При расторжении трудового договора одной из ключевых процедур является оформление записи об увольнении в трудовой книжке работника. Несмотря на то, что сам процесс ведётся кадровиком (специалистом по кадровому делопроизводству), подпись и заверение записи делает не он, а иное уполномоченное лицо. Ниже подробно рассмотрено, кто именно имеет право подписывать трудовую книжку при увольнении, какие нормативные акты регулируют этот вопрос и какие последствия могут наступить при нарушении порядка оформления.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации – ст. 77 устанавливает обязанность работодателя подписывать трудовую книжку при увольнении работника.
• Правила ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 225) – п. 35 определяет порядок внесения и заверения записей.
• Кодекс об административных правонарушениях РФ – ст. 5.27 предусматривает штрафы за нарушение трудового законодательства при ведении документов о трудовой деятельности (от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц).

Кто именно подписывает трудовую книжку?

Согласно вышеуказанным нормативным актам, подпись под записью об увольнении ставит работодатель либо его уполномоченное представитель. На практике это может быть:

1. Руководитель организации (директор, генеральный директор, президент и т.п.).
2. Уполномоченное должностное лицо, которому делегировано право подписи трудовых книжек (например, заместитель директора по кадровому вопросу, руководитель отдела кадров).
3. Кадровик (специалист по кадровому делопроизводству) не имеет права ставить свою подпись под записью об увольнении, если только он не наделен соответствующей доверенностью или приказом руководителя о delegating подписи. В большинстве организаций кадровик лишь готовит запись, проверяет её корректность и передаёт на подпись уполномоченному лицу.

Таким образом, роль кадровика заключается в:

• формировании текста записи (дата увольнения, основание, номер приказа, формулировка «уволен по собственному желанию», «по соглашению сторон» и т.д.);
• проверке соответствия записи требованиям законодательства и внутренних локальных актов;
• подготовке трудовой книжки к подписанию (выравнивание строк, отсутствие помарок);
• информированию работника о необходимости подписи в книжке и получении расписки о получении трудовой книжки.

Процедура подписания и заверения записи

1. Подготовка приказа об увольнении – издаётся руководителем или уполномоченным лицом, после чего кадровик вносит данные из приказа в трудовую книжку.
2. Внесение записи – кадровик аккуратно заполняет раздел «Сведения о работе» (или «Сведения о наградах», если требуется).
3. Подпись уполномоченного лица – после проверки запись подписывает работодатель или его представитель. Подпись должна быть разборчивой, рядом указывается должность и расшифровка (Ф.И.О.).
4. Печать организации – если у организации есть печать, она ставится рядом с подписью (п. 35 Правил). Отсутствие печати не является нарушением, если у организации нет печати, но подпись обязательна.
5. Расписка работника – работник расписывается в трудовой книжке о получении документа (обычно на последней странице или в специальном журнале движения трудовых книжек).
6. Выдача трудовой книжки – после всех подписей и печати книжка выдаётся работнику под расписку.

Ответственность за нарушение порядка подписания

Нарушение требований по подписанию трудовой книжки может повлечь:

• административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц);
• возможность признания записи недействительной, что усложнит последующее трудоустройство работника и может привести к судебным спорам;
• репутационные риски для организации, особенно если нарушения носят системный характер.

Практические рекомендации для кадровиков

1. Всегда проверяйте, кто именно уполномочен подписывать трудовые книжки в вашей организации (приказ о delegating подписи, внутренний регламент).
2. Не ставьте свою подпись под записью об увольнении, если нет соответствующего доверенного поручения – это может быть расценено как превышение полномочий.
3. Сохраняйте копию приказа об увольнении и запись в трудовой книжке в личном деле сотрудника на случай проверки.
4. При отсутствии печати организации убедитесь, что подпись уполномоченного лица чётко читаема и содержит все requisites (должность, Ф.И.О.).
5. Обучайте новых сотрудников отдела кадров правилам оформления и подписания трудовых книжек, проводя внутренние инструктажи не реже одного раза в год.

При увольнении работника запись в трудовой книжке делает кадровик, но подпись и заверение записи производит работодатель либо его уполномоченное представитель. Кадровик отвечает за корректность оформления записи, подготовку документов и взаимодействие с работником, однако ставить свою подпись без соответствующего delegating права запрещено. Соблюдение установленного порядка не только защищает права работника, но и минимизирует риски административной ответственности для организации.