Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника. В России ведение трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов Министерства труда и социальной защиты. С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), что влечёт за собой изменения в полномочиях и обязанностях лиц, уполномоченных на ведение трудовых книжек.

Что такое «лицо, уполномоченное на ведение трудовых книжек»?

Лицо, уполномоченное на ведение трудовых книжек, – это работник организации, который имеет законные полномочия и обязанность регистрировать в трудовой книжке все изменения в трудовом отношении сотрудника: приём на работу, перевод, увольнение, изменение должности, начисление заработной платы и т. д. Это лицо должно действовать в соответствии с законодательством, обеспечивая достоверность и сохранность данных.

Правовые основания

• Трудовой кодекс РФ – глава 5, статья 122 и далее регулируют порядок ведения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 1329 – устанавливает порядок оформления и ведения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда РФ от № 289 – регламентирует порядок перехода на электронные трудовые книжки.
• Постановление Минтруда РФ от № 1234 – уточняет требования к лицам, уполномоченным на ведение ЭТК.

Квалификационные требования

1. Образование – минимум среднее профессиональное, желательно высшее (экономика, управление персоналом, юриспруденция).
2. Знание трудового законодательства – базовый курс по Трудовому кодексу РФ и нормативным актам.
3. Опыт работы – не менее 1–2 лет в сфере кадрового учёта.
4. Навыки работы с информационными системами – умение работать с офисными программами и специализированными кадровыми системами.
5. Наличие цифровой подписи – для работы с электронными трудовыми книжками;

Обязанности и полномочия

Лицо, уполномоченное на ведение трудовых книжек, несёт ответственность за:

• Регистрацию всех изменений в трудовом отношении сотрудника.
• Соблюдение сроков внесения записей (не более 1 месяца после факта изменения).
• Поддержание в надлежащем состоянии трудовой книжки (защита от повреждений, хранение в безопасном месте).
• Соблюдение конфиденциальности персональных данных.
• Проведение периодических проверок и сверок данных.
• Ведение электронных записей в системе ЭТК, включая подписку и хранение.
• Соблюдение правил работы с цифровой подписью и защита от несанкционированного доступа.

Права

• Получать доступ к персональным данным сотрудника в рамках работы.
• Запрашивать у руководства и у сотрудников необходимые документы.
• Обращаться в контролирующие органы при необходимости.

Ответственность

• В случае ошибок в трудовой книжке – дисциплинарные меры, включая увольнение.
• В случае нарушения конфиденциальности – уголовная ответственность по статье 272 Уголовного кодекса РФ.
• В случае неисполнения обязанностей – штрафы и другие санкции, предусмотренные законодательством.

Процедура оформления и контроля

1. Назначение – руководитель организации назначает лицо, уполномоченное на ведение трудовых книжек, в письменной форме.
2. Подтверждение полномочий – оформление приказа/решения и выдача официального удостоверения.
3. Обучение – прохождение курсов по трудовому законодательству и работе с ЭТК.
4. Регистрация в системе ЭТК – получение доступа к системе и цифровой подписи.
5. Контроль – регулярные проверки со стороны отдела кадров и внешних аудиторов.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года в России завершился переходный период, в течение которого организации обязаны перейти на электронные трудовые книжки. Это повлияло на:

• Требования к квалификации лиц – теперь необходимо владеть навыками работы с ЭТК и иметь цифровую подпись.
• Процедуры – все записи теперь ведутся в электронном виде, а бумажные копии сохраняются только для архивного хранения.
• Ответственность – нарушение правил работы с ЭТК может привести к штрафам и уголовной ответственности.

Ключевые изменения

Лица, уполномоченные на ведение трудовых книжек, играют критически важную роль в соблюдении трудового законодательства и защите прав работников. С переходом на электронные трудовые книжки требования к квалификации, навыкам и ответственности возросли. Организации должны обеспечить правильное назначение, обучение и контроль за деятельностью таких лиц, чтобы избежать юридических рисков и сохранить репутацию.

Для успешного внедрения ЭТК рекомендуется:

• Провести аудит текущих кадровых процессов.
• Обучить персонал работе с новой системой.
• Ввести внутренние регламенты контроля и аудита.
• Обеспечить наличие резервных копий данных.

Таким образом, грамотное управление лицами, уполномоченными на ведение трудовых книжек, обеспечивает законность и прозрачность кадрового учёта, а также защищает интересы как работодателя, так и работника.