Ведение трудовых книжек — один из самых строго регламентированных процессов в кадровом делопроизводстве․ Стандартная ситуация, когда записи вносит специалист отдела кадров, а заверяет их генеральный директор, понятна всем․ Однако на практике часто возникают сложные случаи: директор уволен, находится в отпуске, болен, вакансия не занята или же речь идет об увольнении самого руководителя․ Кто в таких случаях имеет право подписывать трудовую книжку? Разберем этот вопрос подробно, опираясь на актуальные нормы и практику 2026 года․

Общие правила: кто отвечает за трудовые книжки?

Согласно действующему законодательству и Инструкции по заполнению трудовых книжек, ответственность за правильное ведение, хранение и учет трудовых книжек несет работодатель․ На практике эти функции делегируются конкретным лицам:

Специалист отдела кадров (или инспектор по кадрам) — непосредственно вносит записи․
Генеральный директор — заверяет записи своей подписью и подписью лица, ответственного за ведение книжек, а также ставит печать организации (если она используется)․

Запись в трудовой книжке должна быть заверена подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника․ Проблема возникает, когда цепочка «кадровик — директор» разрывается․

Ситуация 1: Директор временно отсутствует (болезнь, отпуск, командировка)

Если генеральный директор временно не исполняет свои обязанности, его полномочия не исчезают, а передаются другому лицу․ В этом случае трудовую книжку подписывает лицо, временно исполняющее обязанности руководителя (ВРИО)․

Для легитимности действий такого лица необходимы следующие условия:

• Наличие приказа о возложении обязанностей временно отсутствующего руководителя на конкретного сотрудника․
• Наличие доверенности (в некоторых случаях), наделяющей сотрудника правом подписи кадровых документов․
• В приказе должно быть четко прописано право подписи документов, связанных с трудовыми отношениями․

> Важно: Просто быть заместителем директора недостаточно․ Должен быть издан официальный распорядительный документ (приказ), фиксирующий передачу полномочий на период отсутствия директора․

Ситуация 2: Должность директора вакантна

Если предыдущий директор уволен, а новый еще не принят, организация не может остаться без руководителя․ Полномочия единоличного исполнительного органа в этот период обычно переходят к:

• Председателю совета директоров․
• Одному из членов совета директоров․
• Иному лицу, уполномоченному решением общего собрания участников (акционеров) или совета директоров․

Именно это уполномоченное лицо, действующее на основании протокола собрания или решения собственника, подписывает приказы о приеме/увольнении и заверяет записи в трудовых книжках сотрудников․

Ситуация 3: Увольнение самого генерального директора

Это самый сложный и часто встречающийся кейс․ Кто подписывает трудовую книжку увольняющегося директора, если он сам является тем, кто обычно ставит подпись?

Вариант А: Директор не является единственным учредителем

Решение о приеме и увольнении генерального директора принимает собственник (общее собрание участников, совет директоров)․
Собственники выпускают протокол/решение об увольнении директора․
В этом же решении (или в отдельном пункте) собственники должны определить, кто именно уполномочен внести запись в трудовую книжку директора и подписать её․
Чаще всего запись вносит и подписывает председатель собрания, представитель собственников или новый директор (если он уже принят и вступил в должность)․
Если в организации есть начальник отдела кадров, он может внести запись на основании приказа, но заверить её должен представитель собственника, так как сам директор уже не имеет полномочий подписывать документы о своем увольнении․

Вариант Б: Директор — единственный учредитель

Если генеральный директор является единственным работником и единственным учредителем организации, ситуация выглядит парадоксальной, но решаемой:

• Директор принимает решение единственного участника о прекращении своих полномочий․
• Поскольку разделить функции «работодатель» и «работник» в одном лице при увольнении невозможно, запись в трудовую книжку вносит лицо, уполномоченное решением собственника․
• На практике, если директор один, он может подписать трудовую книжку сам, но с формулировкой в графе «Должность», указывающей на его статус (например, «Единственный участник ООО «Ромашка»»), либо привлечь для подписи нотариуса или представителя, уполномоченного по доверенности (хотя последнее требуется редко, если нет споров)․
• Однако, согласно сложившейся судебной практике и разъяснениям, если иных работников нет, запись может быть заверена подписью самого увольняющегося директора как представителя работодателя, так как иного физического лица для подписи просто не существует․ Главное — наличие правильно оформленного решения собственника․

Ситуация 4: Передача полномочий по доверенности

В некоторых случаях учредители передают полномочия по управлению организацией и ведению кадровой документации третьему лицу (управляющему) на основании договора или доверенности․

• Если полномочия генерального директора переданы по доверенности другому лицу, то именно это лицо (управляющий) подписывает трудовые книжки․
• В трудовой книжке в графе «Должность» указывается должность того, кто подписывает документ (например, «Управляющий»), либо делается ссылка на доверенность․

Алгоритм действий при отсутствии директора

Чтобы запись в трудовой книжке считалась valid (действительной) и не вызвала проблем при проверке или получении пенсии, следуйте алгоритму:

Проверьте локальные акты․ Есть ли приказ о распределении обязанностей на время отсутствия директора?
Обратитесь к собственникам․ Если директор уволен или должность вакантна, требуется решение общего собрания или совета директоров о назначении ответственного за подписание кадровых документов․
Оформите приказ․ На основании решения собственников издается приказ по организации о возложении обязанностей по ведению трудовых книжек и праву подписи на конкретного сотрудника․
Внесите запись․ Ответственное лицо вносит запись в трудовую книжку, указывая основание (приказ об увольнении/приеме)․
Заверьте запись․ В графе подписи ставится подпись уполномоченного лица; Должность указывается фактическая (того, кто подписал)․ Печать организации ставится при наличии․

Частые ошибки и риски

• Подпись «за директора» без оснований․ Сотрудник не имеет права просто так подписать документ за отсутствующего руководителя․ Необходим приказ или доверенность․ Запись, заверенная unauthorized person (неуполномоченным лицом), может быть признана недействительной․
• Отсутствие печати․ Хотя с 2016 года печать не является обязательной для всех ООО, если она есть в уставе и используется в документообороте, её отсутствие на записи в трудовой книжке может стать проблемой․
• Самоподпись при увольнении директора․ Если директор увольняется и сам себе подписывает трудовую без решения собственников, это может быть расценено как нарушение․ Решение собственника — ключевой документ в этой цепочке․

Вопрос «Кто подписывает трудовую книжку, если нет директора?» не имеет одного универсального ответа, так как зависит от причины отсутствия руководителя․

• При временном отсутствии — ВРИО на основании приказа․
• При вакансии — лицо, уполномоченное собственниками․
• При увольнении самого директора — представитель собственников или лицо, указанное в протоколе собрания․

Главное правило: любое действие по подписи должно базироваться на распорядительном документе (приказе, протоколе, решении собственника), наделяющем конкретное физическое лицо соответствующими полномочиями․ Соблюдение этой формальности защитит и работника, и организацию от юридических рисков․