Процесс увольнения сотрудника — это не просто подписание заявления или издание приказа․ Важнейшим этапом является внесение записи в трудовую книжку (или формирование сведений о трудовой деятельности в электронной форме)․ От того, кто именно ставит свою подпись и печать в документе, а также от точности формулировок, зависит юридическая чистота процедуры․ В этой статье мы подробно разберем, кто имеет право делать записи об увольнении, как правильно их формулировать и какие нюансы необходимо учитывать в 2026 году․
Кто уполномочен вносить запись об увольнении?
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации и Правилам ведения трудовых книжек, ответственность за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек несет работодатель․ Однако работодатель — это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который физически не может подписывать каждый документ лично․ Поэтому на практике запись об увольнении вносит и заверяет определенный круг лиц:
- Руководитель организации (директор, генеральный директор), как законный представитель работодателя․
- Специалист отдела кадров (кадровик), самое частое лицо, на которое приказом руководителя возложена обязанность по ведению трудовых книжек․
- Главный бухгалтер или бухгалтер по расчету заработной платы — в небольших компаниях, где нет выделенной кадровой службы․
- Специально уполномоченное лицо — любой другой сотрудник организации, назначенный приказом работодателя ответственным за ведение трудовых книжек․
- Руководитель структурного подразделения — в крупных холдингах или организациях с обособленными подразделениями, если это закреплено в локальных нормативных актах и приказе․
Важное правило о заверении записей
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, обязательно заверяются:
- Подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- Печатью работодателя (при ее наличии);
- Подписью самого работника (за исключением случаев, когда работник отказывается или физически не может расписаться)․
Сроки внесения записей
Соблюдение сроков критически важно․ Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе или увольнении вносяться администрацией предприятия после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока․ Однако на увольнение это правило распространяется с важной оговоркой: запись об увольнении должна быть внесена строго в день увольнения (в день прекращения трудового договора)․
Как правильно формулировать запись об увольнении?
Одна из самых частых ошибок кадровиков, использование разговорных формулировок вместо юридически точных․ Запись об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона․
Увольнение по собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ)
Часто используемое объяснение «уволен по собственному желанию» может привести к риску административной ответственности․ В 2026 году согласно ч․ 5 ст․ 84․1 ТК РФ и пп․ 15, 17 приказа 320н, в графе 3 трудовой книжки (а также в электронной трудовой книжке — СТД-Р) делается следующая запись:
«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
Однако из этого правила есть исключения․ Если работник увольняется по своей инициативе по причине, которая предоставляет ему определенные льготы или преимущества (например, в связи с выходом на пенсию, зачислением в вуз, переездом мужа-военнослужащего и т․д․), и он указал эту причину в заявлении, то эта причина также должна фигурировать в записи․
Увольнение по инициативе работодателя (ст․ 81 ТК РФ)
Если сотрудника увольняет работодатель (например, за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей), формулировка должна быть еще более строгой и точной․ Пример правильной записи:
«Трудовой договор расторгнут в связи с неоднократным неисполнением работником трудовых обязанностей без уважительных причин, если он имеет дисциплинарное взыскание, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»․
Важно помнить: если бывший сотрудник не согласен с увольнением по инициативе работодателя, он может обратиться в Федеральную инспекцию труда или суд․ Любая неточность в формулировке или ссылке на статью ТК РФ может стать поводом для восстановления работника на работе и выплаты компенсаций․
Особенности увольнения при уходе по собственному желанию
Согласно статье 80 ТК РФ, работник обязан предупредить работодателя об увольнении не позднее чем за две недели․ По истечении срока предупреждения работник имеет право прекратить работу․ В последний рабочий день ему должны выдать:
- Трудовую книжку (если она ведется на бумаге) или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (если электронная);
- Выписку из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах»;
- Иные документы, связанные с работой, по письменному заявлению сотрудника (справку о доходах, копию приказа об увольнении и т․д․)․
При этом увольнение не производится, если на место увольняющегося работника в письменной форме приглашен другой сотрудник, которому в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора․
Право вносить запись об увольнении в трудовую книжку имеет далеко не каждый сотрудник․ Это полномочие принадлежит исключительно работодателю, руководителю или специально назначенному ответственному лицу (кадровику, бухгалтеру)․ Главное правило при увольнении, строгое соблюдение формулировок Трудового кодекса․ Избегайте разговорных фраз вроде «уволен по собственному», используйте юридически грамотные конструкции («Трудовой договор расторгнут․․․»), не забывайте про печати и подписи, а также выдавайте все документы строго в день увольнения․ Это защитит компанию от штрафов и судебных разбирательств․