С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон, вводящий электронные трудовые книжки (ЭТК). С этого момента основные сведения о трудовой деятельности работника формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР). Однако вопрос о том, куда вносить сведения о награждениях и поощрениях, остаётся одним из самых обсуждаемых в кадровой практике. Ниже – подробный разбор нормативной базы, практических рекомендаций и образцов оформления.

Нормативная база, регулирующая ведение ЭТК

• Федеральный закон от № 442‑ФЗ – введение электронных трудовых книжек.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1) – порядок ведения трудовых книжек, включая раздел «Сведения о награждениях».
• Приказ Минтруда России от № 585н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (п. 2;5.3 – перечень кадровых мероприятий, подлежащих отражению в ТК).
• Информационные письма Роструда (например, от ) – разъяснения о том, что сведения о награждениях не вносятся в электронную трудовую книжку.
• КонсультантПлюс – раздел «IV. Заполнение сведений о награждении» (п. 25) – перечень наград, которые традиционно вносятся в бумажную ТК.
• Формы отчётности: СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности) и ЕФС‑1 (сведения о застрахованных лицах) – в них также не предусмотрено поле для награждений.

Таким образом, нормативные акты чётко разделяют:

1. Сведения о трудовой деятельности (приём, перевод, увольнение, изменения условий труда) – обязательно в ЭТК и отчётности СЗВ‑ТД.
2. Сведения о награждениях, поощрениях, грамотах, знаках отличия – не входят в состав электронной трудовой книжки и не отражаются в форме СЗВ‑ТД/ЕФС‑1.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной ТК, хранящийся в личном кабинете работника на портале Госуслуги и в базе Социального фонда России. В ЭТК отражаются:

• СНИЛС работника;
• Персональные данные (ФИО, дата рождения, паспортные данные);
• Сведения о трудовой деятельности: даты приёма, переводов, увольнений, изменения условий труда, периоды работы по вахтовому методу и т.д.;
• Информация о страховом стаже и периодах уплаты взносов.

Важно: в ЭТК отсутствуют поля для внесения наград, грамот, благодарностей и иных поощрений. Эта информация хранится иначе.

Раздел «Сведения о награждениях» в бумажной трудовой книжке

В традиционной (бумажной) ТК существует отдельный раздел – «Сведения о награждениях». Согласно п. 25 «КонсультантПлюс» и примерам из практики, в него вносятся:

• Государственные награды (ордена, медали, звания «Герой Российской Федерации», «Заслуженный работник» и т.п.);
• Ведомственные и отраслевые награды;
• Почётные грамоты, благодарности, благодарственные письма от работодателя;
• Дипломы, сертификаты о повышении квалификации, если они носят характер поощрения;
• Знаки отличия (например, «Лучший по профессии»).

Запись оформляется в виде:

Награждение: Орден «Знак Почёта» (№ 123456) – за высокие показатели в работе, Приказ № 78 от .

В бумажной ТК такие записи обязательны, поскольку они подтверждают профессиональные достижения работника и могут влиять на карьерный рост, назначение на высшие должности и получение льгот.

Где фиксировать сведения о награждениях при ведении ЭТК?

Поскольку электронная трудовая книжка не предусматривает раздела для наград, работодатель должен использовать альтернативные способы документирования поощрений:

Личная карточка по форме Т‑2

Форма Т‑2 («Личная карточка работника») остаётся обязательной независимо от вида трудовой книжки. В её разделе «Награды и поощрения» фиксируются все виды поощрений:

• Дата награждения;
• Наименование награды (полное и сокращённое);
• Основание (приказ, распоряжение, протокол);
• Номер и дата документа‑основания.

Карточка Т‑2 хранится в личном деле сотрудника и предоставляется по запросу (например, при аттестации, назначении на высшую должность или при выходе на пенсию).

Внутренние приказы и распоряжения

Каждое награждение оформляется отдельным приказом работодателя (форма Т‑12 или иная внутренняя форма). Приказ хранится в отделе кадров и приобщается к личному делу.

Электронный документооборот (ЭДО)

Многие организации используют системы ЭДО (например, СБИС, 1С:Документооборот, Диадок). В таких системах создаёться электронный документ «Награждение», который привязывается к карточке сотрудника и доступен для просмотра в личном кабинете работника на корпоративном портале.

