Дата актуализации: 22 мая 2026 г. (по информации из сети).
Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронному формату, вопрос «кто ведёт трудовые книжки» остаётся актуальным для работодателей, сотрудников и государственных органов. В данной статье подробно рассмотрены нормативные основания, категории лиц, обязанных вести трудовые книжки, особенности оформления бумажных и электронных вариантов, а также практические рекомендации по их ведению.
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66, регулирующая ведение трудовых книжек.
- Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – определяет порядок передачи сведений в Социальный фонд России.
- Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (действует с ).
- Постановление Правительства РФ от № 437 «О переходе на электронные трудовые книжки» – устанавливает сроки и порядок внедрения ЭТК.
Кто обязан вести трудовые книжки?
Согласно ч. 4 ст. 66 ТК РФ, трудовые книжки ведутся только на лиц, которые работают по трудовым договорам. Это означает, что:
- Работники организаций (коммерческие, некоммерческие, государственные, муниципальные) – основная категория.
- Работники по гражданско‑правовым договорам (договор подряда, авторский договор и т.п.) не подлежат ведению трудовой книжки, если не заключён трудовой договор.
- Индивидуальные предприниматели (ИП) не ведут трудовые книжки сами с собой, поскольку не заключают трудовой договор с собой же. Однако, если ИП принимает наёмных работников по трудовому договору, он обязан вести трудовые книжки для этих сотрудников.
- Физические лица, выполняющие работу по договорам оказания услуг (например, фрилансеры без трудового договора) также не попадают под обязательное ведение трудовой книжки.
Исключение составляют отдельные категории работников, для которых законодательством предусмотрено ведение иных учётных документов (например, военные służбисты, космонавты, лица, работающие по вахтовому методу в условиях Крайнего Севера). Тем не менее, для большинства наёмных сотрудников трудовая книжка остаётся обязательным элементом кадрового учёта.
Бумажные vs. электронные трудовые книжки
Бумажные трудовые книжки
- Оформляются на официальном бланке, утверждённом Приказом Минтруда России № 697н.
- С 2023 года обязательно использовать новый бланк с обновлёнными реквизитами (включая ИНН организации и код ОКВЭД).
- Заполняются ручкой синего или чёрного цвета; исправления допускаются только путём зачёркивания ошибочной записи и внесения правильной с пометкой «Исправлено доверено» и подписи уполномоченного лица.
- Хранятся в личном деле сотрудника либо в отделе кадров организации.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
- Введены в действие с (постановление Правительства РФ № 437 от уточнило сроки полного перехода).
- Сведения о трудовой деятельности передаются работодателем в Социальный фонд России (СФР) через единую информационную систему.
- Сотрудник может в любой момент получить выписку из своей ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через мобильное приложение СФР.
- ЭТК исключает необходимость хранения бумажных носителей, снижает риск потери или повреждения документа.
- Для ведения ЭТК работодатель должен иметь доступ к системе СФР и обеспечить своевременную передачу данных о приёме, переводе, увольнении, награждении и т.д.
Как оформить трудовую книжку без директора?
В случае отсутствия директора (например, в период его отпуска, болезни или временного исполнения обязанностей) запись в трудовой книжке может быть заверена иным уполномоченным лицом. Для этого необходимо:
- Оформить доверенность на право подписи трудовых книжек (или иных кадровых документов).
- В доверенности обязательно указать:
- ФИО доверителя (директора организации);
- ФИО доверенного лица (например, заместителя директора, главного бухгалтера, руководителя отдела кадров);
- Перечень полномочий (подпись трудовых книжек, внесение записей о приёме, переводе, увольнении, награждении);
- Срок действия доверенности;
- Реквизиты организации (название, ИНН, ОГРН, юридический адрес);
- Подпись доверителя и печать организации (если предусмотрена уставом).
- После получения доверенности доверенное лицо может ставить свою подпись и расшифровку (ФИО, должность) в трудовой книжке, а также заверять запись печатью организации.
Важно: если доверенность не оформлена, любая запись, сделанная без соответствующего права, считается незаконной и может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).
Практические рекомендации по ведению трудовых книжек
- Регулярно проверяйте актуальность бланка. С 2023 года используйте только новый образец; старые бланки считаются недействительными для новых записей.
- Ведите журнал выдачи и приёма трудовых книжек. Это упрощает контроль за их наличием и позволяет быстро восстановить утерянный документ.
- Обучайте сотрудников отдела кадров. Периодические тренинги по заполнению бумажных и электронных книжек снижают количество ошибок.
- Используйте электронный документооборот. Интеграция системы кадрового учёта с СФР позволяет автоматически формировать выписки из ЭТК и минимизировать ручной ввод данных.
- Сохраняйте копии всех записей. При ведении бумажных книжек рекомендуется делать скан‑копии каждой страницы и хранить их в защищённом электронном архиве.
- Следите за сроками хранения. Трудовые книжки (и их копии) хранятся в течение 75 лет после увольнения сотрудника (ст. 66 ТК РФ).
Трудовая книжка – это не просто формальность, а важный инструмент подтверждения трудового стажа, который напрямую влияет на право на пенсию, пособия и другие социальные гарантии. Несмотря на постепенный переход к электронному формату, обязанность вести трудовые книжки остаётся за работодателями, имеющими трудовые отношения с сотрудниками. Понимание нормативных основ, правил оформления бумажных и электронных вариантов, а также соблюдение процедур заверения записей позволяют избежать правовых рисков и обеспечить прозрачность кадрового учёта.
Следуя изложенным рекомендациям, организации смогут эффективно управлять трудовыми книжками своих сотрудников, минимизировать ошибки и обеспечить соблюдение законодательства в условиях быстро меняющейся правовой среды.