Процесс увольнения сотрудника сопровождается обязательным оформлением множества документов, и трудовая книжка занимает среди них особое место. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), многие работники сохранили бумажный вариант данного документа. При увольнении работодатель обязан выдать ее на руки работнику, предварительно сделав соответствующие записи. Один из самых частых вопросов, возникающих при оформлении: кто именно должен ставить подпись в трудовой книжке? Разберемся в этом подробно, опираясь на требования законодательства.
Общие правила подписания трудовой книжки
Согласно статье 77 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан подписывать трудовую книжку при увольнении работника. Это важнейший этап завершения трудовых отношений. При прекращении трудового договора все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, должны быть заверены:
- Подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- Печатью организации (или ИП), либо печатью кадровой службы (при ее наличии).
Каждая запись об увольнении должна иметь юридическую силу, а дата записи должна строго соответствовать дате увольнения, указанной в приказе.
Кто имеет право ставить подпись?
Законодательство предусматривает взаимодействие двух сторон — работодателя и работника, однако четко не указывает конкретную должность подписывающего (кадровик, директор, бухгалтер или секретарь). На практике подпись в трудовой книжке при увольнении ставит:
- Руководитель организации (директор, генеральный директор).
- Уполномоченное лицо, которому переданы соответствующие полномочия.
Чаще всего на предприятиях есть специалист по кадрам, на которого приказом руководителя возложена ответственность за ведение, учет и выдачу трудовых книжек. Если такой специалист отсутствует, подпись ставит лично руководитель. В небольших организациях эту функцию может выполнять главный бухгалтер или даже секретарь, но только при наличии официально переданных полномочий (закрепленных в приказе, должностной инструкции или доверенности).
Требования к оформлению подписи
Подпись уполномоченного лица должна быть оформлена правильно:
- Указывается должность лица, подписывающего документ;
- Ставится личная подпись;
- Делается расшифровка подписи (инициалы и фамилия);
- Проставляется печать организации (или кадровой службы).
Особые ситуации при увольнении
Кто подписывает трудовую книжку при увольнении директора?
С увольнением руководителя организации ситуация обстоит иначе. Типовая ситуация: приказ об увольнении директора подписывает он сам (или собственник организации), а вот запись в его трудовой книжке заверяет работник, ответственный за ведение трудовых книжек (если таковой имеется в штате).
Но как быть, если кадровой службы или уполномоченного лица на предприятии нет? В таком случае подпись в трудовой книжке директора ставит председатель совета директоров, единственный учредитель (собственник) или иное лицо, имеющее соответствующие полномочия согласно уставу организации.
Если директор в отпуске
Часто возникает вопрос: кто подписывает трудовые книжки, если директор ушел в отпуск? Если на время отсутствия руководителя его обязанности возложены на заместителя, то зам получает право подписания кадровых документов. Очень важно, чтобы передача полномочий была правильно оформлена. Если в приказе о возложении обязанностей или доверенности не прописана отдельно возможность подписания кадровых документов в целом и трудовых книжек в частности, подпись заместителя может быть признана недействительной.
Подпись работника
Не стоит забывать и о подписи самого увольняющегося сотрудника. После того как работодатель (или ответственное лицо) внес запись об увольнении и заверил ее своей подписью и печатью, работник обязан ознакомиться с этой записью и поставить свою подпись в трудовой книжке (в специальной графе «Подпись владельца книжки» или после слов «С записями ознакомлен»).
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
В связи с поэтапным переходом на ЭТК, правила немного меняются. Если в соответствии с законом или по выбору работника трудовая книжка на бумажном носителе не ведется, то при увольнении работодатель не выдает бумажный бланк. Вместо этого сотруднику выдаются сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя по форме СТД-Р. Этот документ также заверяется подписью уполномоченного лица и печатью (при наличии).
Ответственность и задержка выдачи
Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (в последний день работы). Если работнику не выдали трудовую книжку при увольнении вовремя, организация может понести серьезную ответственность:
- Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за время задержки выдачи;
- Возможно привлечение к административной ответственности в виде штрафов.
Подписание трудовой книжки при увольнении — процедура, не терпящая халатности. Главное правило: подписывает документ руководитель или официально уполномоченное им лицо (кадровик, бухгалтер, секретарь), чьи полномочия закреплены документально. Соблюдение требований к реквизитам подписи, наличие печати и ознакомление работника под роспись гарантируют юридическую чистоту оформления увольнения и защиту интересов обеих сторон.