Обновлено: 22 мая 2026 года

Согласно действующему законодательству Российской Федерации, а именно статье 66 Трудового кодекса РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), право на внесение записей в трудовую книжку имеют:

• Специалист по кадрам — лицо, ответственное за ведение кадрового учета в организации;
• Руководитель организации — генеральный директор, директор или иное лицо, уполномоченное приказом;
• Индивидуальный предприниматель — при отсутствии кадрового отдела;
• Сам работник, ответственный за ведение трудовых книжек — в исключительных случаях, включая записи о себе (например, при приеме на работу или увольнении).

Таким образом, бухгалтер не является уполномоченным лицом, если не совмещает обязанности по кадрам. Однако на практике многие бухгалтеры совмещают функции, и в этом случае они могут вносить записи, если это закреплено в их должностной инструкции.

Пример из практики:

Если бухгалтер официально назначен ответственным за ведение трудовых книжек приказом руководителя, то он имеет право вносить записи. В противном случае — нет.

Какие записи могут быть внесены в трудовую книжку?

В трудовую книжку вносятся следующие виды записей:

• О приеме на работу;
• О переводе на другую постоянную работу;
• Об увольнении;
• О награждениях и поощрениях, предусмотренных трудовым законодательством;
• О присвоении квалификации;
• О приостановлении или возобновлении действия трудового договора (например, в случае мобилизации).

Важно! Все записи должны быть внесены на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее семи дней с даты издания приказа, а при увольнении — в день увольнения.

Как вносить записи в трудовую книжку?

Записи вносятся в следующем порядке:

1. На основании приказа — без приказа запись не может быть внесена;
2. В разделе «Сведения о работе», в хронологическом порядке;
3. С указанием даты, номера приказа и должности;
4. С подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется);
5. С указанием основания — например, «Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».

Пример записи о приеме на работу:

 Принят на должность "Менеджер по продажам"
 Приказ № 45 от 
 Основание: трудовой договор от 
 Кадровый специалист Иванов И.И.

Пример записи об увольнении:

 Уволен по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
 Приказ № 50 от 
 Основание: соглашение о расторжении трудового договора от 
 Руководитель Петров С.В.

Может ли работник сам вносить записи в свою трудовую книжку?

Да, в исключительных случаях:

• Если работник является ответственным за ведение трудовых книжек и вносит запись о себе при приеме на работу или увольнении;
• Если нет возможности обратиться к кадровому специалисту (например, в удаленных офисах);
• При внесении записей о награждениях или изменениях личных данных (например, при смене фамилии на основании паспорта).

Однако такие записи должны быть заверены подписью и печатью организации в кратчайшие сроки.

Особенности ведения электронных трудовых книжек

С 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки (ЭТК). Их ведение осуществляется через:

• Портал Госуслуг;
• Сайт СФР (Социальный фонд России);
• МФЦ;
• Через работодателя.

Важно! В бумажную трудовую книжку записи вносятся только по желанию работника. Если сотрудник выбрал электронную форму, бумажная книжка не оформляется.

Записи в ЭТК вносятся работодателем через государственные информационные системы. Работник может запросить выписку из ЭТК в любой момент.

Ответственность за неправильное ведение трудовой книжки

Несоблюдение правил ведения трудовых книжек влечет за собой:

• Административную ответственность — штрафы для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Материальную ответственность — возмещение ущерба работнику в случае утраты или порчи книжки;
• Трудовые споры — возможные судебные разбирательства о неправильно внесенных записях.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли не вносить запись в трудовую книжку?

Ответ: Нет, если работник выбрал бумажную форму ведения трудовой книжки. Исключение — если работник отказываеться от бумажной книжки в пользу электронной. В этом случае записи в бумажную книжку не вносятся.

Вопрос 2: Кто должен исправлять ошибки в трудовой книжке?

Ответ: Исправления вносятся работодателем на основании документа, подтверждающего ошибку (например, паспорт, трудовой договор). Запись об исправлении должна содержать:

• Дату исправления;
• Текст исправления;
• Ссылку на документ-основание;
• Подпись ответственного лица.

Вопрос 3: Можно ли вносить записи о совместительстве?

Ответ: Да, по основному месту работы. Запись вносится на основании приказа о внутреннем совместительстве или справки с основного места работы.

• Определите ответственного за ведение трудовых книжек — это должен быть кадровый специалист или руководитель;
• Следите за сроками, записи вносятся не позднее 7 дней с даты приказа;
• Используйте приказы как основание для любой записи;
• Проверяйте правильность, ошибки могут привести к судебным спорам;
• Информируйте работников о праве выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой;
• Храните трудовые книжки в сейфе или металлическом шкафу с ограниченным доступом.

Право вносить записи в трудовую книжку имеют кадровые специалисты, руководители и уполномоченные лица. В исключительных случаях, сам работник, ответственный за ведение. Электронные трудовые книжки ведутся через государственные системы. Соблюдение правил ведения трудовых книжек — обязанность работодателя, за нарушение которой предусмотрена административная и материальная ответственность.

Если у вас остались вопросы по заполнению трудовой книжки, обратитесь к юристу по трудовому праву или в территориальное отделение Роструда.