Вопрос о том, кто должен приобретать трудовую книжку при оформлении на работу, часто возникает как у соискателей, так и у начинающих работодателей. Чтобы избежать недопониманий и лишних трат, важно разобраться в актуальных требованиях трудового законодательства, особенно с учетом перехода на электронный формат учета стажа.

Согласно действующему законодательству, работник не должен покупать трудовую книжку самостоятельно для того, чтобы отдать её работодателю. Трудовой кодекс РФ (статья 65) определяет трудовую книжку как документ, который лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю. Если же бланка у работника нет (например, он устраивается на работу впервые), обязанность по его приобретению и оформлению полностью ложится на плечи работодателя.

Когда работодатель обязан выдать новый бланк

Существует две основные ситуации, когда работодателю необходимо предоставить новый бланк бумажной трудовой книжки:

• Первичное трудоустройство. Если сотрудник устраивается на работу впервые в своей жизни, у него физически нет трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан завести её самостоятельно. Работник не должен идти в магазин или канцелярский отдел и покупать бланк.
• Утрата или порча документа. Если работник потерял трудовую книжку или она пришла в негодность, он должен подать работодателю заявление о выдаче дубликата. Работодатель также обязан предоставить новый бланк.

Может ли работодатель взыскать стоимость бланка с работника?

Да, законодательство это допускает. Хотя работодатель приобретает бланк за свой счет, он имеет право удержать стоимость трудовой книжки из заработной платы работника на основании его письменного заявления. Если работник отказывается писать такое заявление, работодатель не имеет права самовольно вычитать стоимость бланка из зарплаты.

Важное исключение: если трудовая книжка была утрачена или испорчена по вине самого работодателя (например, при пожаре, затоплении или халатности сотрудника кадровой службы), он обязан выдать дубликат за свой счет без права удержания стоимости с работника.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): что изменилось в 2026 году

С введением электронных трудовых книжек правила приема на работу претерпели изменения. Сегодня работодатель обязан запросить у кандидата сведения о трудовой деятельности в том или ином формате.

Если у сотрудника бумажная трудовая

Бумажная трудовая книжка в 2026 году по-прежнему необходима, если сотрудник ранее не подал заявление о переходе на электронный формат. Работодатель должен запросить её, чтобы:

• Убедиться в наличии или отсутствии закрывающей записи;
• Изучить предыдущий опыт работы кандидата;
• Подсчитать страховой стаж для расчета социальных пособий (больничных, декретных и т.д.).

Работодатели обязаны продолжать вносить записи в бумажную трудовую о приеме на работу, переводах и увольнении для работников, которые не перешли на электронный учет стажа, строго соблюдая правила Минтруда (включая приказ № 320н).

Если сотрудник перешел на ЭТК

Если кандидат утверждает, что он отказался от ведения бумажной трудовой книжки, при приеме на работу в 2026 году он должен предъявить сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) или выписку из электронной трудовой книжки (СТД-СФР). В этом случае предоставлять бумажный бланк не нужно.

Особенности для тех, кто впервые устраивается на работу

Если человек впервые поступает на работу (начиная с 2021 года и в 2026 году это правило сохраняется), оформлять ему бумажную трудовую книжку не требуется. Такому сотруднику сразу заводится электронная трудовая книжка (ЭТК). Данные о его стаже будут передаваться напрямую в Социальный фонд России (СФР).

Однако, если такой первичный работник письменно заявит о своем желании иметь именно бумажный вариант документа, работодатель будет обязан его завести и приобрести бланк за счет организации (с возможностью последующего удержания стоимости).

Краткие выводы

1. Покупать трудовую книжку заранее не нужно. Вы просто предъявляете имеющийся документ работодателю.
2. Если вы устраиваетесь впервые, работодатель сам оформит вам электронную трудовую книжку. Бумажный бланк вам не нужен, если вы сами не напишете заявление на его ведение.
3. Если вы перешли на ЭТК, вместо бумажной книжки предоставьте работодателю справку СТД-Р или выписку СТД-СФР.
4. Если вы потеряли бумажную трудовую, вы пишете заявление на выдачу дубликата, а работодатель предоставляет вам новый бланк (возможно, с удержанием его стоимости из вашей зарплаты).

Соблюдение этих правил гарантирует, что процедура трудоустройства пройдет в полном соответствии с ТК РФ, а ваш стаж будет корректно зафиксирован как в бумажном, так и в цифровом формате.