Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Обновлено: 23 мая 2026 года

Самое главное помнить: Трудовые книжки не сдаются в общий архив документов, а хранятся у работодателя в течение всего периода действия трудового договора и в течение установленных законом сроков после его прекращения.

С введением электронных трудовых книжек с 1 января 2020 года и активным развитием цифрового документооборота в России, многие работники и работодатели задаются вопросом: куда деваются бумажные трудовые книжки при ликвидации организации или увольнении сотрудника? Этот вопрос приобретает особую актуальность в 2026 году, когда многие предприятия завершают переход на электронный формат учета.

Правовые основы хранения трудовых книжек

Что говорит Трудовой кодекс РФ?

Согласно части 4 статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации:

Трудовые книжки ведутся только на лиц, работающих по трудовым договорам;
Индивидуальные предприниматели не ведут трудовые книжки на себя, так как не заключают трудовые договоры с самими собой;
Ведение трудовых книжек является обязанностью работодателя.

Важно отметить, что статья 66.1 ТК РФ, введенная в 2020 году, регулирует ведение сведений о трудовой деятельности в электронном формате, но это не отменяет необходимости ведения бумажных трудовых книжек для большинства категорий работников.

Нормативные акты о хранении трудовых книжек

Порядок ведения и хранения трудовых книжек регламентируется:

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»;
Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»;
Локальными нормативными актами организации.

Очень важно: Каждая организация обязана иметь свой архив, который включает в себя архив трудовых книжек. Этот архив может быть размещен как в самой организации, так и в головном офисе (для филиалов и представительств).

Куда сдаются трудовые книжки при ликвидации организации?

Сценарий 1: Ликвидация юридического лица

При ликвидации организации трудовые книжки сотрудников не сдаются в общий архив, а передаются:

В государственный архив по месту регистрации организации;
В вышестоящую организацию (если она есть);
Уполномоченному лицу, назначенному ликвидационной комиссией;
Могут быть переданы правопреемнику (если он есть).

Сроки хранения трудовых книжек в государственном архиве составляют:

Для работников, уволенных до 2020 года ⎻ 75 лет;
Для работников, уволенных после 2020 года ⎻ 50 лет;
Для сотрудников, работающих в организации на момент ликвидации ⎻ до их увольнения.

Сценарий 2: Реорганизация организации

При реорганизации (слиянии, присоединении, разделении, выделении) трудовые книжки передаются:

Правопреемнику;
В случае отсутствия правопреемника ౼ в государственный архив;
В головной офис (для филиалов).

Сценарий 3: Банкротство организации

При банкротстве процедура передачи трудовых книжек регулируется Федеральным законом «О несостоятельности (банкротстве)». Как правило, трудовые книжки передаются:

В государственный архив;
Уполномоченному лицу, назначенному арбитражным управляющим;
В случае продажи бизнеса ⎻ новому собственнику.

Что делать работнику, если организация ликвидирована?

Способ 1: Обращение в государственный архив

Если вы не знаете, куда передали вашу трудовую книжку после ликвидации организации, вы можете обратиться:

В государственный архив по месту регистрации бывшего работодателя;
В территориальное отделение Росархива;
В многофункциональный центр (МФЦ) по месту жительства.

Для этого вам потребуется:

Паспорт;
Заявление о предоставлении копии трудовой книжки;
Документы, подтверждающие факт работы в организации (например, копии приказов, трудовой договор).

Способ 2: Обращение к правопреемнику

Если организация была реорганизована, попробуйте найти правопреемника. Это может быть:

Новая компания, образованная в результате слияния;
Головной офис (для филиалов);
Учредители или акционеры.

Способ 3: Обращение в Пенсионный фонд РФ

Вы можете запросить сведения о вашем трудовом стаже через:

Личный кабинет на сайте ПФРФ;
МФЦ;
Отделение ПФРФ по месту жительства.

Для этого вам потребуется паспорт и СНИЛС.

Электронные трудовые книжки: будущее уже наступило

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка. Это не отменяет бумажные трудовые книжки, но создает дублирующую систему учета.

Как это работает?

Работодатель вносит сведения о трудовой деятельности работника в информационную систему ПФРФ;
Работник получает доступ к своим данным через личный кабинет на сайте госуслуг;
При необходимости можно запросить бумажную копию электронной трудовой книжки.

