжку, а вклеить вкладыш. Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой и без нее недействителен. Записи в него вносятся в продолжение нумерации основной книжки.
Связь с электронной отчетностью (ЕФС-1)
В 2026 году процесс оформления неразрывно связан с цифровым учетом. При приеме на работу и заполнении бумажной трудовой книжки работодатель обязан:
- Сформировать отчет по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1 «Прием, перевод, увольнение»);
- Отправить отчет в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме.
Информация в бумажной трудовой книжке и данные, переданные в СФР через форму ЕФС-1, должны полностью совпадать. Любые расхождения могут привести к проблемам при подсчете стажа сотрудника для пенсии.
Основные требования к заполнению в 2026 году
Согласно актуальным правилам (Приказ № 320н), при заполнении новой или существующей трудовой книжки необходимо соблюдать следующие нормы:
Технические требования
- Инструменты: Записи вносятся шариковой, гелевой или перьевой ручкой. Цвет чернил должен быть синим, фиолетовым или черным.
- Аккуратность: Не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «приказ» как «пр.»). Даты указываются арабскими цифрами.
- Исправления: Зачеркивания в разделе «Сведения о работе» запрещены. Если допущена ошибка, она исправляется путем признания записи недействительной и внесения правильной записи со ссылкой на номер и дату приказа об исправлении.
Особенности новой формы бланка
Стоит помнить об изменениях в форме бланка, которые действуют с 2023 года и актуальны в 2026 году:
- Количество разворотов для сведений о работе увеличено до 14.
- Количество разворотов для сведений о награждениях уменьшено до 7.
Частые ошибки работодателей
Чтобы избежать проблем с проверяющими органами и пенсионным обеспечением сотрудников, избегайте следующих ошибок:
- Заполнение сотрудником: Никогда не передавайте ручку и бланк самому работнику для внесения данных о приеме или увольнении.
- Отсутствие печати: Если организация использует печать, ее отсутствие на ьном листе или записи об увольнении может сделать документ недействительным (хотя с 2016 года наличие печати стало правом, а не обязанностью, если это не прописано в уставе, привычка и требование многих инструкций сохраняются для избежания вопросов).
- Несвоевременная запись: Запись о приеме вносится в течение 5 дней с момента фактического начала работы, но не позднее дня издания приказа.
Ответ на вопрос «Кто заполняет новую трудовую книжку?» однозначен: это делает работодатель (его уполномоченный представитель). Сотрудник лишь предоставляет документы и проверяет внесенные данные, заверяя их подписью. Соблюдение правил Приказа Минфина № 320н, аккуратность в записях и своевременная сдача отчетности ЕФС-1 в Социальный фонд России — залог правильного оформления трудовых отношений в 2026 году.
Помните, что трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж работы, и ошибки при ее заполнении могут существенно осложнить жизнь сотруднику при выходе на пенсию.