Вопрос формирования и ведения личного дела работника является одним из ключевых в трудовом законодательстве России. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) регулярно публикует разъяснения, которые помогают работодателям правильно оформлять документы и соблюдать права работников.

Что такое личное дело работника?

Личное дело – это совокупность документов, отражающих трудовую биографию сотрудника, его права и обязанности, а также сведения, необходимые для применения трудового законодательства.

Основные цели личного дела

• Контроль за соблюдением трудовых прав – позволяет проверять, соблюдены ли все нормы законодательства.
• Документальное подтверждение фактов – служит доказательной базой в случае трудовых споров.
• Учет кадровой информации – облегчает работу отдела кадров и упрощает процесс адаптации новых сотрудников.

Правовая база

Состав и порядок ведения личного дела регулируются следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 80‑84.
2. Приказ Минтруда России № 6н от «Об утверждении Положения о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников».
3. Разъяснения Роструда (в т.ч. по дистанционным работникам, заместителям и другим специфическим ситуациям).

Кто отвечает за формирование личного дела?

Согласно ТК РФ, работодатель (в т.ч. индивидуальный предприниматель) обязан сформировать и вести личное дело каждого работника с момента его приема на работу и до увольнения.

Ответственность

• За неполноту или недостоверность сведений – штраф в размере от 5 000 до 30 000 рублей (пункт 5.2 статьи 5.27 КоАП РФ).
• За разглашение конфиденциальных данных – административная и гражданско-правовая ответственность.

Состав личного дела: обязательные документы

Ниже перечислены документы, которые обязательно должны быть включены в личное дело согласно приказу Минтруда № 6н.

Документы, оформляемые при приёме на работу

• Трудовой договор (или иной документ, определяющий трудовые отношения).
• Приказ о приёме на работу.
• Копия паспорта (страница с фотографией и регистрацией).
• СНИЛС.
• ИНН.
• Военный билет (для мужчин призывного возраста) или документ о прохождении альтернативной службы.
• Документы об образовании (диплом, сертификаты).
• Согласие работника на обработку персональных данных.
• Документы, подтверждающие право на работу (для иностранных граждан – миграционная карта, разрешение на работу).

Документы, формируемые в процессе трудового стажа

• Должностная инструкция.
• Приказы о переводе, повышении, понижении, изменении условий труда.
• Акты приёма‑сдачи дел (при смене места работы, подразделения).
• Справки о командировках, учебных отъездах.
• Документы, связанные с оплатой труда (расчётные листы, справки о доходах).
• Документы о дисциплинарных взысканиях (выговор, замечание, увольнение).
• Справки о прохождении медицинского осмотра (для работ с вредными условиями).
• Документы, подтверждающие предоставление отпусков (отпускные листы, согласования).
• Документы, связанные с выплатой компенсаций (компенсация за неиспользованный отпуск, выходные в праздничные дни).

Документы, оформляемые при увольнении

• Приказ об увольнении.
• Трудовая книжка (если выдаётся в бумажном виде) – запись о прекращении трудовых отношений.
• Справка о заработной плате и выплатах (выплата компенсаций, выходного пособия).
• Согласие работника на передачу данных в Пенсионный фонд (при необходимости).

Особенности формирования личного дела для дистанционных и временно отсутствующих работников

Роструд в своих разъяснениях указывает, что в случае дистанционной работы или замещения отсутствующего сотрудника порядок формирования личного дела не меняется, однако есть нюансы:

• Если сотрудник работает удалённо, все документы могут быть оформлены в электронном виде (ЭДО) при условии наличия согласия работника.
• Для замещения (например, заместитель отсутствующего сотрудника) в личное дело необходимо включить:
  • Приказ о назначении на временное исполнение обязанностей.
  • Копию должностной инструкции, в которой указаны дополнительные обязанности.
• В случае, когда у дистанционного работника возникли технические проблемы (отсутствие связи, интернета), Роструд рекомендует фиксировать эти обстоятельства в акте, чтобы избежать неправомерного применения дисциплинарных мер (например, «прогул»).

