Вопрос о том, кто именно подписывает запись в трудовой книжке директора при его увольнении, часто вызывает недоразумения. Это связано с тем, что в разных организациях действуют разные практики, а также с особенностями законодательства РФ, регулирующего ведение трудовых книжек.
Правовые основы
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – в статье 116 ТК РФ указано, что запись о приёме, переводе, увольнении и т.д. в трудовую книжку оформляется работодателем.
- Положение о трудовой книжке – в § 2.2 Инструкции о ведении трудовых книжек работодателя прописано, что запись в трудовой книжке вносит лицо, ответственное за её ведение.
- Правила и инструкции Минтруда РФ – в пункте 35 Правил о ведении трудовых книжек уточняется, что подпись ставится либо работодателем, либо ответственным за ведение трудовых книжек.
Общая схема оформления записи о увольнении директора
- На основании решения (постановления, приказа) о увольнении генерального директора, сам директор подписывает приказ о своём увольнении.
- Директор ставит подпись дважды: один раз – как подписывающий приказ, второй – как подтверждающий ознакомление с приказом.
- Запись о увольнении в трудовую книжку оформляется ответственным за её ведение (обычно это сотрудник отдела кадров или назначенный специалист).
- Запись заверяется печатью организации.
Случаи, когда подпись ставит сам директор
- Если в организации только один сотрудник – генеральный директор, то он одновременно является работодателем и ответственным за ведение трудовых книжек. В этом случае подпись ставит сам директор.
- При отсутствии отдела кадров и при отсутствии назначенного специалиста по кадрам, подпись может ставить сам директор, если он является единственным работником.
Случаи, когда подпись ставит другой сотрудник
- Если в организации есть отдел кадров, то запись в трудовой книжке вносит сотрудник, ответственный за её ведение, а подпись ставит либо руководитель, либо этот сотрудник.
- При полномочиях генерального директора переданных по доверенности другому лицу, запись в трудовой книжке оформляется подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации.
- Если директор находится в отпуске и передал свои полномочия заму, то подпись может ставить заместитель.
Практические рекомендации
- Проверка полномочий – убедитесь, что у лица, подписывающего запись, есть надлежащие полномочия (постановление, приказ).
- Подпись и печать – запись должна быть подписана и заверена печатью организации. Если печать отсутствует, запись может быть признана недействительной.
- Документальное подтверждение – храните копии приказа о увольнении, протоколы собрания учредителей (если применимо) и другие документы, подтверждающие факт увольнения.
- Согласование с юристом – при сомнениях в правильности оформления лучше проконсультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве.
Пример оформления записи
В трудовой книжке пишется:
- Дата увольнения –
- Причина увольнения – Увольнение по собственному желанию
- Подпись – Иванов И.И; (генеральный директор)
- Печать – ООО «Пример»
В примере выше подпись ставит сам директор, так как он является единственным работником и одновременно работодателем.
Часто задаваемые вопросы
- Может ли специалист по кадрам ставить свою подпись в трудовой книжке директора? – Да, если он назначен ответственным за ведение трудовых книжек. В таком случае подпись ставит специалист по кадрам, а не сам директор.
- Что делать, если в организации нет отдела кадров? – В таком случае подпись ставит сам директор, если он является единственным работником, либо назначенный на это лицо.
- Можно ли использовать электронную подпись? – В настоящее время электронная подпись в трудовой книжке не применяется; запись должна быть в бумажном виде.
Подписывать запись в трудовой книжке директора при его увольнении может сам директор, если он является единственным работником и одновременно работодателем. В иных случаях подпись ставит сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, либо руководитель организации. Важно, чтобы запись была подписана, заверена печатью и соответствовала требованиям Трудового кодекса РФ и инструкций Минтруда.