В 2026 году вопрос о том, где и как регистрируется трудовая книжка, остается одним из самых актуальных при трудоустройстве. Несмотря на активный переход на цифровые форматы, бумажный документ все еще имеет юридическую силу для определенной категории граждан; В этой статье мы подробно разберем, кто ведет записи, какие изменения вступили в силу с 2023–2026 годов и где можно получить информацию о своем стаже.
Главное правило, которое необходимо помнить: трудовую книжку ведет и регистрирует работодатель. Именно организация, в которую вы устраиваетесь на работу, несет ответственность за внесение записей о приеме, переводе и увольнении.
Процесс регистрации выглядит следующим образом:
- Первичное оформление: Если работник трудоустраивается впервые, трудовую книжку (бумажную или электронную) оформляет первый работодатель.
- Внесение записей: При приеме на работу работодатель обязан внести запись в бумажную трудовую книжку (если она ведется) не позднее 5 рабочих дней, а сведения в электронную трудовую книжку (ЭТК) передаются в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня.
- Хранение: Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя как документ строгой отчетности все время работы сотрудника.
Бумажная vs Электронная: где сейчас ведется учет?
По состоянию на май 2026 года в России действует смешанная система учета трудового стажа.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Для большинства работников, которые не подавали заявления о сохранении бумажной версии до конца 2020 года, основным документом стала ЭТК. Сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде и хранятся в информационных системах Социального фонда России (СФР).
- Где посмотреть: Через портал «Госуслуги», в личном кабинете на сайте СФР или обратившись в клиентскую службу фонда.
- Кто регистрирует: Работодатель отправляет данные в СФР, где они фиксируются в реестре.
Бумажная трудовая книжка
Согласно актуальным данным на 2026 год, бумажные трудовые книжки продолжают вестись для тех сотрудников, которые ранее выбрали эту форму и не отказались от нее. Также новые бумажные книжки могут заводиться в случае утраты документа по желанию работника (с использованием бланков нового образца или старых, если они были в наличии у работодателя до 2024 года).
Важно: Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка и в ней нет закрывающей записи об отказе от ее ведения, работодатель обязан принять ее, внести запись о приеме и продолжать вести по установленным правилам.
Изменения в правилах ведения с 2023–2026 годов
За последние годы в порядок ведения трудовых документов были внесены существенные коррективы, о которых важно знать:
Новая форма бланка (с 2023 года)
С 1 января 2023 года утверждена новая форма бумажной трудовой книжки. Основные изменения коснулись ьного листа и правил заполнения. Теперь при внесении записей о приеме на работу в разделе «Сведения о работе»:
- В виде заголовка указывается полное название предприятия (организации) с организационно-правовой формой.
- Графы 1, 2 и 4 в строке заголовка оставляются пустыми.
- Запись о приеме вносится в строке ниже, без пропусков строк между записями.
Правила оформления дубликатов
В 2026 году при утрате трудовой книжки работник может выбрать вариант оформления дубликата. Работодатель может использовать:
- Старые чистые бланки, приобретенные до 2024 года.
- Бланки нового образца.
Оформление дубликата производится бесплатно для сотрудника.
Цифровизация и СФР
Все сведения о трудовой деятельности теперь оперативно передаются в Социальный фонд России. Это позволяет работникам в любой момент получить выписку о стаже, не обращаясь к бумажному носителю. Однако обязанность работодателя по физическому хранению бумажных книжек (для тех, кто их сохранил) и правильному внесению записей остается неизменной.
Что делать работнику?
Если вы устраиваетесь на работу в 2026 году:
- Если у вас есть бумажная трудовая: Предоставьте ее работодателю. Он обязан зарегистрировать факт приема в ней и параллельно отправить данные в электронную базу СФР.
- Если бумажной нет (только ЭТК): Сообщите работодателю о своем статусе. Записи будут вестись только в электронном виде.
- Проверка данных: Регулярно проверяйте свою электронную трудовую книжку через портал Госуслуг, чтобы убедиться, что работодатель своевременно и правильно зарегистрировал ваши данные.
Помните, что правильная регистрация трудовой книжки — это гарантия сохранения вашего стажа, который влияет на расчет пенсии и других социальных выплат. В случае возникновения споров или ошибок в записях, именно данные, зарегистрированные работодателем и переданные в СФР, будут иметь приоритетное значение.