Трудовая книжка — ключевой документ‚ подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника․ Правильное её ведение, прямая обязанность работодателя и гарантия прав сотрудника․ Лист записи (или вкладыш), это специальный бланк‚ который вклеивается в книжку‚ когда место для новой записи в соответствующем разделе закончилось․
⚠️ Самое главное помнить:
- Записи вносяться на основании документов: приказа о приеме/увольнении‚ трудового договора․
- Все данные пишутся разборчиво‚ без сокращений (кроме общепринятых‚ например‚ «г․»)․
- Исправления‚ помарки и зачеркивания запрещены․
- Заполняется только рукописно чернилами (синего или черного цвета) или печатается на компьютере‚ если это предусмотрено внутренними правилами организации․
- Подпись ответственного лица и печать организации обязательны․
Что такое «лист записи» и когда он применяется?
Лист записи (вкладыш) — это официальный бланк установленной формы (утвержден Постановлением Правительства РФ)‚ который служит продолжением раздела «Сведения о работе» или «Сведения об увольнении» трудовой книжки․
Когда используется:
- Когда все графы в соответствующем разделе (например‚ в разделе «Сведения о работе» для записей о приемах и переводах) заполнены․
- При необходимости внести запись‚ если в основном блоке не осталось свободных строк․
Важно: лист записи вклеивается в саму книжку‚ а не пришивается․ Он становится её неотъемлемой частью․
Порядок оформления листа записи (пошаговая инструкция)
Шаг 1: Подготовка
Возьмите чистый бланк листа записи установленной формы․ Убедитесь‚ что на предыдущей странице книги действительно не осталось свободных мест для новой записи․
Шаг 2: Заполнение заголовочной части
В верхней части листа есть графа «№ п/п» (порядковый номер записи)․ Его проставляют‚ исходя из общей нумерации записей в разделе․ Например‚ если это 6-я запись о работе в данной книжке‚ пишем «6»․
Шаг 3: Внесение основной информации
Заполняются те же графы‚ что и на основном листе раздела:
- Дата (число‚ месяц‚ год), дата события (приема‚ увольнения‚ перевода)․
- Наименование организации (работодателя) — пишется полное официальное наименование согласно Уставу/свидетельству․ Для ИП, ФИО и «Индивидуальный предприниматель»․
- Подразделение (структурное подразделение), если есть‚ указывается полное наименование (например‚ «Отдел продаж»‚ «Производственный цех №2»)․
- Основание — номер и дата документа‚ на основании которого вносится запись (например‚ «Приказ № 45-к от «)․
- Запись — суть события․ Формулировки строго регламентированы (см․ образцы ниже)․
Шаг 4: Подпись и печать
В нижней части листа:
- Подпись работника — сотрудник ставит свою подпись (если запись касается его данных)․
- Подпись ответственного лица — обычно начальник отдела кадров или уполномоченный специалист․
- Печать организации, round печать с наименованием организации и ИНН/ОГРН․
Шаг 5: Вклеивание и прошивка
Лист аккуратно вклеивается на внутренней стороне обложки или после последней заполненной страницы соответствующего раздела․ После этого книжка прошивается и на оборотной стороне листа (или на самой книжке) делается отметка о количестве листов (например‚ «Прошито в 1 лист‚ включая вкладыш»)․
🔍 Важно для электронных книжек (ЭТК):
С 2021 года приоритет — электронный формат․ Лист записи в бумажную книжку не оформляется‚ если у работника ведется ЭТК․ Все записи вносятся в электронный реестр через СЗВ-ТД․ Однако‚ если у сотрудника на руках осталась бумажная трудовая книжка (например‚ из-за перехода из другой организации)‚ то лист записи в неё оформляется по правилам для бумажного носителя․
Образцы (шаблоны) записей на листе-вкладыше
Запись о приеме на работу
Наименование организации: ООО «Технологии Будущего»
Подразделение: Отдел разработки
Основание: Приказ № 23-к от
Запись: Принят(а) на работу в должности инженер-программист (тарифная ставка/оклад 75 000 руб․)
Подпись работника: _____________ / Иванов А․П․ /
Подпись ответственного лица: _____________ / Петрова С․И․ /
Печать: [круглая печать ООО]
Запись об увольнении (по собственному желанию)
Наименование организации: ООО «Технологии Будущего»
Подразделение: Отдел разработки
Основание: Приказ № 105-к от
Запись: Уволен(а) по собственному желанию (п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ) с ․ Трудовая книжка выдана․
Подпись работника: _____________ / Иванов А․П․ /
Подпись ответственного лица: _____________ / Петрова С․И․ /
Печать: [круглая печать ООО]
Запись о переводе
Наименование организации: ООО «Технологии Будущего»
Подразделение: Переведен(а) из Отдела разработки в Отдел тестирования
Основание: Приказ № 12-к от
Запись: Переведен(а) на другую постоянную работу в должности старший тестировщик (тарифная ставка/оклад 85 000 руб․)
Подпись работника: _____________ / Иванов А․П․ /
Подпись ответственного лица: _____________ / Петрова С․И․ /
Печать: [круглая печать ООО]
Критические ошибки‚ которых нельзя допускать
- Исправления и помарки․ Если ошибка допущена‚ запись не зачеркивается․ Делается новая‚ правильная запись на новом листе‚ а на старом (ошибочном) листе на внутренней стороне обложки делается отметка: «Запись от [дата] № [номер] является недействительной․ Верная запись содержится на л․вкл․ № [номер нового листа]»․
- Сокращения и инициалы в ФИО․ Пишется только полное ФИО‚ как в паспорте․ «Иванов А․П․», правильно‚ «Иванов А․П․» — неправильно (если в паспорте полное имя)․
- Неправильное наименование работодателя․ Для юридического лица — полное название из ЕГРЮЛ․ Для ИП, «Индивидуальный предприниматель [ФИО]»․
- Отсутствие ссылки на основание․ Без номера и даты приказа запись не имеет юридической силы․
- Неправильная формулировка увольнения․ Нужно точно указать пункт части 1 статьи 77 ТК РФ или иного основания (например‚ «Уволен(а) за прогул (п․ 1 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ)»)․
- Нет подписи или печати․ Запись без подписи ответственного лица и печати организации считается неоформленной․
Что делать‚ если вкладыш потерялся или испорчен?
Потерянный или поврежденный лист записи не восстанавливается․ В этом случае:
- Работодатель обязан на основании имеющихся приказов и документов оформировать дубликат трудовой книжки (или выдать новую‚ если старая утеряна)․
- В новой книжке все записи переносятся со ссылкой на первоначальные документы (приказы)․
- В графе «Основание» для каждой перенесенной записи указывается: «Запись перенесена из трудовой книжки серии [серия] № [номер]‚ выданной [наименование прежнего работодателя]»․
Оформление листа записи в трудовую книжку — процедура‚ требующая внимательности и знания регламента․ Правильное ведение этого документа защищает и работника‚ и работодателя от споров в будущем․ Главное правило: одна запись — один документ (приказ) — одна графа в книжке․ Все сомнения в формулировках лучше уточнять у юриста или в Роструде․
Статья составлена на основе анализа актуальных нормативных актов (ТК РФ‚ Постановление Правительства № 225) и практики ведения кадрового делопроизводства по состоянию на 2026 год․