Вопрос о том, кто именно имеет право вносить записи и исправления в трудовую книжку, является одним из самых важных в кадровом делопроизводстве. Ошибки здесь могут привести к серьезным проблемам при подсчете стажа, назначении пенсии или в судебных спорах. Особый интерес вызывает ситуация с генеральным директором: может ли он сам делать записи в своей книжке или книжках сотрудников?

Кто отвечает за ведение трудовых книжек?

Согласно действующему законодательству и инструкциям по заполнению трудовых книжек, ответственность за их ведение, учет и хранение несет работодатель. Однако непосредственное внесение записей обычно делегируется конкретному исполнителю.

В организации приказом руководителя должен быть назначен ответственный сотрудник (часто это специалист отдела кадров, бухгалтер или секретарь). Именно этот человек и вносит все необходимые записи на основании соответствующих приказов.

Ключевые моменты:

• Записи вносятся на основании приказов (распоряжений) нанимателя.
• Срок внесения записей о приеме, переводе или увольнении — 7 календарных дней с момента издания приказа (при увольнении — в день увольнения).
• Если в организации нет специально назначенного ответственного сотрудника, эту функцию выполняет директор организации или индивидуальный предприниматель лично.

Может ли директор вносить изменения лично?

Ответ на этот вопрос зависит от ситуации и структуры организации:
Если в компании есть кадровик: Директор не должен самостоятельно вносить записи в трудовые книжки рядовых сотрудников. Это задача назначенного ответственного лица. Директор лишь подписывает приказы, на основании которых делаются записи.
Если кадровика нет: В малом бизнесе или ИП, где штатное расписание не предусматривает должность кадровика, директор обязан лично вести трудовые книжки сотрудников. В этом случае он выступает и как работодатель, и как исполнитель.
Исправление ошибок: Если обнаружена ошибка, ее исправляет тот работодатель, который допустил ошибку, или его правопреемник. Если ответственное лицо уволилось, исправления вносит новый ответственный или сам директор.

> Важно: Директор не имеет права вносить произвольные изменения, зачеркивания или использовать корректор. Любое исправление должно производиться строго по установленной процедуре: неверная запись признается недействительной, и ниже вносится новая, правильная запись со ссылкой на документ-основание.

Особый случай: Трудовая книжка самого директора

Ситуация с трудовой книжкой генерального директора требует отдельного внимания, так как здесь он выступает одновременно и как работодатель (представляя организацию), и как работник.

Кто делает записи в трудовую директора?

• При приеме на работу: Запись вносит уполномоченное лицо организации (например, председатель совета директоров или учредитель), издавшее приказ о назначении директора. Если такого лица нет, директор может внести запись сам, но основанием должен быть протокол общего собрания учредителей или решение собственника.
• При увольнении: Запись об увольнении директора также вносится на основании решения собственника или уполномоченного органа. Подписать трудовую книжку при увольнении директора должно лицо, уполномоченное собственником (например, председатель совета директоров). Если такого лица нет, директор может подписать документ сам, но это требует тщательного документального оформления во избежание конфликтов интересов.

Работа по совместительству

Если генеральный директор работает по совместительству в другой организации, запись об этой работе в его трудовую книжку вносит основной работодатель (по месту хранения трудовой) строго по желанию работника и на основании документов, подтверждающих работу по совместительству.

Правила внесения изменений и исправлений

Независимо от того, кто вносит запись — директор или кадровик, необходимо строго соблюдать следующие правила, нарушение которых делает запись недействительной:

Запрет на зачеркивания: Во второй и третий разделы трудовой книжки (сведения о работе и награждениях) категорически запрещено вносить любые исправления путем зачеркивания, подчистки или использования замазки (корректора).
Процедура исправления:

• Если ошибка обнаружена позже, неверная запись признается недействительной.
• В следующей свободной строке пишется: «Запись за номером [номер] недействительна».
• Затем вносится правильная запись.
• Все изменения подтверждаются подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).

Изменение данных работника: Изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, образования вносятся работодателем по последнему месту работы на основании документов (паспорт, диплом, свидетельство о браке) со ссылкой на их номер и дату.

Электронные трудовые книжки

С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) роль директора и кадровика трансформировалась. Теперь работодатель обязан своевременно передавать сведения в Пенсионный фонд (СФР).

• Если работник отказался от бумажной книжки или принят после 2021 года, все изменения вносятся только в электронном виде.
• Директор (или ответственный сотрудник) должен обеспечить техническую возможность передачи данных и контролировать их корректность.
• Ошибка в электронных сведениях исправляется путем подачи корректирующей формы отчетности.

Резюме

Директор организации может вносить изменения в трудовую книжку, но только в следующих случаях:

• В организации не назначен другой ответственный сотрудник за ведение трудовых книжек.
• Речь идет об исправлении ошибок, допущенных ранее, когда ответственное лицо уже не работает в компании.
• Происходит оформление собственной трудовой книжки директора (при отсутствии иного уполномоченного лица от собственника).

Главное правило: любые действия должны базироваться на официальных приказах и документах. Самовольное изменение записей без оснований или с нарушением технологии (зачеркивания) влечет за собой административную ответственность и риск признания стажа работника проблемным.