Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина․ С 1 января 2021 г․ в России вводятся новые правила оформления трудовых книжек, которые существенно изменили обязанности работодателей и работников․ В этой статье мы разберём, кто именно выдает трудовую книжку при первом официальном трудоустройстве, какие документы нужны, как проходит процедура и какие нюансы стоит учитывать в 2026 году․
Правовое основание
Основой регулирования трудовой книжки является Трудовой кодекс РФ (ст․ 15, 16, 17) и Приказ Минтруда РФ № 1222н от 30 июня 2019 г․ В 2020 г․ в кодекс были внесены поправки, предусматривающие переход к электронной трудовой книжке (ЭТК)․ С 1 января 2021 г․ работники, которые впервые устраиваются на официальную работу, получают только электронный вариант, а бумажную трудовую книжку оформлять не требуется․
Кто выдает трудовую книжку?
Ответственность за выдачу трудовой книжки лежит на работодателе․ Это может быть как юридическое лицо, так и индивидуальный предприниматель, но в любом случае именно отдел кадров или другой уполномоченный сотрудник компании осуществляет оформление․
- Для электронной трудовой книжки работодатель инициирует запись в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) и получает электронный документ․
- Для бумажной трудовой книжки (если работник уже имеет её и не отказался от бумажного варианта) работодатель выдает оригинал и вносит запись о приёме на работу․
Как оформить трудовую книжку впервые в 2026 году
Подготовительные шаги
- Подготовка документов работодателя: приказ о приёме на работу, справка о регистрации юридического лица, копии устава, ИНН, ОГРН․
- Подготовка документов работника: паспорт, ИНН, справка о предыдущей трудовой деятельности (если есть), сведения о наличии бумажной трудовой книжки (если работник её отдал)․
- Проверка статуса работника: если работник ранее работал и имеет бумажную трудовую книжку, он может отказаться от неё в любой момент, но это оформляется в системе․
Оформление электронного варианта
- Работодатель подаёт сведения о новом сотруднике в Федеральную службу по труду и занятости (ФСТЗ) через портал «Электронная трудовая книжка»․
- После проверки данных ФСТЗ выдает уникальный номер ЭТК и генерирует электронный документ․
- Работник получает доступ к своему ЭТК через личный кабинет на портале ФСТЗ․
- Все последующие записи (увольнение, перевод, повышение и т․д․) вносятся работодателем в систему․
Оформление бумажной трудовой книжки (если применимо)
- Работодатель выдаёт новый экземпляр бумажной трудовой книжки (если работник ранее отказался от бумажной версии, он может вернуть её в любой момент)․
- Внутри компании отдел кадров вносит запись о приёме на работу в первую страницу․
- Копия записи сохраняется в электронном архиве работодателя․
- При увольнении работник получает первую страницу с записью об увольнении и вторая страница с выпиской, которую он может использовать при дальнейшем трудоустройстве․
Кому нужно оплата за бланки и вкладыши?
Согласно Приказу Минтруда № 1222н, работодатель оплачивает изготовление бланков трудовой книжки и вкладышей в случае, если работник требует бумажную версию․ Для электронных документов расходы не предусмотрены․
Когда не нужно вести трудовую книжку?
- Если работник трудоустраивается впервые и выбирает только электронный вариант (с 1 янв․ 2021 г․)․
- Если работник не имеет трудовой книжки и не планирует её получать (например, фрилансер, который не оформляется в официальных структурах)․
- Если работник отказался от бумажной трудовой книжки и не желает её получать в дальнейшем․
Практические советы работодателю
- Проверьте наличие сведений о предыдущей трудовой деятельности работника, чтобы избежать ошибок в записи․
- Убедитесь, что работник заполнил заявление о приёме на работу и подписал все необходимые документы․
- Соблюдайте срок три рабочих дня с момента подачи заявления работника – это время, в течение которого работодатель обязан выдать трудовую книжку․
- Храните копии всех записей в электронном виде в течение 10 лет (согласно Трудовому кодексу)․
Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку?
В случае потери работник может оформить дубликат в отделе кадров․ Для этого необходимо подать заявление и предоставить копию паспорта․ Работодатель вносит запись о выдаче дубликата в систему ЭТК и выдает новый экземпляр․
Кто выдает трудовую книжку впервые? Ответ прост: работодатель․ С 1 января 2021 г․ он обязан оформить только электронную трудовую книжку, если работник впервые устраивается на официальную работу․ Бумажную версию можно выдать только в том случае, если работник уже имеет её и не отказался от бумажного варианта․ Весь процесс регулируется Трудовым кодексом РФ и приказом Минтруда, а также порталом «Электронная трудовая книжка»․
Соблюдение всех процедур гарантирует законность трудовых отношений и защищает права как работодателя, так и работника․