Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Вопрос о том, кто заверяет трудовую книжку неработающему, возникает в ситуациях, когда человек временно не имеет места работы (например, находится в отпуске по уходу за ребёнком, на больничном, в декрете, проходит обучение или ищет работу). Ниже подробно рассмотрим, какие органы и лица уполномочены ставить подписи и печати в трудовой книжке в таких случаях.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие оформление и заверение трудовой книжки, содержатся в:

• Трудовом кодексе Российской Федерации (ст. 66);
• Постановлении Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
• Инструкции по ведению трудовых книжек, утверждённой Приказом Минтруда России от № 69.

Согласно этим документам, заверение трудовой книжки производится уполномоченным лицом организации, в которой работник состоит (или состоял) в трудовых отношениях. Если же на момент оформления записи работник не состоит в трудовых отношениях, заверение может быть выполнено иным образом.

Кто может заверять трудовую книжку неработающему?

В зависимости от причины отсутствия работы, заверение может осуществляться следующими лицами и организациями:

Последний работодатель

Если запись вносится после увольнения (например, запись о награждении, повышении квалификации или ином событии, имевшем место до увольнения), заверение делает бывший работодатель. Для этого необходимо:

1. Предоставить трудовую книжку в отдел кадров бывшего предприятия;
2. Получить подпись уполномоченного лица (обычно специалист отдела кадров или руководитель подразделения) и печать организации;
3. При отсутствии печати – поставить штамп «Уволен» и подпись.

Органы службы занятости населения

При поиске работы и постановке на учёт в службу занятости, если требуется внести запись о прохождении профессионального обучения, переподготовки или иных мероприятий, организованных службой занятости, заверение производит уполномоченный специалист службы занятости. Обычно это:

• Консультант по трудоустройству;
• Руководитель отдела профессиональной подготовки.

Для заверения необходимы:

1. Документ, подтверждающий прохождение мероприятия (сертификат, справка);
2. Заявление работника о внесении записи;
3. Подпись и печать службы занятости.

Образовательные учреждения

Если неработающий гражданин проходит обучение (вуз, колледж, курсы повышения квалификации) и требуется внести запись об окончании учебного заведения или получении диплома, заверение может быть выполнено учебным заведением. В этом случае:

• Выдаётся справка о завершении обучения;
• Справка заверяется подписью ректора (или его заместителя) и печатью учебного заведения;
• На основании справки в трудовую книжку вносится запись о получении образования, которую заверяет отдел кадров последнего места работы (если таковое имеется) или служба занятости.

Медицинские организации

При выдаче справки о временной нетрудоспособности (больничный лист) или о прохождении медицинской реабилитации, которая может быть отражена в трудовой книжке (например, запись о предоставлении отпуска по беременности и родам), заверение производит лечебное учреждение. Обычно это:

• Заведующий отделением или главный врач;
• Печать медицинской организации.

Затем соответствующая запись вносится в трудовую книжку работодателем (если он есть) либо службой занятости.

Нотариус (в исключительных случаях)

Если требуется заверение копии трудовой книжки или подтверждение подлинности уже внесённой записи, а организация, которая должна была бы это сделать, ликвидирована или недоступна, гражданин может обратиться к нотариусу. Нотариус заверяет верность копии документа, но не вносит новые записи в саму трудовую книжку.

Порядок действий для неработающего гражданина

1. Определить основание для записи (например, прохождение курсов, получение диплома, отпуск по уходу за ребёнком и т.д.).
2. Получить подтверждающий документ от соответствующей организации (справка, сертификат, больничный лист и т.п.).
3. Обратиться к уполномоченному лицу:
   • Если есть последний работодатель – в его отдел кадров;
   • Если работа не найдена – в службу занятости;
   • Если запись связана с обучением – в учебное заведение;
   • Если запись связана с медицинским основанием – в лечебное учреждение.
4. Предоставить документы и заявление о внесении записи.
5. Получить заверенную запись (подпись уполномоченного лица и печать организации).
6. Проверить correctness записи (дата, наименование организации, суть события, подпись, печать).

Что делать, если последнего работодателя нет?

Если организация, в которой гражданин ранее работал, ликвидирована, реорганизована или иным образом недоступна, заверение может быть выполнено:

• Через арбитражный суд (при необходимости подтверждения факта работы и получения справки о трудовой деятельности);
• Через Многофункциональный центр (МФЦ), где можно запросить справку о периодах работы из Пенсионного фонда РФ;
• Через службу занятости, которая при отсутствии работодателя может принять на себя функцию заверения записей, связанных с повышением квалификации или переобучением, проведёнными в рамках государственных программ.

Особенности заверения в электронном виде

С 2021 года в России действует возможность ведения электронной трудовой книжки (ЭТК) через портал «Госуслуги»; В этом случае:

• Заверение записей осуществляется электронной подписью уполномоченного лица работодателя;
• Если гражданин не работает, запись может быть внесена службой занятости или образовательным учреждением с использованием их квалифицированных электронных подписей;
• Печать организации заменяется электронной подписью и меткой времени.

Для неработающих граждан, предпочитающих бумажный вариант, процесс остаётся прежним – необходимо получить бумажное подтверждение и затем передать его в отдел кадров последнего работодателя или в службу занятости для заверения.

Итак, ответ на вопрос «Кто заверяет трудовую книжку неработающему?» зависит от основания для внесения записи:

• Последний работодатель – если запись относится к периоду его трудовой деятельности;
• Служба занятости населения – при поиске работы, прохождении государственных программ переподготовки и т.п.;
• Образовательные учреждения – при получении образования или повышении квалификации;
• Медицинские организации – при выдаче справок о нетрудоспособности, отпусках по беременности и родам и т.д.;
• Нотариус – только для заверения копий, а не для внесения новых записей.

Важно помнить, что любая запись в трудовой книжке должна быть подтверждена соответствующим документом и заверена подписью уполномоченного лица вместе с печатью организации (или электронной подписью в случае ЭТК). Соблюдение этих требований гарантирует юридическую значимость записи и защищает права гражданина при последующем трудоустройстве, назначении пенсии или получении социальных выплат;

---

Информация актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ.