С 1 января 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 2026 году этот процесс практически завершён — с 1 января 2026 года заканчивается переходный период. Теперь каждый работодатель обязан вести учёт трудовой деятельности сотрудников в электронном формате.

Но куда же фактически подаются электронные трудовые книжки? Кто их формирует‚ хранит и предоставляет гражданам? В этой статье мы подробно разберём все аспекты работы с ЭТК‚ включая нормативную базу‚ порядок оформления и способы получения информации.

Что такое электронная трудовая книжка и почему она важна

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она содержит сведения о трудовой деятельности гражданина‚ включая:

• места работы;
• должности;
• даты приёма и увольнения;
• основания для увольнения;
• информацию о наградах и поощрениях;
• данные о повышении квалификации.

Нормативная база: где прописаны правила ведения ЭТК

Переход на электронные трудовые книжки регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ — внёс изменения в Трудовой кодекс РФ‚ закрепив возможность ведения трудовой книжки в электронном виде.
2. Постановление Правительства РФ от 31 декабря 2019 г. № 1955 — утвердило порядок ведения и хранения электронных трудовых книжек.
3. Приказ Минтруда России от 10 декабря 2019 г. № 747н — определил формы и форматы предоставления сведений в ПФР.
4. Федеральный закон от 29 декабря 2022 г. № 569-ФЗ — уточнил положения о переходе на ЭТК с 2026 года.

Согласно этим документам‚ с 1 января 2026 года ведение бумажных трудовых книжек не допускается‚ кроме случаев‚ когда работник подал письменное заявление о сохранении бумажного варианта.

Кто формирует и куда подаёт электронные трудовые книжки

Ответственность за ведение и предоставление электронных трудовых книжек возложена на работодателей; Именно они должны:

• вести учёт сведений о трудовой деятельности сотрудников;
• передавать данные в Пенсионный фонд России;
• обеспечивать доступ работников к их ЭТК;
• вносить изменения при приёме на работу‚ переводе или увольнении.

Куда именно подаются данные?

Сведения об электронных трудовых книжках передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) через:

• Федеральную государственную информационную систему «Сведения о трудовой деятельности» (ФГИС СТД) — единая база данных‚ где хранится информация обо всех ЭТК.
• Специализированный программный комплекс‚ который интегрирован с системами бухгалтерского учёта (например‚ 1С: Зарплата и Управление Персоналом).

Работодатели обязаны ежемесячно передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР не позднее 15-го числа месяца‚ следующего за отчётным.

Как работник может получить доступ к своей электронной трудовой книжке

Граждане могут получить информацию о своей ЭТК несколькими способами:

1. Через личный кабинет на сайте ПФР
   • Необходима регистрация на официальном сайте Пенсионного фонда.
   • После входа в личный кабинет выбрать раздел «Сведения о трудовой деятельности».
   • Можно скачать выписку или просмотреть данные онлайн.
2. Через портал Госуслуги
   • Услуга называется «Получение сведений о трудовой деятельности» (код услуги 100010).
   • Доступна после подтверждённой учётной записи (уровень «Стандартный» или «Подтверждённый»).
3. Через работодателя
   • Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности по его запросу.
   • Запрос можно оформить в письменном виде или через корпоративные каналы связи.
4. Через МФЦ (Многофункциональный центр)
   • Обращение в МФЦ с паспортом и СНИЛС.
   • Получение выписки на бумажном носителе.

Что делать‚ если данные в ЭТК неверные?

Если вы обнаружили ошибки в своей электронной трудовой книжке‚ необходимо:

1. Обратиться к работодателю с письменным заявлением о корректировке данных.
2. Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней направить уточнённые сведения в ПФР.
3. Если работодатель не реагирует‚ можно обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Что делать‚ если работник не хочет переходить на ЭТК?

Согласно законодательству‚ работник вправе сохранить бумажную трудовую книжку‚ если до 31 декабря 2025 года подал соответствующее заявление работодателю.

В этом случае:

• Работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку.
• Электронная трудовая книжка также ведётся‚ но не является основным документом.
• При увольнении работнику выдаётся бумажная трудовая книжка с внесёнными изменениями.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки при приёме на работу?

При трудоустройстве работодатель может запросить у нового сотрудника сведения о трудовой деятельности. Для этого:

1. Работник может предоставить:
• выписку из личного кабинета ПФР;
• копию данных из портала Госуслуги;
• сведения‚ полученные через МФЦ.
2. Работодатель самостоятельно запрашивает данные в ПФР через ФГИС СТД.

С 2026 года при приёме на работу впервые гражданам впервые оформляется электронная трудовая книжка. Бумажные варианты не выдаются.

Статистика и актуальные данные по Воронежской области

По состоянию на 2026 год:

• В Воронежской области на электронные трудовые книжки перешли более 237 тыс. человек.
• Переходный период завершён‚ и все работодатели обязаны вести учёт в электронном формате.
• Граждане активно используют портал Госуслуги и личный кабинет ПФР для доступа к своим данным.

Часто задаваемые вопросы

Могу ли я вернуть бумажную трудовую книжку‚ если уже перешёл на ЭТК?

Нет. Если вы не подали заявление об отказе от бумажной книжки до 31 декабря 2025 года‚ то с 1 января 2026 года ведение бумажных трудовых книжек запрещено.

Как часто обновляются данные в ЭТК?

Работодатели передают сведения в ПФР ежемесячно‚ не позднее 15-го числа следующего месяца. Таким образом‚ данные обновляются с задержкой до полутора месяцев.

Что делать‚ если я потерял доступ к личному кабинету ПФР?

Необходимо восстановить пароль через сайт ПФР или обратиться в отделение ПФР по месту жительства с паспортом и СНИЛС.

Могут ли работодатели отказаться вести ЭТК?

Нет. Ведение электронных трудовых книжек обязательно для всех работодателей с 1 января 2020 года. Нарушение влечёт административную ответственность.

Как получить дубликат ЭТК‚ если данные утеряны?

Обратитесь в ПФР через личный кабинет‚ портал Госуслуги или МФЦ. Данные восстановлению не подлежат‚ но можно получить выписку о трудовой деятельности.

Очень важно‚ чтобы каждый гражданин следил за корректностью своих данных в электронной трудовой книжке‚ так как она является основным документом о трудовом стаже.

Полезные ссылки

• Официальный сайт Пенсионного фонда России
• Портал Госуслуги
• Сайт МФЦ Воронежской области
• КонсультантПлюс: законодательство о трудовых книжках

Если у вас остались вопросы по электронным трудовым книжкам — задайте их в комментариях или обратитесь в отделение ПФР по месту жительства.

Дата публикации: 22 мая 2026 года