Выписка из Госуслуг

Работник может запросить выписку из своей электронной трудовой книжки на портале Госуслуги. В выписке будут отражены только сведения о трудовой деятельности. Информация о награждениях в ней отсутствует, поэтому для подтверждения поощрений работник предоставляет выписку из личной карточки Т‑2 или копию приказа о награждении.

Портфолио и профессиональные достижения

Для целей аттестации, участия в конкурсах или подачи заявок на гранты рекомендуется вести профессиональное портфолио, где собраны копии наград, сертификатов, благодарственных писем и т.д.

Порядок заполнения и сдачи отчётности при наличии наград

Наличие наград не влияет на состав отчётных форм, связанных с электронной трудовой книжкой:

СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности)

Форма СЗВ‑ТД заполняется только при кадровых мероприятиях, указанных в п. 2.5.3 Приказа Минтруда № 585н (приём, перевод, увольнение, изменение условий труда и т.д.). Награждения в этот список не входят, поэтому:

• При награждении работника не подаётся СЗВ‑ТД;
• В поле «Причина подачи» не указывается награда;
• Сведения о награде не отражаются в таблице «Сведения о трудовой деятельности».

ЕФС‑1 (сведения о застрахованных лицах)

Аналогично, форма ЕФС‑1 содержит данные о страховом стаже, периодах работы и выплатах. Награждения не включаются в эту форму.

Пример заполнения СЗВ‑ТД при приёме на работу (без учёта наград)

Работник: Иванов Иван Иванович, СНИЛС 123‑456‑789 00
Дата приёма: 
Должность: инженер‑конструктор
Подразделение: отдел проектирования
Основание: Приказ № 101 от о приёме на работу

Если же работник получает награду, например, орден «Знак Почёта», то в кадровом деле делается запись в личную карточку Т‑2 и издаётся приказ о награждении, но никаких отчётов в СФР не подаётся.

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Вести личную карточку Т‑2 в электронном виде (в системе кадрового учёта или в сканированном виде). Это обеспечит быстрый доступ к информации о наградах при необходимости.
2. Оформлять каждое награждение отдельным приказом и хранить его в личном деле сотрудника (в бумажном или электронном архиве).
3. Информировать работника о том, где он может получить подтверждение своей награды (выписка из Т‑2, копия приказа, выписка из Госуслуг о трудовой деятельности).
4. При аттестации или присвоении разряда запрашивать у сотрудника выписку из личной карточки Т‑2 или предоставлять ему справку о наградах, подписанную руководителем отдела кадров.
5. Использовать корпоративный портал для размещения электронных копий наград (PDF‑файлы сканов приказов, грамот). Это упрощает доступ сотрудников к своим достижениям.
6. Обновлять внутренние инструкции по кадрам, указывая, что сведения о награждениях не вносятся в ЭТК и не отражаются в СЗВ‑ТД/ЕФС‑1.
7. Проводить периодический аудит личных дел на предмет completeness данных о наградах (особенно перед планированием повышения или вынесения представления к государственным наградам).

Образец записи в личной карточке Т‑2 (форма Т‑2)

Запись делается от руки или печатается в электронном виде; при электронном ведении поля заполняются в соответствующей форме системы кадрового учёта.

Электронные трудовые книжки значительно упростили учёт трудовой деятельности, но они не предназначены для хранения информации о наградах и поощрениях. Нормативные акты (Приказ Минтруда № 585н, разъяснения Роструда, КонсультантПлюс) чётко указывают, что такие сведения должны отражаться в иных документах – прежде всего в личной карточке работника по форме Т‑2, а также в приказах о награждении и внутреннем документообороте.

Для кадровой службы это означает:

• Не пытаться вносить награды в ЭТК или в форму СЗВ‑ТД;
• Обеспечить надёжное хранение и быстрый доступ к данным о наградах через Т‑2, приказы и корпоративный ЭДО;
• Информировать сотрудников о порядке подтверждения своих достижений при трудоустройстве, аттестации или выходе на пенсию.

Соблюдение этих правил позволит избежать ошибок в отчётности, обеспечит прозрачность кадрового учёта и сохранит всю информацию о профессиональных достижениях работников в соответствии с действующим законодательством.

Статья актуальна на май 2026 года. Информация основана на данных из открытых источников (Роструд, КонсультантПлюс, портал Кадровик‑практик, СБИС, Госуслуги) и действующего нормативного законодательства РФ.