Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему остается актуальным и требует строгого соблюдения правил ведения. Одним из самых частых вопросов, возникающих у кадровиков и работодателей, является вопрос о том, кто именно должен ставить подпись в трудовой книжке, и в частности — как правильно оформляется подпись самого работника.
Кто имеет право подписывать записи в трудовой книжке?
Согласно действующему законодательству, записи в трудовой книжке заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя (при её наличии). Лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, может быть:
- Руководитель организации (или индивидуальный предприниматель);
- Начальник отдела кадров;
- Специалист по кадрам;
- Другой уполномоченный приказом работник.
Важно отметить: подписывать блок записей при увольнении может тот, кто подписал приказ об увольнении, либо работник, ответственный за ведение трудовых книжек.
Обязан ли работник ставить свою подпись?
Да, законодательство предписывает, что внесенные записи (особенно при увольнении) заверяются двумя подписями:
- Подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (с указанием должности и расшифровкой подписи).
- Подписью самого работника.
Работодатель обязан знакомить сотрудника с каждой внесенной в трудовую книжку записью под подпись. Однако здесь есть важный нюанс: фраза «С записью ознакомлен» в трудовой книжке писать не нужно. Работник просто ставит свою подпись в графе, где заверяется запись.
Особенности подписи при увольнении
При увольнении работника закрывается блок записей в разделе «Сведения о работе». После внесения записи об увольнении (например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации») необходимо:
- Сделать отступ одну строку вниз.
- В графе 3 заверить трудовую книжку подписью лица, оформившего запись, с указанием его должности и расшифровкой подписи.
- Поставить печать работодателя (при наличии).
- Ниже — поставить подпись увольняющегося сотрудника.
Именно подпись работника подтверждает, что он ознакомлен с записью и не имеет претензий к формулировке.
Может ли ответственный сотрудник подписывать свою трудовую книжку?
Частая ситуация: работник отдела кадров ведет трудовые книжки на предприятии. Кто ставит подпись при его собственном приеме на работу или увольнении?
В соответствии с правилами, записи заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Лицо не может само заверять записи в своей трудовой книжке. В этом случае подпись должен поставить:
- Руководитель организации;
- Иное уполномоченное лицо (например, заместитель руководителя или главный бухгалтер, если на них возложена такая обязанность).
Сам сотрудник-кадровик в своей трудовой книжке ставит только подпись как увольняющийся/принимаемый работник, но не как лицо, ответственное за ведение книжек.
ьный лист: разборчивость превыше всего
Минтруд России особо разъяснил особенности подписи на ьном листе трудовой книжки. Форма трудовой книжки предписывает ставить подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, разборчиво. Это значит, что неразборчивые инициалы или росчерки недопустимы — подпись должна легко читаться.
Изменения сведений о работнике на внутренней стороне обложки (например, смена фамилии) также заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
В любой момент сотрудник может отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на электронный формат. Главное для работодателя в этом деле — соблюсти нужную последовательность действий:
- Получить от сотрудника письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ). В заявлении указываются ФИО работника, дата, ставится его подпись, а также подпись начальника и печать.
- Внести в бумажную трудовую книжку соответствующую запись о переходе на ЭТК.
- Сотрудник также должен поставить в документе свою подпись об ознакомлении с данной записью (согласно письму Минтруда № 14-2/В-267).
- После этого бумажная трудовая выдается работнику на руки, и с этого момента работодатель более не несет ответственности за ее ведение.
Заверение копии трудовой книжки
Если работнику требуется копия трудовой книжки (например, для получения кредита), она также должна быть заверена правильно. На последней странице копии, содержащей запись о текущей работе, необходимо:
- Отступить одну строку вниз;
- В графе 3 заверить трудовую книжку подписью лица, оформившего запись;
- Указать его должность;
- Поставить подпись с расшифровкой;
- Указать дату заверения и поставить печать (при наличии).
Правильное оформление подписей в трудовой книжке, это гарантия того, что документ не вызовет вопросов у будущих работодателей или социальных служб. Помните главное:
- Записи всегда заверяются подписью уполномоченного лица и печатью.
- При увольнении обязательна подпись работника (без слов «С записью ознакомлен»).
- Подпись ответственного лица должна быть разборчивой.
- Сотрудник не может сам заверять записи в своей трудовой книжке как кадровик.
Соблюдение этих несложных правил позволит избежать кадровых ошибок и возможных трудовых споров.