В современной российской практике кадрового учёта лист ведения трудовых книжек (или журнал учёта движения трудовых книжек) остаётся одним из ключевых документов‚ обязательных для всех работодателей‚ у которых имеются сотрудники с бумажными трудовыми книжками. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки‚ начавшийся в 2020 году‚ бумажные формы до сих пор актуальны — и за их правильное ведение несёт ответственность работодатель.

Что такое лист ведения трудовых книжек?

Лист ведения трудовых книжек, это официальный журнал‚ в котором фиксируется весь цикл движения трудовых книжек (ТК) и вкладышей к ним внутри организации: от момента получения книжки от нового сотрудника до её возврата при увольнении‚ а также при временных передачах (например‚ для оформления пенсии‚ загранпаспорта‚ кредита и т.д.).

Этот журнал, не просто формальность. Он является документом строгой отчётности‚ который может быть запрошен инспекцией труда‚ ФСС‚ Пенсионным фондом или судом при проверках. Нарушения в его ведении влекут административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ, штрафы до 50 000 рублей для юридических лиц и до 5 000 рублей для ИП.

Кто обязан вести журнал?

• Все юридические лица (ООО‚ АО‚ ПАО и т.д.)‚ имеющие хотя бы одного сотрудника с бумажной трудовой книжкой.
• Индивидуальные предприниматели (ИП)‚ применяющие трудовые договоры и имеющие работников с бумажными ТК.
• Важно! Если все сотрудники работодателя перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ ведение бумажного журнала не обязательно. Однако если хотя бы один сотрудник сохранил бумажную ТК — журнал вести нужно.

Форма журнала: 13 граф‚ утверждённых Постановлением №69

Форма журнала учёта трудовых книжек утверждена Постановлением Правительства РФ от №69. Она содержит 13 граф‚ которые необходимо заполнять строго в установленном порядке. Ниже, расшифровка каждой графы:

1. № п/п — порядковый номер записи в журнале (нумерация сквозная‚ без пропусков).
2. Дата поступления трудовой книжки — день‚ когда книжка была передана работнику работодателю (при приёме на работу) или получена от работника (при увольнении‚ переводе и т.д.).
3. Фамилия‚ имя‚ отчество работника — полностью‚ как в паспорте.
4. Должность — на момент приёма на работу (или на момент передачи книжки).
5. Дата приёма на работу — дата‚ указанная в приказе о приёме.
6. Дата увольнения — дата‚ указанная в приказе об увольнении (если книжка передана при увольнении).
7. Основание для выдачи книжки — указывается: «приём на работу»‚ «увольнение»‚ «перевод»‚ «выдача для оформления пенсии»‚ «выдача для получения загранпаспорта» и т.д.
8. Номер трудовой книжки — серия и номер‚ указанные на ьном листе ТК (например: 44 № 1234567).
9. Номер вкладыша (если есть) — если к книжке выдан вкладыш‚ его серия и номер также указываются (например: 44 № 9876543).
10. Дата выдачи книжки работнику, день‚ когда книжка была передана сотруднику под расписку.
11. Дата возврата книжки — день‚ когда книжка была возвращена работодателю (например‚ после оформления пенсии).
12. Подпись работника — обязательная расписка сотрудника о получении и возврате книжки.
13. Подпись ответственного лица — подпись сотрудника‚ ответственного за ведение ТК (обычно кадровик или бухгалтер).

Правила заполнения журнала в 2026 году

Несмотря на изменения в законодательстве‚ основные правила заполнения остались неизменными. Вот ключевые требования:

• Записи ведутся только чернилами чёрного‚ синего или фиолетового цвета — карандаш‚ красный цвет и корректор недопустимы.
• Исправления запрещены. Если допущена ошибка — необходимо зачеркнуть её одной линией‚ написать правильную информацию и поставить подпись и дату исправления.
• Журнал должен быть пронумерован‚ прошит и скреплён печатью (если организация имеет печать).
• Ведётся единый журнал для всех сотрудников — отдельные журналы для разных подразделений не допускаются.
• Ответственность за ведение возлагается на кадрового работника или бухгалтера‚ чья обязанность прописана в должностной инструкции.
• Хранение, журнал хранится в течение 75 лет с момента последней записи (в соответствии с Перечнем типовых архивных документов).

