В процессе трудовой деятельности любого сотрудника может возникнуть ситуация, когда разделы трудовой книжки (чаще всего «Сведения о работе») заканчиваются. В этом случае не выдается новый бланк трудовой, а используется специальный вкладыш. Это документ, который содержит сведения о профессиональной деятельности сотрудника и имеет равную юридическую силу с самой трудовой книжкой. Однако у работодателей и кадровиков часто возникает вопрос: кто именно должен приобретать этот бланк?
Кто покупает вкладыш: работник или работодатель?
Согласно действующему трудовому законодательству, приобретать вкладыши в трудовую книжку обязан работодатель. Это правило четко регламентировано:
- Заблаговременная закупка: работодатель должен покупать вкладыши не в момент приема нового сотрудника, а заранее, чтобы бланки всегда были в наличии.
- Утвержденный порядок: закупка осуществляется в порядке, который утверждается Министерством финансов РФ. Работодатель не может отправить сотрудника в магазин или к посредникам за покупкой бланка за свой счет.
- Основание для выдачи: работодатель оформляет и выдает вкладыш, когда в трудовой книжке полностью заполнен один из разделов и для новых записей не осталось свободных строк.
Можно ли взыскать стоимость вкладыша с работника?
Несмотря на то, что покупает вкладыш работодатель, Трудовой кодекс РФ позволяет работодателю удержать стоимость бланка из заработной платы сотрудника. Это делается на основании статьи 165 ТК РФ. Однако есть важные исключения, когда работник получает вкладыш абсолютно бесплатно:
- Если вкладыш выдается в связи с порчей или утратой трудовой книжки по вине самого работодателя.
- Если сотрудник работает у данного работодателя впервые и именно он заводит для него трудовую книжку (в этом случае работодатель оплачивает и саму книжку, и первый вкладыш, если он понадобился).
Учет вкладышей в организации
Поскольку бланки строгой отчетности требуют особого контроля, работодатель обязан вести их учет. При оформлении вкладыша впервые (как и при поступлении новой партии бланков) необходимо:
- Регистрировать вкладыш в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
- Обязательно указывать серию и номер каждого выданного вкладыша.
- Отражать выдачу вкладыша в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Особенности оформления вкладыша
Оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, в период работы у которого закончился свободный раздел. Важно соблюдать ключевые правила:
Заполнение ьного листа
На ьном листе вкладыша указываются персональные данные сотрудника, актуальные на настоящий момент времени. Если с момента заведения самой трудовой книжки у работника изменились фамилия, имя, отчество или уровень образования, во вкладыш вносятся уже новые (текущие) данные.
Важное правило: дату на ьном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой трудовой книжки.
Заверение печатью
Новый бланк заверяется печатью именно того работодателя, который производил оформление вкладыша. Отдельно от трудовой книжки вкладыш недействителен.
Отметка о выдаче в трудовой книжке
На ьном листе самой трудовой книжки обязательно делается отметка о выдаче вкладыша. Идеально, если для этого используется специальный штамп «Выдан вкладыш», в котором указываются серия и номер нового бланка.
Однако, если в организации такого штампа нет, эксперты Роструда разъясняют: организация вправе вносить указанный текст (серия и номер вкладыша) на ьный лист трудовой книжки от руки ручкой. Такая запись также будет иметь юридическую силу.
Нужно ли вшивать вкладыш?
Ранее считалось, что вкладыш обязательно должен быть вшит в трудовую книжку. Однако, согласно изменениям в правилах ведения трудовых книжек (действующим с 1 сентября 2021 года), вшивать вкладыш в трудовую книжку не обязательно.
Теперь бланки можно просто вставлять внутрь трудовой книжки. Тем не менее, многие кадровики по-прежнему предпочитают вшивать вкладыш для надежности, чтобы документы не потерялись, и это не является нарушением.
Краткие итоги
- Кто покупает? Исключительно работодатель, в порядке, утвержденном Минфином РФ.
- Когда оформляется? В момент, когда в трудовой книжке заканчивается место для записей.
- Кто заверяет? Работодатель, у которого закончился раздел, своей печатью.
- Обязательно ли вшивать? Нет, с сентября 2021 года вкладыш можно просто вложить в трудовую книжку.
- Как учитывать? С указанием серии и номера в приходно-расходной книге и книге учета движения.
Соблюдение этих простых, но важных правил позволит работодателю избежать штрафов со стороны трудовой инспекции, а работнику, проблем с подтверждением своего стажа в будущем.