Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Правильный учет и хранение трудовых книжек – обязанность каждого работодателя, установленная Трудовым кодексом РФ. В этой статье мы подробно рассмотрим, кто отвечает за ведение учета бланков трудовых книжек и вкладышей, какие документы необходимо вести и какие требования к их ведению предъявляются.

Основные положения законодательства

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, принятого на работу. Это включает в себя учет не только самих книжек, но и бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Ведение учета осуществляется в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек и записей о трудовой деятельности, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от N 59.

Кто отвечает за учет трудовых книжек?

В организации учет трудовых книжек и вкладышей обычно ведет отдел кадров. Это наиболее распространенная практика, так как именно сотрудники отдела кадров непосредственно взаимодействуют с работниками при приеме и увольнении, а также отвечают за оформление и выдачу трудовых книжек.

Однако, ответственность за ведение учета возлагается на специально назначенного приказом руководителя уполномоченного лица. Это может быть сотрудник отдела кадров, бухгалтер или другой сотрудник, ответственный за трудовые отношения.

Важно, чтобы этот сотрудник имел достаточную квалификацию и понимание требований законодательства к ведению учета трудовых книжек.

Какие документы необходимо вести?

Для ведения учета трудовых книжек работодателю необходимо вести следующие документы:

Приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге отражаются все операции с бланками: поступление, выдача, списание. В книгу вносятся сведения о серии и номере каждого бланка.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этой книге регистрируються все трудовые книжки, принятые от работников при приеме на работу, а также вновь оформленные трудовые книжки и вкладыши. В книгу вносятся данные о работнике, дате приема/выдачи книжки, серии и номере книжки.
Книга учета работников, принятых на работу по форме банка. (Если используется).

Обязанности ответственного лица

Ответственное лицо за ведение учета трудовых книжек выполняет следующие обязанности:

• Организует ведение приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек.
• Оформляет трудовые книжки при приеме на работу и увольнении.
• Осуществляет учет бланков трудовых книжек и вкладышей.
• Хранит трудовые книжки и книги учета в соответствии с требованиями законодательства.
• Предоставляет информацию о трудовых книжках работникам по их запросу.
• Обеспечивает сохранность трудовых книжек.

Требования к ведению учета

• Ведение учета должно осуществляться на бланках, утвержденных Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
• Книги учета должны вестись аккуратно и разборчиво.
• Внесение записей в книги учета должно производиться непосредственно после совершения операции.
• Книги учета должны храниться в безопасном месте, недоступном для посторонних лиц.
• Работодатель обязан предоставлять книги учета для проверки государственным инспектором труда.

Ответственность за нарушение правил ведения учета

За нарушение правил ведения учета трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности, предусмотренной статьей 21.29 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Правильное ведение учета трудовых книжек – это не только обязанность работодателя, но и гарантия прав работника на сохранность его трудовой истории. Соблюдение требований законодательства в этой области поможет избежать штрафов и других негативных последствий. Рекомендуется регулярно проверять правильность ведения учета и своевременно вносить необходимые исправления.

Важно помнить:

• Ответственность за ведение учета возлагается на специально назначенного уполномоченного лица.
• Книги учета должны вестись на бланках, утвержденных Министерством труда и социальной защиты РФ.
• Внесение записей в книги учета должно производиться непосредственно после совершения операции.

Эта статья предоставляет общую информацию о ведении учета трудовых книжек. Для получения более подробной информации рекомендуется обратиться к Трудовому кодексу РФ и Порядку ведения и хранения трудовых книжек и записей о трудовой деятельности.