Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. С развитием электронных форматов (электронных трудовых книжек — ЭТК) вопрос о том, что делать с бумажным оригиналом, остается актуальным. В 2026 году действуют строгие правила, регламентирующие хранение этого документа. В этой статье мы подробно разберем, куда должен сдаваться оригинал трудовой книжки, кто несет за нее ответственность и какие существуют исключения.
Общее правило: где должен храниться оригинал?
Согласно действующему трудовому законодательству и разъяснениям Минтруда, в период трудовой деятельности оригинал бумажной трудовой книжки должен храниться у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем).
Законом не предусмотрено хранение оригинала трудовой книжки работником дома, пока он официально трудоустроен. Работодатель выдает трудовую книжку владельцу только при увольнении.
Почему оригинал должен быть у работодателя?
Передача оригинала работодателю обусловлена несколькими важными факторами:
- Внесение записей: Именно работодатель обязан вносить сведения о приеме на работу, переводах, поощрениях и увольнении.
- Сохранность: Работодатель несет ответственность за сохранность документа строгой отчетности.
- Подтверждение стажа: При необходимости работодатель может оперативно предоставить выписку или копию для подтверждения стажа сотрудника.
Как работодатель обеспечивает хранение?
Трудовая книжка — это документ строгой отчетности. Поэтому работодатель не может просто положить ее в папку на столе. Существуют жесткие требования к хранению:
Физическая защита документов
В соответствии с нормативными актами (в частности, Положением о документах), трудовые книжки работников должны помещаться в:
- Сейфы;
- Металлические шкафы;
- Специальные помещения, обеспечивающие сохранность документов.
Это необходимо для защиты от утери, порчи, кражи или воздействия внешних факторов (например, пожара или затопления).
Обязательный учет
Для контроля за движением трудовых книжек работодатель обязан вести специальные регистрационные книги (согласно п. 40 Правил ведения трудовых книжек):
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — отражает покупку и наличие чистых бланков.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — в нее вносится запись о каждой принятой от работника трудовой книжке при приеме на работу и о ее выдаче при увольнении.
Что делать с трудовыми книжками нового и старого образца?
С года введены в оборот трудовые книжки нового образца. Однако это не означает, что старые книжки потеряли свою силу:
- Работодатель не обязан обменивать старые трудовые книжки сотрудников на новые.
- Старые бланки продолжают действовать и хранятся на тех же условиях.
- Неизрасходованные к 2023 году бланки старого образца не подлежат уничтожению — они хранятся у работодателя и могут использоваться для выдачи вкладышей или оформления дубликатов.
Можно ли забрать оригинал на время?
Часто сотрудники просят выдать им оригинал трудовой книжки для предоставления в банк, соцзащиту или Пенсионный фонд. Здесь важно помнить следующее:
По общему правилу, выдавать оригинал на руки работающему сотруднику запрещено. Исключение составляет только день увольнения. Во всех остальных случаях работодатель обязан:
- Выдать заверенную копию трудовой книжки.
- Выдать выписку из трудовой книжки.
На предоставление копии или выписки у работодателя есть 3 рабочих дня с момента подачи заявления сотрудником. Если оригинал будет выдан на руки и утерян, ответственность (включая штрафы и обязанность восстанавливать документ) ложится на работодателя.
Что делать при утере или порче?
Даже при соблюдении всех условий хранения (нахождение в сейфе, металлическом шкафу) возможны форс-мажорные обстоятельства, приводящие к утере или порче документа. В таком случае работодатель обязан:
- Создать комиссию для установления факта и причин утери/порчи.
- Оформить дубликат трудовой книжки, в который внести подтвержденные сведения о стаже работника.
- Если работник сам потерял трудовую (например, если она была выдана ему незаконно), он обязан предоставить документы, подтверждающие его стаж у предыдущих работодателей.
Сроки хранения работодателем
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов (утвержден Приказом Росархива от N 236), подлинные личные документы, включая трудовые книжки, имеют строгие сроки хранения:
- Трудовые книжки сотрудников, не забравших их при увольнении, хранятся в архиве организации в течение 50 лет.
- Бланки трудовых книжек и приходно-расходные книги учета хранятся как документы строгой отчетности.
Краткие итоги
- Трудоустроенный сотрудник не хранит оригинал дома — он сдается в отдел кадров.
- Работодатель хранит оригинал в сейфе или металлическом шкафу и ведет строгий учет в специальных книгах.
- Оригинал выдается на руки исключительно в день увольнения.
- Для банков и ведомств предоставляется только заверенная копия или выписка.
Соблюдение этих правил гарантирует сохранность важнейшего документа и избавляет как работника, так и работодателя от лишних проблем с восстановлением утраченного стажа.