Преимущества электронных трудовых книжек

Удобный доступ: работник может в любой момент посмотреть свою трудовую историю;
Защита от потери: данные хранятся в электронном виде и не могут быть утеряны;
Автоматическое обновление: при смене работы информация обновляется автоматически;
Упрощение бюрократии: не нужно носить с собой бумажную книжку.

Остаются ли бумажные трудовые книжки?

Да, бумажные трудовые книжки продолжают существовать, но их роль постепенно уменьшается. Согласно статье 66.1 ТК РФ, работодатель обязан:

Вести бумажную трудовую книжку до 31 декабря 2026 года;
С 1 января 2027 года вести только электронный формат (для новых сотрудников);
По запросу работника выдавать бумажную копию электронной трудовой книжки.

Невероятно важно: Если вы устраиваетесь на работу после 2027 года, у вас может не быть бумажной трудовой книжки. В этом случае всю информацию о вашем трудовом стаже можно будет найти в электронном формате.

Часто задаваемые вопросы

Могут ли трудовые книжки храниться в общем архиве организации?

Нет. Трудовые книжки должны храниться отдельно от других документов. Для них должен быть обеспечен особый режим хранения, исключающий возможность утери или повреждения.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утеряна по вине работодателя, он обязан выдать дубликат. Для этого:

Обратитесь к работодателю с заявлением о выдаче дубликата;
Предоставьте документы, подтверждающие ваш стаж (например, копии трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы);
Работодатель запросит недостающие сведения в государственном архиве;
Вам выдадут дубликат трудовой книжки.

Можно ли получить копию трудовой книжки без обращения к работодателю?

Да, через:

Государственный архив;
Многофункциональный центр (МФЦ);
Пенсионный фонд РФ;
Суд (в случае спорных ситуаций).

Что делать, если организация отказывается выдать трудовую книжку?

В этом случае вы можете:

Направить письменное требование о выдаче трудовой книжки;
Обратиться в трудовую инспекцию;
Подать иск в суд;
Обратиться в прокуратуру.

Как проверить подлинность трудовой книжки?

Для проверки подлинности трудовой книжки обратите внимание на:

Наличие всех обязательных реквизитов (печатей, подписей);
Отсутствие исправлений и подчисток;
Соответствие записей данным государственных органов;
Наличие записи «Работает по настоящее время» (если сотрудник продолжает работать).

Практические советы для работников и работодателей

Советы для работников

Сохраняйте копии всех документов (трудовых договоров, приказов, справок);
Регулярно проверяйте записи в трудовой книжке;
Своевременно обращайтесь за дубликатом, если книжка утеряна;
Используйте электронные трудовые книжки для удобного доступа к данным;
Обращайтесь в государственные органы при ликвидации организации.

Советы для работодателей

Соблюдайте сроки хранения трудовых книжек;
Организуйте отдельное хранение трудовых книжек;
Своевременно передавайте документы при реорганизации или ликвидации;
Ведите электронный учет сведений о трудовой деятельности;
Обучите сотрудников работе с электронными трудовыми книжками.

В 2026 году бумажные трудовые книжки не сдаются в общий архив, а хранятся у работодателя в течение установленных законом сроков. При ликвидации организации они передаются в государственный архив или правопреемнику. С 2027 года бумажные трудовые книжки будут постепенно вытесняться электронным форматом, но полностью не исчезнут.

Для работников важно:

Следить за состоянием своей трудовой книжки;
Знать, куда обращаться при утере или ликвидации организации;
Использовать возможности электронных трудовых книжек;
Своевременно получать дубликаты при необходимости.

Для работодателей важно:

Соблюдать все требования по ведению и хранению трудовых книжек;
Обеспечивать сохранность документов;
Своевременно передавать трудовые книжки при реорганизации или ликвидации;
Информировать работников о переходе на электронные трудовые книжки.

Дополнительные ресурсы

Федеральная служба по труду и занятости
Пенсионный фонд Российской Федерации
Портал государственных услуг
Федеральное архивное агентство

Если у вас остались вопросы по теме «Будут ли сдавать в архив трудовые книжки?», обращайтесь к специалистам или в соответствующие государственные органы. Берегите свои трудовые книжки ౼ это ваш главный документ, подтверждающий ваш трудовой стаж!