Электронное и бумажное ведение личного дела

С 2023 года работодатели могут вести личные дела в электронном виде, если соблюдены следующие условия:

1. Наличие согласия работника на электронный формат (пункт в трудовом договоре);
2. Обеспечение защищённого доступа (пароль, двухфакторная аутентификация).
3. Хранение копий документов в архиве, доступном для проверяющих органов.
4. Соблюдение требований к срокам хранения (не менее 5 лет после увольнения).

Если часть документов хранится в бумажном виде (например, оригиналы паспортов), они должны быть помещены в отдельный архив, доступный только уполномоченным лицам.

Права работника в отношении личного дела

• Право запросить копию всех документов, содержащихся в личном деле, в любое время.
• Право внести исправления в случае обнаружения ошибок (например, неверные даты, опечатки).
• Право на конфиденциальность – доступ к личному делу имеет только уполномоченный персонал.
• Право на удаление персональных данных, не требуемых для выполнения трудовых обязательств, после их истечения.

Как правильно оформить дисциплинарные взыскания в личном деле

Роструд подчёркивает, что любые дисциплинарные меры должны быть документально подтверждены и соответствовать установленным процедурам.

1. Проведение служебного расследования. Составляется акт, в котором фиксируются обстоятельства нарушения.
2. Уведомление работника. Работнику направляется письменное уведомление о предстоящем взыскании с указанием сроков и возможности дать объяснения.
3. Принятие решения. Приказ о взыскании (выговор, замечание) подписывается руководителем и помещается в личное дело.
4. Сохранение доказательной базы. Копии электронных писем, скриншотов, записей телефонных разговоров могут быть приложены к акту.

Последствия нарушения требований к личному делу

Практический чек‑лист для работодателя

Перед тем как закрыть личное дело, проверьте наличие следующих пунктов:

1. Трудовой договор и все дополнительные соглашения.
2. Приказ о приёме на работу.
3. Копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета.
4. Должностная инструкция и приказы о её изменении.
5. Все акты приёма‑сдачи дел (переводы, командировки).
6. Расчётные листы за весь период работы.
7. Документы о предоставлении отпусков и их использовании.
8. Дисциплинарные взыскания (если есть).
9. Приказ об увольнении и справка о выплатах.
10. Подтверждение согласия работника на электронный формат (если используется ЭДО).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли хранить оригиналы паспортов в электронном виде?

Нет. По законодательству оригиналы документов, удостоверяющих личность, должны храниться в бумажном виде в архиве работодателя. В электронном виде допускаются только сканы, но они не заменяют оригиналы при проверке.

Что делать, если у дистанционного работника нет доступа к интернету и он «прогул»?

Роструд рекомендует оформить акт о форс-мажорных обстоятельствах, где фиксируются причины отсутствия связи. На основании этого акта дисциплинарные меры могут быть отменены или смягчены.

Сколько времени хранится личное дело после увольнения?

Согласно ТК РФ и приказу Минтруда, личное дело должно храниться минимум 5 лет после прекращения трудовых отношений. При наличии судебных споров срок может быть продлён до 10 лет.

Можно ли удалять из личного дела документы, которые уже не нужны?

Удалять документы, содержащие сведения, необходимые для доказательства прав и обязанностей, нельзя. Однако можно уничтожать документы, срок хранения которых истёк и которые не относятся к обязательному перечню (например, устаревшие справки о прохождении временных медицинских осмотров).

Как оформить замену заместителя в личном деле?

Необходимо оформить приказ о назначении заместителя, приложить к нему копию должностной инструкции, в которой указаны новые обязанности, и при необходимости – акт о передаче дел.

Соблюдение требований Роструда к формированию и ведению личного дела работника – это не только юридическая обязанность, но и важный инструмент управления персоналом. Правильно оформленное дело защищает интересы как работодателя, так и сотрудника, упрощает процесс проверки и минимизирует риск возникновения трудовых споров.

Помните: своевременное и полное оформление документов, а также их надёжное хранение – залог стабильных трудовых отношений и уверенности в правовой чистоте вашего бизнеса.

Дата публикации: