Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. При заполнении всех страниц одного из разделов книжки (например, раздела «Сведения о работе») возникает необходимость дополнить её вкладышем. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок оформления, образцы заполнения и особенности хранения листа вкладыша трудовой книжки.

Что такое лист вкладыша трудовой книжки?

Лист вкладыша – это документ установленной формы, который служит продолжением основного бланка трудовой книжки. Он имеет те же реквизиты, что и ьный лист книжки, и предназначен для внесения записей, когда место в основном бланке исчерпано.

• Вкладыш не является самостоятельным документом – без трудовой книжки он недействителен.
• Он вшивается между последним листом трудовой книжки и правой обложкой (или между листами последнего раздела и обложкой, в зависимости от практики работодателя).
• Каждый выданный вкладыш фиксируется штампом «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера на ьном листе основной трудовой книжки.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие оформление и использование вкладыша, содержатся в:

1. Постановление Правительства Российской Федерации от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» (пункт 11).
2. Инструкции Роструда и разъяснения КонсультантПлюс (разделы V‑VI, пункты 38‑39).
3. Изменения, вступающие в силу с 1 января 2023 г. (новая форма трудовой книжки и вкладыша, действующая до 1 сентября 2027 г.).

Согласно пункту 11 Правил, нумерация записей в вкладыше должна продолжать порядковые номера, уже использованные в трудовой книжке.

Когда требуется оформлять вкладыш?

Вкладыш оформляется в следующих случаях:

• Все страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены (например, раздел «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»).
• Трудовая книжка повреждена (залита, порвана) и требуется замена, но сохранение прежних записей невозможно без дополнительного листа.
• Изменились личные данные работника (ФИО, дата рождения, образование) после выдачи первоначальной книжки – новые данные вносятся в вкладыш.

Важно: вкладыш оформляется только к уже существующей трудовой книжке; самостоятельный бланк без основной книжки не имеет юридической силы.

Порядок оформления листа вкладыша

Подготовка бланка

Бланк вкладыша выдаётся отделом кадров или бухгалтерией организации. Он должен соответствовать утверждённой форме (с 2023 г. – новая форма). На бланке уже нанесены линии для заполнения:

• Серия и номер вкладыша;
• ФИО работника;
• Дата рождения;
• Образование;
• Дата заполнения вкладыша;
• Подпись работника и подпись ответственного лица работодателя с печатью.

Заполнение ьного листа

На ьном листе вкладыша указываются те же данные, что и на ьном листе основной трудовой книжки, но на момент выдачи вкладыша:

1. Серия и номер вкладыша (например, «Серия АБ 123456»).
2. ФИО полностью (как в паспорте).
3. Дата рождения (дд.мм.гггг).
4. Образование (уровень, специальность, название учебного заведения).
5. Дата заполнения вкладыша (день, месяц, год).

Пример заполнения ьного листа:

Серия: АБ Номер: 123456
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Образование: высшее, инженер-механик, МГТУ им. Н.Э. Баумана
Дата заполнения: 
Подпись работника: ______________________
Подпись ответственного лица: ______________________
(печать организации)

Внесение записей о трудовой деятельности

После заполнения ьного листа в вкладыше продолжается нумерация записей:

• Если последняя запись в основной книжке имела номер 25, первая запись в вкладыше получает номер 26.
• Заполняются графы: дата приёма, наименование организации, должность, основание приёма (приказ № и дата), дата увольнения, основание увольнения.
• Все записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации.

