Вопрос о том, кто несет расходы на приобретение трудовой книжки и вкладыша в неё, часто вызывает споры у работодателей и новичков. В этой статье мы разберём правовое основание, практику оформления и дадим чёткий ответ, кто должен покупать эти документы.
Правовое основание
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 65), трудовую книжку должен вести работодатель. Это означает, что основная ответственность за её оформление и обеспечение лежит на организации или индивидуальном предпринимателе.
Что говорит закон?
- Работодатель обязан обеспечить работника трудовой книжкой.
- При приёме на работу впервые в жизни работник получает книжку от работодателя.
- Работодатель имеет право приобретать бланки у изготовителя или у уполномоченных поставщиков.
Кто на практике покупает трудовую книжку?
Несмотря на то, что закон возлагает обязанность на работодателя, в реальной практике ситуация неоднозначна. Ниже перечислены основные варианты.
Приём на работу впервые в жизни
Для людей, которые устраиваются на работу впервые в жизни, обычно действует следующая схема:
- Работодатель приобретает необходимый бланк трудовой книжки.
- Книжка передаётся новому сотруднику для заполнения.
- Работник может самостоятельно приобрести дополнительные вкладыши, но это не обязательно.
При переводе с другого места
Если работник переводится из другой организации, в его трудовой книжке уже есть записи. В этом случае:
- Работодатель оформляет вкладку (вкладыш) в новую книжку.
- Расходы на её покупку обычно покрывает работодатель.
Кто покупает вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш – это отдельный документ, который фиксирует дополнительные сведения о работе (например, сведения о дополнительном образовании, отпуске и т.д.). По практике:
- Работодатель обязан обеспечить наличие вкладыша при необходимости.
- Если вкладыш нужен с первого дня работы, его покупают заранее, ещё до начала трудовых отношений.
- При оформлении впервые вкладыш регистрируется в приходно‑расходной книге с указанием серии и номера.
Особенности для индивидуального предпринимателя (ИП)
ИП, как и любые другие работодатели, обязан вести трудовые книжки своих сотрудников. Поэтому:
- ИП покупает бланки трудовых книжек и вкладышей у изготовителя или у уполномоченных поставщиков.
- Расходы на эти покупки включаются в план расходов ИП и не перекладываются на работников.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли работнику самостоятельно покупать трудовую книжку?
Согласно большинству консультаций кадровых экспертов, работателю не требуется покупать трудовую книжку. Её приобретение – обязанность работодателя. Однако в некоторых компаниях практикуется, что сотрудник сам покупает книжку, особенно если требуется срочно.
Может ли работник купить книжку и вкладыш самостоятельно?
Теоретически да, но это нестандартный случай. Если работник всё‑же приобретает бланк, он должен сообщить работодателю, который затем регистрирует его в бухгалтерии и обеспечивает правильное оформление.
Что делать, если работодатель не предоставляет книжку?
В таком случае работник имеет право потребовать выдачи трудовой книжки у работодателя. При отсутствии реакции можно обратиться в трудовую инспекцию.
- Работодатель обязан приобретать и выдавать трудовую книжку и вкладыш.
- Работник может самостоятельно покупать дополнительные вкладыши, но это не обязательное требование.
- Все расходы на бланки включаются в бюджет работодателя и не должны перекладываться на сотрудника.
Соблюдение этих правил гарантирует законность оформления трудовых отношений и избавит обе стороны от возможных конфликтов, связанных с документооборотом.