С 2021 года в России действует обязательный переход на электронный формат трудовых книжек. Несмотря на то, что оформление и ведение записей осуществляют работодатели, хранилищем всех сведений является государственный орган – Социальный фонд России (СФР). Ниже подробно рассмотрим, кто именно отвечает за ведение ЭТК, какие функции выполняют работодатели и какие сервисы помогают в этом процессе.

Основной держатель базы данных ЭТК

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ и Федеральному закону «О страховых пенсиях», электронные трудовые книжки формируются и хранятся в единой информационной системе Социального фонда России (ранее – Пенсионный фонд РФ). СФР:

• принимает сведения о приёме, переводе, увольнении и других кадровых событиях от работодателей;
• обеспечивает неизменность и конфиденциальность данных;
• предоставляет выписки из ЭТК по запросу работника, работодателя или уполномоченных органов;
• ведёт реестр всех электронных трудовых книжек, доступный через личный кабинет на портале «Госуслуги» и в мобильном приложении СФР.

Таким образом, ответственность за хранение и ведение базы данных ЭТК лежит именно на Социальном фонде России, а работодатели выступают в роли поставщиков информации.

Роль работодателя в работе с ЭТК

Хотя сам фонд хранит данные, работодатель обязан:

1. Оформлять первую ЭТК при приёме на работу (если сотрудник выбрал электронный формат).
2. Передавать сведения о всех кадровых изменениях (приём, перевод, увольнение, награды, взыскания и т.д.) в СФР в установленные сроки (не позднее следующего рабочего дня после события).
3. Обеспечивать доступ сотрудников к их электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через корпоративные системы (например, Контур.Экстерн, СБИС, 1С:ЗУП и др.).
4. Вести бумажную трудовую книжку в качестве аналогового дополнения, если сотрудник отказался от полного перехода на электронный формат (ст. 66.1 ТК РФ).

Несвоевременная или неполная передача данных может повлечь административную ответственность работодателя (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).

Как организации работают с ЭТК: популярные сервисы

Для удобства подачи сведений в СФР разработаны различные программные решения. Ниже перечислены наиболее востребованные платформы, упомянутые в открытых источниках:

• Контур.Экстерн – в разделе «Учет» → «Зарплата и кадры» можно открыть трудовую книжку сотрудника и внести необходимые записи.
• СБИС (Saby) – предоставляет функционал оформления, ведения и получения выписок из ЭТК, а также интеграцию с бухгалтерским учетом.
• 1С:ЗУП – типовой модуль «Электронные трудовые книжки» позволяет формировать выгрузки в формат СФР и получать подтверждения о приёме данных.
• Госуслуги – личный кабинет работника и работодателя позволяет просматривать ЭТК, запрашивать выписки и подавать сведения напрямую (через API СФР).
• Электронный документооборот СФР – специализированный портал для крупных организаций, где можно загружать пакеты сведений о множестве сотрудников одновременно.

Все перечисленные системы обеспечивают:

• автоматическую проверку формата и обязательных реквизитов перед отправкой;
• получение подтверждения о приёме данных СФР (электронная квитанция);
• хранение истории отправок и возможность корректировки ошибочных записей.

Преимущества и недостатки ведения ЭТК через СФР

Преимущества

• Единый источник достоверной информации – исключает дублирование и потерю данных.
• Быстрый доступ к выпискам – работник может получить выписку в любой момент через «Госуслуги».
• Снижение бумажного оборота – экономия на печати, хранении и доставке бумажных книжек.
• Защита от подделки – данные хранятся в защищённой государственной базе.

Недостатки

• Зависимость от работы государственных сервисов – при технических сбоях СФР возможны задержки в приёме данных.
• Необходимость обучения кадрового персонала – переход на электронный формат требует знания новых процедур и работы с интеграционными системами.
• Сохранение обязательности ведения бумажной ТК для сотрудников, отказавшихся от ЭТК, что увеличивает нагрузку на кадровую службу.

Практический алгоритм работы с ЭТК для работодателя

1. Определить формат – при приёме спросить у сотрудника, предпочитает ли он электронную или бумажную трудовую книжку.
2. Оформить первую запись в выбранном формате (в СФР через личный кабинет или корпоративную систему).
3. Внести изменения при каждом кадровом событии (приём, перевод, увольнение, награды, взыскания) не позднее следующего рабочего дня.
4. Отправить сведения в СФР через выбранную систему (Контур.Экстерн, СБИС, 1С и т.д.) и получить подтверждение.
5. Обеспечить доступ сотрудника к его ЭТК (инструкция по входу в личный кабинет «Госуслуги» или корпоративный портал).
6. Архивировать подтверждения о приёме данных СФР на случай проверок трудовой инспекции или ПФР/СФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кто именно является оператором базы данных ЭТК?

Оператором является Социальный фонд России (СФР). Он принимает, хранит и предоставляет сведения о трудовой деятельности граждан.

Нужно ли работодателю вести две книжки (электронную и бумажную)?

Да, если сотрудник выбрал бумажный формат или отказался от полного перехода на электронный. В этом случае работодатель ведёт обе книжки, синхронно внося одинаковые записи.

Можно ли получить выписку из ЭТК без участия работодателя?

Да. Работник может самостоятельно запросить выписку через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в мобильном приложении СФР.

Какие сроки установлены для передачи сведений в СФР?

Сведения о кадровых событиях должны быть переданы не позднее следующего рабочего дня после события (ст. 66.1 ТК РФ).

Что делать, если обнаружены ошибки в уже переданных данных?

Необходимо сформировать корректирующую запись (например, «Уточнение даты приёма») и отправить её в СФР тем же способом, что и обычные сведения. После обработки СФР внесёт исправления в базу.

Электронные трудовые книжки в России ведутся и хранятся в единой государственной информационной системе Социального фонда России. Работодатели не являются владельцами базы данных, но они играют ключевую роль в её пополнении: оформляют первые записи, передают сведения о всех кадровых изменениях и обеспечивают доступ сотрудников к их электронным книжкам. Для удобства взаимодействия с СФР используются специализированные сервисы (Контур.Экстерн, СБИС, 1С:ЗУП, Госуслуги и др.), которые автоматизируют процесс подачи данных и получения подтверждений.

Понимание того, кто именно отвечает за ведение ЭТК, помогает организациям выстроить корректный кадровый документооборот, избежать штрафов и обеспечить своим сотрудникам быстрый и надёжный доступ к информации о их трудовой деятельности.