Отметка о выдаче вкладыша в основной книжке

На ьном листе основной трудовой книжки (или на первом листе вкладыша, если место для штампа отсутствует) ставится штамп размером 10 × 25 мм с надписью:

Выдан вкладыш Серия АБ Номер 123456

Эта отметка делается каждому выданному вкладышу и служит подтверждением того, что документ является продолжением основной книжки.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Процедура вшивания описана в разъяснениях Роструда и подтверждена практикой кадровых служб:

1. Заполнить ьный лист вкладыша и внести необходимую запись о трудовой деятельности.
2. Подшить вкладыш к последнему листу трудовой книжки (обычно между последним листом раздела и правой обложкой) прошивкой в два стежка или с использованием специального степлера для книжек.
3. Поставить штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером на ьном листе основной книжки (или на первом листе вкладыша, если места нет).
4. Проверить, что нумерация записей непрерывна.

Важно: без трудовой книжки вкладыш недействителен, поэтому его нельзя выдавать отдельно.

Образец оформления вкладыша (2025‑2026 гг.)

Ниже представлен типовой образец, соответствующий требованиям, действующим с 2023 г.

+------------------------------------------------------------+
| ТРУДОВАЯ КНИЖКА |
| ВКЛАДЫШ № АБ 123456 |
| |
| Серия: АБ Номер: 123456 |
| |
| ФИО: Петров Петр Петрович |
| Дата рождения: |
| Образование: высшее, экономист, Финансовый университет |
| |
| Дата заполнения: |
| |
| Подпись работника: ______________________ |
| Подпись ответственного лица: ______________________ |
| (печать организации) |
+------------------------------------------------------------+
 

После ьного листа следуют страницы для записей о работе, оформленные точно так же, как в основной книжке.

Хранение и учёт вкладышей

• Вкладыш хранится вместе с основной трудовой книжкой в личном деле работника.
• При выдаче дубликата трудовой книжки (в случае утраты или порчи) вкладыш также копируется или переоформляется.
• Срок хранения трудовой книжки с вкладышами составляет 50 лет после увольнения работника (в соответствии с законодательством о архивном хранении кадровых документов).
• При переходе на электронные трудовые книжки (с 2021 г.) бумажные вкладыши сохраняются только у тех сотрудников, которые продолжают вести бумажный вариант.

Изменения с 2023 года

С 1 января 2023 г. введена новая форма трудовой книжки и вкладыша, действующая до 1 сентября 2027 г. Основные нововведения:

• Обновлённый дизайн ьного листа (более чёткое разделение полей).
• Добавлено поле для указания ИНН и СНИЛС (по желанию работодателя).
• Изменён размер штампа «Выдан вкладыш» – теперь обязательно 10 × 25 мм.
• Требование о непрерывной нумерации записей сохранено.

Организации обязаны использовать бланки нового образца при выдаче новых вкладышей; старые бланки могут быть использованы только до исчерпания запасов, после чего следует перейти на новую форму.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить вкладыш без изменения личных данных работника?

Да, вкладыш оформляется исключительно для продолжения записей о трудовой деятельности, даже если личные данные не изменились.

Нужно ли делать запись о выдаче вкладыша в каждом экземпляре трудовой книжки (если у работника несколько копий)?

Запись о выдаче вкладыша делается только в основной (единственной) трудовой книжке. Дубликаты не ведутся.

Что делать, если в ьном листе основной книжки уже нет места для штампа «Выдан вкладыш»?

В таком случае штамп ставится на ьном листе первого выданного вкладыша (как указано в разъяснениях КонсультантПлюс).

Обязательно ли заверять каждую запись в вкладыше печатью организации?

Да, каждая запись о приёме, переводе или увольнении должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью работодателя, как и в основной книжке.

Лист вкладыша трудовой книжки – незаменимый элемент документооборота кадровой службы, позволяющий вести непрерывный учёт трудовой деятельности работника при ограниченном объёме основного бланка. Соблюдение установленных правил (нумерация записей, обязательные реквизиты, штампы, правильное шивание) гарантирует юридическую силу документа и упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом, налоговыми органами и будущими работодателями.

Следует помнить, что вкладыш теряет свою силу без основной трудовой книжки, поэтому его выдача, хранение и учёт должны осуществляться в строгом соответствии с нормативными актами и внутренними регламентами организации.