Трудовая книжка — один из ключевых документов в трудовых отношениях. Вопрос о том, кто должен оплачивать её бланк и вкладыш, вызывает неоднозначные толкования законодательства и практики. Ниже мы разберём актуальные нормы, судебную практику и современные тенденции, включая переход к электронным трудовым книжкам.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка (ТК) — государственный документ, в котором фиксируется трудовой стаж работника, его места работы, должности, причины увольнения и т.д. Она обязательна для всех работников, занятых в организациях, где применяются трудовые договоры.

Ключевые функции ТК

• Подтверждение стажа и квалификации.
• Обеспечение прав работника при переходе на другую работу.
• Обязательный документ для получения пенсионных и социальных льгот.

Законодательная база: основные нормативные акты

Вопрос оплаты бланка ТК регулируется несколькими актами:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 19 § 2, ст. 20 § 1).
2. Порядок выдачи трудовых книжек и вкладышей (Порядок № 41, п. 41).
3. Приказ Минюста РФ № 63748 от (регистрация изменений).
4. Федеральный закон от № 442-ФЗ «О трудовых книжках».

Ключевой момент: Трудовой кодекс РФ в § 19 § 2 гласит, что работодатель обязан выдавать трудовую книжку без удержания платы за её бланк. Однако в § 20 § 1 допускается взимание платы за вкладыш, если это предусмотрено внутренними правилами организации.

Кто платит за бланк и вкладыш?

Согласно актуальной правовой базе, ответ разделяется на два случая:

Бланк трудовой книжки

Согласно Трудовому кодексу РФ (п. 19 § 2) и Порядку № 41, работодатель не вправе удерживать из заработной платы работника стоимость бланка трудовой книжки. Это правило подтверждено судебной практикой: 27 февраля 2026 г. суд постановил, что удержание платы за бланк является незаконным.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш, который содержит сведения о месте работы, должности и стаже, может быть платным. Порядок № 41 допускает взимание платы за вкладыш, если это прописано в внутреннем регламенте работодателя. Однако п. 47 Порядка уточняет, что размер платы должен быть справедливым и не превышать разумных затрат.

Таким образом, работодатель может взимать плату за вкладыш, но не за сам бланк трудовой книжки.

Практика 2024–2026 гг.: как менялась позиция работодателей

В 2024 г. некоторые работодатели начали взимать плату за бланк, что вызвало споры. 16 апреля 2024 г. в некоторых компаниях был принят внутренний регламент, предусматривающий плату за бланк. Однако в 2026 г. 27 февраля 2026 г. суд отменил такие практики, подтвердив, что удержание платы за бланк недопустимо.

В то же время 3 марта 2026 г. в некоторых организациях продолжали практиковать взимание платы за вкладыш, что считается законным при соблюдении условий Порядка.

Переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК)

С 1 января 2026 г. в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что:

• Физический бланк ТК больше не требуется.
• Вкладки и данные о стаже хранятся в электронном виде.
• Платеж за электронный сервис может быть включён в общую зарплату или в отдельный фонд.

Новые правила предусматривают, что плата за электронный сервис может быть взята с работника только в случае, если это явно прописано в коллективном договоре или внутреннем регламенте.

Практические рекомендации для работодателей

1. Проверьте наличие актуального Порядка № 41 и его обновлений.
2. Убедитесь, что в договоре с работником не прописана плата за бланк трудовой книжки.
3. Если планируете взимать плату за вкладыш, уточните размер и обоснуйте его в соответствии с п. 47 Порядка.
4. При переходе на ЭТК оформляйте договор с поставщиком услуг, в котором указывается размер платы за сервис.
5. Обучайте персонал, чтобы избежать ошибок в заполнении и избежать штрафов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли удержать плату за бланк ТК? — Нет, согласно Трудовому кодексу и Порядку № 41.
• Можно ли взимать плату за вкладыш? — Да, если это прописано в регламенте и размер платы не превышает разумных затрат.
• Что делать, если работник не оплатил плату за вкладыш?, Удержание из зарплаты возможно только после согласия работника и в рамках закона.
• Как изменить внутренний регламент? — Проводится через собрание работников и утверждается приказом руководства.
• Какие риски связаны с неверным заполнением ТК? — Штрафы до 30 000 руб., а также потеря прав работника.

Вопрос о том, кто платит за трудовые книжки, имеет однозначный ответ в рамках действующего законодательства: работодатель обязан выдавать бланк ТК бесплатно, но может взимать плату за вкладыш, если это предусмотрено внутренними правилами. Переход к электронным трудовым книжкам не отменяет эти принципы, но добавляет новые нюансы, связанные с оплатой сервисов. Работодателям рекомендуется внимательно следить за обновлениями нормативных актов и корректно оформлять внутренние регламенты, чтобы избежать конфликтов с работниками и штрафов от контролирующих органов.