Трудовая книжка — это ключевой документ, подтверждающий вашу трудовую историю, стаж и право на пенсию. С введением электронной системы многие вопросы о её хранении стали сложнее. В этой статье подробно разберем, что происходит с трудовой книжкой (бумажной и электронной) при устройстве на новое место работы, куда она передается и как получить выписку.
Два типа трудовых книжек: что нужно знать
С 1 января 2020 года в России действует двухуровневая система:
- Бумажная трудовая книжка (ТК) — традиционный формат, который продолжает выдаваться гражданам по их заявлению.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — обязательный формат для всех работников, сведения в которой ведутся автоматически в информационной системе Социального фонда России (СФР).
Куда передается трудовая книжка при приеме на работу?
Прием на работу с бумажной трудовой книжкой
Если у вас есть классическая «красная» книжка, процесс выглядит следующим образом:
- Вы предоставляете её новому работодателю (в отдел кадров или HR) вместе с другими документами при трудоустройстве.
- Работодатель обязан принять её на временное хранение для внесения записи о приеме на работу (статья 67 Трудового кодекса РФ).
- Книжка хранится в отделе кадров организации на протяжении всего периода вашей работы в этой компании.
- При увольнении вы обязательно должны получить её обратно с внесенной записью об увольнении. Запрещено удерживать её у работодателя.
Важно: Если вы увольняетесь и не получаете книжку, немедленно требуйте её выдать. При утере или порче вы можете получить дубликат через МФЦ или портал «Госуслуги».
Прием на работу с электронной трудовой книжкой (ЭТК)
Ситуация кардинально меняется, так как физического документа не существует в привычном виде.
- Хранитель информации — Социальный фонд России (СФР). Все сведения о вашей трудовой деятельности (прием, увольнение, периоды работы, награждения) автоматически передаются от работодателя в СФР и хранятся там в электронном виде.
- Вы не передаете никакой физический документ новому работодателю. При приеме на работу вы лишь указываете свои данные (ФИО, СНИЛС), а работодатель через систему «СБИС» или аналогичную получает из СФР вашу электронную трудовую книжку для проверки.
- Запись о приеме на работу работодатель вносит в вашу ЭТК через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) напрямую в СФР.
- Вы в любой момент можете получить выписку из электронной трудовой книжки на бумаге через личный кабинет на портале «Госуслуги», сайта СФР или в МФЦ. Эта выписка имеет юридическую силу.
Что делать, если у вас «гибрид»: бумажная книжка, но работаете по ЭТК?
Если вы ранее имели бумажную книжку, а с 2020 года работаете в компании, которая ведет ЭТК, происходит следующее:
- При первом трудоустройстве после 2020 года работодатель обязан оформить вам электронную трудовую книжку в СФР.
- Сведения из вашей бумажной книжки (если она есть) должны быть перенесены в ЭТК. Для этого работодатель подает в СФР сведения о вашем стаже до 2020 года.
- После этого бумажная трудовая книжка больше не используется для записи текущего трудового стажа. Её можно хранить дома как исторический документ.
- Все последующие записи (прием, увольнение) будут вноситься только в электронный формат.
Как получить выписку из трудовой книжки?
Независимо от формата, вы всегда имеете право на получение официальной выписки:
- Из бумажной трудовой книжки: вы просто берете её с собой и предоставляете по требованию (например, при оформлении кредита или пенсии).
- Из электронной трудовой книжки:
- Через портал «Госуслуги» (услуга «Выписка из электронной трудовой книжки»).
- Через личный кабинет на сайте Социального фонда России.
- В МФЦ («Мои документы») — по паспорту и СНИЛС.
Выписка из ЭТК на бумаге заверяется электронной подписью СФР и имеет такую же юридическую силу, как и запись в бумажной книжке.
Краткая памятка-схема
| Ситуация | Куда передаете при устройстве? | Кто хранит? | Как получить выписку? |
|---|---|---|---|
| Бумажная трудовая книжка | Отдел кадров нового работодателя | У работодателя (до увольнения) | Даете саму книжку или запрашиваете копию у работодателя |
| Электронная трудовая книжка (ЭТК) | Никуда (физический документ отсутствует) | В информационной системе Социального фонда (СФР) | Через «Госуслуги», сайт СФР или МФЦ |
При устройстве на работу бумажная трудовая книжка передается в отдел кадров и хранится там до вашего увольнения. Электронная трудовая книжка не передается физически — она всегда находится в защищенной базе Социального фонда России. Главное правило: всегда следите за тем, чтобы записи о вашей работе (особенно об увольнении) были внесены корректно в выбранный вами формат; При сомнениях запрашивайте выписку и сверяйте данные.
Дата актуализации информации: май 2026 года. Всегда уточняйте последние изменения на официальном сайте Социального фонда России.