Образец заполнения журнала (на 2026 год)

Приведём пример записи в журнале:

1. № п/п: 1
2. Дата поступления:
3. ФИО: Иванов Иван Иванович
4. Должность: Инженер-технолог
5. Дата приёма:
6. Дата увольнения: —
7. Основание: приём на работу
8. Номер ТК: 44 № 7890123
9. Номер вкладыша: —
10. Дата выдачи:
11. Дата возврата: —
12. Подпись работника: И.И. Иванов
13. Подпись ответственного: С.А. Петрова

При увольнении Иванова будет добавлена новая запись:

2. № п/п: 2
3. Дата поступления:
4. ФИО: Иванов Иван Иванович
5. Должность: Инженер-технолог
6. Дата приёма:
7. Дата увольнения:
8. Основание: увольнение по собственному желанию
9. Номер ТК: 44 № 7890123
10. Номер вкладыша: —
11. Дата выдачи:
12. Дата возврата:
13. Подпись работника: И.И. Иванов
14. Подпись ответственного: С.А. Петрова

Электронные трудовые книжки — влияние на ведение журнала

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Согласно Приказу Минтруда России от №320н:

• Все новые сотрудники‚ принятые на работу с 1 января 2021 года‚ получают только ЭТК — бумажная ТК им не выдаётся.
• Работники‚ уже имеющие бумажную ТК‚ могут выбрать формат: оставить бумажную или перейти на электронную. Для этого нужно подать заявление работодателю.
• Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан прекратить ведение его бумажной ТК и передать данные в Пенсионный фонд.
• Если сотрудник не подал заявление, в 2026 году его бумажная ТК продолжает действовать‚ и журнал ведётся как раньше.

Важно! Журнал ведётся только для сотрудников с бумажными ТК. Для сотрудников с ЭТК ведётся отдельный электронный учёт в системе ПФР‚ и журнал не требуется.

Где скачать бланк журнала?

Официальный бланк журнала учёта трудовых книжек можно бесплатно скачать на сайтах:

• КонсультантПлюс
• Гарант
• Малый бизнес
• Бухонлайн

Форматы: DOC‚ PDF‚ Excel. Рекомендуется использовать шаблон с автоматической нумерацией и защитой от редактирования для предотвращения ошибок.

Частые ошибки при ведении журнала

1. Отсутствие подписей работника или ответственного лица.
2. Заполнение карандашом или красным цветом.
3. Пропуск даты выдачи или возврата.
4. Использование корректора или неправильное исправление.
5. Ведение нескольких журналов по подразделениям вместо единого.
6. Необоснованная задержка в выдаче ТК при увольнении (должна быть выдана в день увольнения).

Ответственность и проверки

Инспекция труда может провести выездную проверку и запросить журнал. За нарушения предусмотрены штрафы:

• Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для ИП, от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Помимо этого‚ при утрате или повреждении трудовой книжки работодатель обязан восстановить её в течение 15 дней — и журнал является ключевым доказательством правильности записей.

Лист ведения трудовых книжек — это не просто формальность‚ а гарантия прав работника на подтверждение трудового стажа‚ а также защита работодателя от претензий и штрафов. В эпоху цифровизации он остаётся важнейшим элементом кадрового документооборота для тех‚ кто ещё использует бумажные трудовые книжки.

Следите за изменениями в законодательстве‚ используйте актуальные формы‚ ведите журнал внимательно и регулярно проверяйте его. Помните: правильно заполненный журнал, это спокойствие‚ законность и доверие.

Совет эксперта: Если вы ведёте журнал в электронном виде (Excel)‚ обязательно делайте ежемесячные резервные копии и храните их в защищённом месте. В случае сбоя системы — у вас будет подтверждение всех операций.

Скачайте актуальный бланк журнала на 2026 год и начните вести его правильно уже сегодня — ведь от этого зависит будущее ваших сотрудников и репутация вашей компании.