Вопрос о том, кто именно вносит запись в трудовую книжку генерального директора (ГД), часто вызывает путаницу, особенно в малых и средних компаниях, где функции кадровиков и руководителей переплетаются. Однако законодательство РФ чётко регламентирует порядок ведения трудовых книжек, включая случаи, когда речь идёт о самом руководителе организации.
Правовая основа
Основным нормативным актом, регулирующим ведение трудовых книжек, является Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый Постановлением Правительства РФ от № 225 (далее — Порядок № 225);
Согласно пункту 3 Порядка № 225:
- Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.
- Ведение трудовых книжек — обязанность работодателя.
- Записи в трудовую книжку вносятся ответственным лицом, назначенным приказом (распоряжением) работодателя.
Кто является работодателем в отношении генерального директора?
Здесь возникает ключевой момент: генеральный директор — это одновременно и работник, и представитель работодателя.
Согласно статье 273 Трудового кодекса РФ, генеральный директор, это руководитель организации, который:
- Действует на основании трудового договора (контракта) с организацией;
- Обладает полномочиями по представлению интересов организации без доверенности;
- Подотчётен собственнику имущества (учредителю, совету директоров, акционерам).
Следовательно, работодателем в отношении генерального директора является сама организация, а не он сам. Это означает, что запись в его трудовую книжку не может быть внесена им самим, поскольку это противоречит принципу независимости и проверяемости кадровых документов.
Кто именно вносит запись в трудовую книжку генерального директора?
В соответствии с пунктом 25 Порядка № 225 и разъяснениями Роструда, запись в трудовую книжку генерального директора вносится:
- Уполномоченным лицом — это может быть:
- руководитель кадровой службы (начальник отдела кадров);
- другой сотрудник, на которого возложены функции ведения трудовых книжек (например, бухгалтер, секретарь);
- На основании официального документа — приказа (распоряжения) о назначении на должность, подписанного уполномоченным лицом, представляющим интересы работодателя.
Кто подписывает приказ о назначении ГД?
Приказ о назначении генерального директора подписывается:
- Председателем совета директоров — если в уставе организации предусмотрена такая структура;
- Единственным учредителем (физическими или юридическими лицами);
- Общим собранием акционеров, в акционерных обществах.
Таким образом, генеральный директор не подписывает приказ о своём собственном назначении. Это делает лицо, уполномоченное учредительными документами (например, председатель совета директоров или учредитель).
Пример из практики
Предположим, ООО «Свет» назначает нового генерального директора. Учредитель, Иванов П.П. Он издаёт приказ № 15 от о назначении Сидорова А.В. на должность генерального директора. Этот приказ подписывает сам Иванов П.П. (учредитель), а не Сидоров А.В.
Затем приказ передаётся в отдел кадров. Ответственный за ведение трудовых книжек — секретарь-референт Петрова М.Н., вносит запись в трудовую книжку Сидорова А.В. на основании приказа № 15. В графе «Наименование организации» указывается полное наименование ООО «Свет», а в графе «Должность» — «Генеральный директор».
Что будет, если генеральный директор внесёт запись сам?
Если генеральный директор сам внесёт запись о своём назначении в свою трудовую книжку, это будет нарушением законодательства. Такая запись может быть признана недействительной при проверке трудовой инспекцией или в суде.
Роструд в своих разъяснениях (письмо от № ПГ/11015-6-1) подчёркивает:
«Запись в трудовую книжку генерального директора должна быть сделана ответственным лицом на основании документа, подписанного лицом, уполномоченным на это учредительными документами организации. Самовнесение записи генеральным директором не допускается».
Как правильно оформить внесение записи?
Чтобы избежать ошибок и юридических рисков, следуйте алгоритму:
- Издайте приказ о назначении генерального директора, подписанный уполномоченным лицом (учредителем, председателем совета директоров и т.д.).
- Назначьте ответственного сотрудника за ведение трудовых книжек (приказом по организации).
- Передайте приказ ответственному лицу.
- Внесите запись в трудовую книжку в соответствии с формой, утверждённой Постановлением Правительства РФ № 225.
- Заверьте запись печатью организации (если она используется) и подписью ответственного лица;
Важно помнить!
- Генеральный директор — это работник, а не «сам себе работодатель».
- Запись в его трудовую книжку вносит не он сам, а уполномоченный сотрудник организации.
- Приказ о назначении должен быть подписан лицом, уполномоченным учредительными документами.
- Самовнесение записи — нарушение, которое может привести к штрафам и признанию трудового стажа недействительным.
Рекомендация для руководителей и кадровиков
Даже если в вашей компании нет отдельного кадровика, назначьте ответственного сотрудника (например, бухгалтера или юриста) приказом. Это защитит организацию от претензий со стороны трудовой инспекции и обеспечит юридическую чистоту всех кадровых документов, включая трудовую книжку генерального директора.
Правильное оформление — залог легитимности и уверенности в любых проверках. Не экономьте на формальностях, когда речь идёт о ключевых документах сотрудников, особенно руководителя.