Оформление увольнения — это финальный и один из самых важных этапов трудовых отношений. Ошибка в документах‚ и особенно в трудовой книжке‚ может привести к серьезным проблемам как для бывшего сотрудника (трудности с получением пособия‚ устройством на новую работу)‚ так и для работодателя (штрафы от трудовой инспекции); Один из самых частых вопросов: чья именно подпись должна стоять в трудовой книжке при увольнении? Разберем все нюансы‚ опираясь на актуальное законодательство и практику 2026 года.

Общее правило: кто несет ответственность?

Согласно пункту 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ ответственность за работу с этим документом (ведение‚ хранение‚ учет‚ выдача) несет работодатель. Однако непосредственно вносит записи и подписывает их конкретное должностное лицо.

В стандартной ситуации‚ когда в организации есть кадровая служба или назначенный специалист‚ запись об увольнении заверяется:

• Подписью лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек (например‚ инспектор по кадрам‚ менеджер по персоналу).
• Или подписью самого работодателя (если это индивидуальный предприниматель или руководитель организации‚ взявший эту функцию на себя);
• Обязательным наличием печати организации (при ее наличии).

Важно помнить: запись должна быть сделана в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ (ст. 84.1 ТК РФ).

Кто подписывает трудовую книжку рядового сотрудника?

При увольнении обычного сотрудника алгоритм действий следующий:

1. Издается приказ об увольнении.
2. В трудовую книжку вносится запись с указанием причины и статьи ТК РФ.
3. Запись заверяется подписью сотрудника‚ ответственного за ведение трудовых книжек.
4. Ставится печать организации.
5. Свою подпись ставит сам увольняющийся работник‚ подтверждая факт ознакомления с записью и получения книжки на руки.

Если в организации нет специально назначенного ответственного за ведение трудовых книжек‚ эту функцию выполняет руководитель организации или лицо‚ уполномоченное приказом (например‚ главный бухгалтер или секретарь). Именно их подпись и будет стоять в графе.

Сложный случай: увольнение Генерального директора

Ситуация становится интереснее‚ когда увольняется сам руководитель организации. Кто в таком случае имеет право подписать его трудовую книжку?

Вариант 1: В организации есть кадровая служба

Если в штате есть сотрудник (инспектор по кадрам)‚ на которого возложены обязанности по ведению трудовых книжек‚ то именно он вносит запись об увольнении директора и ставит свою подпись. Директор в этом случае выступает как обычный работник.

Вариант 2: Кадровика нет‚ обязанности исполняет сам директор

Часто в небольших компаниях ведение трудовых книжек возложено на самого генерального директора. Возникает вопрос: может ли он сам себе поставить подпись при увольнении?

Согласно разъяснениям Роструда (в частности‚ Письмо от № 1143-ТЗ)‚ если в организации отсутствует иной сотрудник‚ уполномоченный на ведение трудовых книжек‚ то директор может лично подписать запись в своей трудовой книжке при увольнении. В этом случае он действует как представитель работодателя.

Вариант 3: Полномочия переданы по доверенности

Если полномочия генерального директора временно переданы другому лицу по доверенности‚ и именно это лицо подписывает приказ об увольнении директора‚ то запись в трудовой книжке может заверить:

• Лицо‚ исполняющее обязанности руководителя (на основании доверенности).
• Или сотрудник‚ ответственный за ведение трудовых книжек (если такой есть и не увольняется).

Вариант 4: Директор, единственный учредитель

Если генеральный директор является единственным учредителем и сам себя увольняет (например‚ в связи с ликвидацией ООО или окончанием срока полномочий)‚ он также ставит подпись в своей трудовой книжке как представитель работодателя. Дополнительное заверение у нотариуса или третьих лиц не требуется‚ достаточно приказа о прекращении полномочий.

Технические нюансы заполнения

При внесении записей важно соблюдать следующие правила:

• Дата записи должна совпадать с датой увольнения‚ указанной в приказе.
• Формулировка должна дословно соответствовать статье ТК РФ (например‚ «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника‚ пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
• Место для подписи: если на странице «Сведения о работе» не осталось места для подписи и печати‚ запись переносят на новую страницу или вставляют вкладыш. Нельзя оставлять запись без заверения печатью и подписью.

Резюме

Подписывать запись об увольнении в трудовой книжке имеет право:

1. Сотрудник‚ ответственный за ведение трудовых книжек (кадровик).
2. Работодатель (руководитель организации‚ ИП)‚ если обязанности кадровика не делегированы;
3. В случае увольнения самого директора — либо кадровик‚ либо (при его отсутствии) сам директор‚ либо лицо‚ действующее по доверенности.

Главное требование — подпись должна принадлежать лицу‚ уполномоченному на это внутренними документами организации (приказом‚ должностной инструкцией) или законом. Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту процесса увольнения.