В процессе трудовой деятельности любого сотрудника может возникнуть ситуация, когда свободное место в его трудовой книжке заканчивается. Особенно часто это происходит в разделе «Сведения о работе». В таком случае оформляется специальный вкладыш. У многих работодателей и сотрудников возникает резонный вопрос: кто именно должен нести расходы на покупку этого бланка? Разберемся в этом вопросе подробно, опираясь на действующее законодательство.
Что говорит закон?
В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от № 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Таким образом, ответ на главный вопрос однозначен: бланк вкладыша должен приобретаться работодателем. Работник не обязан самостоятельно искать, где купить вкладыш, и приносить его в отдел кадров. Работодатель обязан заблаговременно закупать чистые бланки в порядке, утверждаемом Правительством, и выдавать их по мере необходимости.
Кто оплачивает покупку вкладыша?
Несмотря на то, что покупает вкладыш именно работодатель, финансовая сторона вопроса регулируется особым образом. Согласно законодательству, работодатель имеет право взыскать с работника потраченную сумму.
На практике это выглядит так:
- Работодатель — приобретает бланк за свой счет, оформляет, вшивает его и делает необходимые записи.
- Работник — возмещает работодателю стоимость вкладыша. Сумма удержания не может превышать стоимость самого бланка;
Когда работодатель не имеет права брать плату с работника?
Существует три исключения, когда удерживать стоимость вкладыша с сотрудника запрещено. Плата не взимается в следующих случаях:
- При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (пожары, наводнения, техногенные катастрофы и т.д.).
- При порче бланка по вине работодателя (например, сотрудник отдела кадров испортил вкладыш при заполнении).
- Если сотрудник впервые устраивается на работу и работодатель оформляет ему новую трудовую книжку (в этом случае работник также возмещает стоимость бланка, но если работодатель по своей инициативе выдает книжку бесплатно, он не вправе требовать компенсации).
Где работодатель должен покупать бланки?
Трудовые книжки и вкладыши в них являются документами строгой отчетности, которые выпускаються исключительно Гознаком. Работодатель не может купить их в обычном канцелярском магазине или с рук.
Приобретать бланки необходимо:
- У официальных распространителей, которые имеют договор с объединением «Гознак».
- У проверенных посредников, занимающихся работой непосредственно с Гознаком и имеющих соответствующие лицензии.
Покупка неофициальных бланков чревата серьезными последствиями: такая трудовая книжка или вкладыш будут признаны недействительными, а работодателя могут привлечь к административной ответственности.
Как правильно оформить и вшить вкладыш?
Оформление вкладыша требует строгого соблюдения правил, иначе документ потеряет свою юридическую силу.
Заполнение вкладыша
Заполнение вкладыша производится по тем же правилам, что и заполнение самой трудовой книжки:
- На ьном листе вкладыша указываются ФИО работника, дата рождения, образование, профессия и дата заполнения.
- Важно: на ьном листе вкладыша не нужно снова ставить печать организации, если данные совпадают с ьным листом трудовой книжки. Печать ставится только при изменении данных.
- Раздел «Сведения о работе» продолжается нумерацией записей из трудовой книжки (номер записи не начинается с единицы, а идет по порядку).
Отметка на трудовой книжке
Без отметки на самой трудовой книжке вкладыш не имеет силы. На ьном листе трудовой книжки (в правом верхнем углу) ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Если такого штампа нет, допускается вписать эту информацию от руки, однако штамп является предпочтительным вариантом.
Как вшить вкладыш?
Вкладыш не просто вкладывается в трудовую книжку, он должен быть вшит в нее. Это делается для предотвращения утери или подмены документа.
Основные правила вшивания:
- Вкладыш вшивается в самом конце трудовой книжки, после последнего листа.
- Некоторые кадровики вшивают его между обложкой и последним листом, что также допустимо, но первый вариант считается более правильным.
- Для вшивания используется обычная иголка и нитки (как правило, белые или черные). Достаточно сделать 2-3 стежка по левому краю вкладыша и книжки.
- Крепить вкладыш скрепками, степлером или клеем категорически запрещено.
Влияние электронных трудовых книжек
С введением в 2020 году электронных трудовых книжек (ЕФС-1) актуальность бумажных бланков снизилась, но не исчезла полностью. Многие работники выбрали сохранение бумажной формы ведения, а некоторые ведут документ одновременно в двух формах. Это означает, что:
- Если работник не подал заявление о переходе на электронный формат, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую.
- Если место в бумажной книжке закончилось, вкладыш оформляется в любом случае по всем правилам, описанным выше.
Учет трудовых книжек и вкладышей
Работодатель обязан вести строгий учет всех бланков. Для этого используются:
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — ведется бухгалтерией для учета закупленных и выданных бланков.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — ведется кадровой службой для фиксации факта выдачи вкладыша конкретному работнику (с проставлением его подписи).
Краткий итог
- Кто покупает? — Работодатель (самостоятельно и заблаговременно).
- Кто платит? — По общему правилу работник возмещает работодателю стоимость бланка.
- Где покупать? — Только у официальных представителей Гознака.
- Как оформить? — Вшить в конец книжки, поставить штамп «Выдан вкладыш» на ьном листе и продолжить нумерацию записей.
Соблюдение этих простых, но строгих правил позволит работодателю избежать штрафов от трудовой инспекции, а работнику — проблем с подтверждением своего стажа в будущем.